بخش حسابداری و مالی از مهمترین و حساس‌ترین بخش‌های هر سازمانی است و امروزه سازمان‌ها برای تسریع کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم راحت‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسب و کار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری هستند. اگر چه بسیاری از سازمان‌های سنتی به دنبال دانلود نرم افزار حسابداری یا نرم افزار حسابداری رایگان هستند، اما تعداد زیادی نرم افزار در بازار وجود دارد که شرکت‌ها برای انتخاب آن‌ها دچار سردرگمی می‌شوند. در این مقاله قصد داریم 10 ویژگی اساسی که نرم افزارهای حسابداری می‌بایست داشته باشد تا رضایت ذی‌نفعان آن کسب و کار را به ارمغان آورد، بررسی کنیم.
ویژگی های سیستم حسابداری چیست؟
ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی مالی و حسابداری
در دنیای پُرتلاطم کسب و کارها، اطلاعات مهمترین ابزار هستند. با تکیه بر تحلیل اطلاعات، قدرت تصمیم گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه تر تصمیم بگیرند. بررسی ها نشان می دهد، بیش از 70درصد کسب و کارها در دو سال نخست تاسیس، به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، شکست می خورند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائهٔ گزارش‌های قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان بسیاری را بابت تنظیم آن‌ها صرف می‌کنند. استفاده از نرم افزارحسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر ارائه دهند.
رابط کاربری آسان
حسابداری یک فعالیت متمرکز بر اعداد و ارقام است، با این حال استفاده از ویژگی های بصری مانند ارائهٔ نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، سبب ارائهٔ مناسب‌تر تحلیل حسابداران می‌شود. گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسب و کار کمک کنند و در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل می‌شود.
یکپارچگی و قابلیت ادغام با دیگر سیستم های حسابداری
صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، خرید از تامین کنندگان،مدیریت فروش، محاسبه دستمزد پرسنل و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به شکل منسجمی ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره کاری پیش نمی آید و تجمیع اطلاعات به شکل سازمان یافته دردسترس خواهد بود.
به روز رسانی مداوم نرم افزار حسابداری
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردها از واجبات نرم افزارحسابداری شرکتی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت ارائه‌دهنده ی نرم افزار باید به قدری توانایی داشته باشد که به سرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی با تجربه و متخصص در حوزهٔ برنامه نویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل گرمی و اطمینان را به استفاده کننده از نرم افزار (حسابدار) بدهد.
مناسب با نیازمندی های کسب و کارهای مختلف
هر کسب و کار با توجه به زمینهٔ فعالیت در حوزه‌های مختلف، از جمله بازرگانی، تولیدی و… نیازمند راه حل ویژهٔ آن کسب و کار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزهٔ پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قراردادها و پروژه‌ها را به لحاظ مالی مدیریت کند.
قابلیت توسعه نرم افزار حسابداری
اصولا کسب و کارها به امید رشد و توسعه فعالیت می‌کنند. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش میزان فروش و گردش مالی باشد. ممکن است سازمانی که پنج نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند امور مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش‌های مالی افزایش می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت و خزانه داری اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد.
این نمونه‌ها نشان‌دهندهٔ رشد کسب و کار و افزایش نیاز به ویژگی های بستهٔ نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب شود که تنها پاسخ گوی وضعیت کنونی کسب و کار باشد، در آیندهٔ نزدیک این نرم افزار به دلیل ناسازگاری با رشد سازمان، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینهٔ درخور توجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید اختصاص داده شود. پس باید ارائه‌دهندهٔ نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با توسعهٔ کسب و کار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
تضمین امنیت اطلاعات مالی
از مهمترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوءاستفاده از این اطلاعات می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی در تهیهٔ نرم افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان شرکت ارائه‌دهندهٔ نرم افزار، رضایت مشتریانش و اعتبار شرکت ارائه‌دهنده در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن اعتماد کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را صرفا نصب نرم افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم افزار حسابداری تولید می‌کند باید خیال حسابداران را بابت پاسخ گویی به پرسش‌هایشان راحت کند، خریداران نرم افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند می‌توانند مسائلشان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ گویی و رفع مسئله مشتری را مهمترین مسئولیتشان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی و رقابتی است تا سازمان بتواند به شکلی شایسته درخواست و مسئله مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متنوعی همچون، پاسخ گویی تلفنی، پاسخ گویی آنلاین و آفلاین، تلفن گویا، مراجعهٔ حضوری، تجهیزات مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولیدکنندهٔ نرم افزار می‌بایست ارائه شوند.
سادگی و کاربرپسند بودن محیط نرم افزار حسابداری
از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت شرکتی مانند مایکروسافت، تولید نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد به سادگی با ابزاری همچون Word یا Powerpoint کار می‌کنند و به مرور زمان، یاد می‌گیرند که چگونه می‌توانند از قابلیت‌های چنین نرم افزاری استفاده کنند. نرم افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به راحتی نرم افزار را فرابگیرد و به سرعت بتواند به تسلط کافی دست یابد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی کمیابی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهره‌وری کاری‌اش افزایش و تنش‌های کاری‌اش کاهش می‌یابد.
قیمت خرید نرم افزار حسابداری
در نظر داشته باشید قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد بالا در قیمت و هزینه‌های آتی سازمان شما تأثیرگذار هستند. نرم افزاری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار شما نمی‌دهد، فراگیری و تسلط بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به طور جدی به کسب و کار شما لطمه می‌زند و هزینه‌های جبران‌ناپذیری بر سازمان وارد می‌کند.
نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی را از ما بخرید
«سپیدار همکاران سیستم» با شعار ساده و پایدار، نرم افزاری مناسب برای مدیریت هوشمندانهٔ شرکت‌هاست. تولید و تحلیل محصولات سپیدار را تیمی مجرب از مدیران، تحلیل گران و برنامه‌نویسان همکاران سیستم (بزرگ‌ترین شرکت نرم افزاری بخش خصوصی و تنها شرکت بورسی ارائه‌دهندهٔ راهکارهای نرم افزاری کسب و کار) انجام داده‌اند که نزدیک به سه دهه، حضوری موثر در صنعت نرم افزار کشور داشته‌اند. این نرم افزار حسابداری همکاران سیستم مانند سایر نرم افزارهای این شرکت به عنوان ابزاری با کیفیت برای حسابداری شرکتی شناخته شده است. همچنین محصول دشت همکاران سیستم به عنوان نرم افزار فروشگاهی قدرتمند توسط شرکت سپیدار سیستم ارائه شده است.