در سال‌های اخیر استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای انجام امور اداری و مالی اهمیت فزاینده‌ای یافته است. ارسال لیست بیمه از طریق پرتال تامین اجتماعی، یکی از همین رویه‌های نوین است که به کارفرمایان امکان می‌دهد تا وظایف قانونی خود در قبال کارمندان و کارگران را به‌صورت الکترونیکی و با سهولت بیشتری انجام دهند. با‌توجه‌به اهمیت این موضوع و نیاز به آگاهی کافی برای استفاده از سامانه، در این مقاله ویدئویی آموزشی ارائه داده‌ایم که چگونگی بارگذاری لیست بیمه را مرحله‌به‌مرحله تشریح می‌کند. دعوت می‌کنیم تا با مطالعه این مطلب و تماشای ویدئوی آموزشی، از آخرین روش‌های بارگذاری لیست بیمه تامین اجتماعی آشنا شوید و کار خود را با دقت و اطمینان بیشتری انجام دهید.
آموزش ثبت نام در پرتال تامین اجتماعی برای ارسال لیست بیمه
سرویس‌های دیجیتال سازمان تامین اجتماعی به آدرس الکترونیکی samt.tamin.ir، نظیر پرتال نمایش سابقه، برای افرادی که پیش‌تر عضو این سامانه بوده‌اند، نیازی به ثبت‌نام مجدد ندارد. ولی کاربران جدید برای دسترسی به خدماتی که احراز هویت می‌طلبند، باید از طریق پرتال با وارد کردن کدملی و رمز عبور ثبت نام کنند. ثبت نام غیرحضوری برای استفاده از خدمات عمومی کفایت می‌کند؛ با این‌حال، برای بهره‌مندی از سرویس‌های مختص کارفرمایان، علاوه‌بر ثبت نام آنلاین، مراجعه حضوری برای ارائه تعهدنامه ضروری است. در این راستا، کارفرمایان پس از ورود به سامانه باید خدمات غیرحضوری را از بخش مربوطه انتخاب و درخواست خود را ثبت کنند.
در صورت بروز مشکل در سامانه، به کجا می‌توان مراجعه کرد؟
در راستای تسهیل فرآیند پرداخت بیمه تامین اجتماعی مشاغل آزاد و به‌منظور رفع هرگونه ابهام یا مشکل در بخش‌های مختلف ثبت و پیگیری درخواست‌ها، اقدامات زیر توصیه می‌شود:
۱. راهنمای فرم‌های ثبت درخواست: در بالای هر فرم ثبت درخواست، بخش راهنمایی مخصوص آن فرم وجود دارد که در فهم بهتر و دقیق‌تر فرآیندها مفید خواهد بود. مطالعه این راهنما برای همه کاربران توصیه می‌شود.
۲. جستجوی درخواست در پرتال تامین اجتماعی: از طریق بخش «تامین اجتماعی من» و قسمت نمایش درخواست‌ها، می‌توانید درخواست موردنظر خود را جستجو کنید. پس از یافتن درخواست، گزینه راهنمای هوشمند در ستون انتهایی جدول در دسترس است که کلیک روی آن راهنمایی‌های لازم را ارائه می‌دهد.
۳. تماس با واحد ارتباط با مشتری: در صورت نیاز به راهنمایی بیشتر، تماس با واحد ارتباط با مشتری از طریق وب‌سایت crm.tamin.ir یا شماره تلفن ۱۴۲۰ امکان‌پذیر است.
کارفرمایان می‌توانند پس از دریافت و نصب نرم افزار، از بخش راهنما برای ورود اطلاعات کارکرد ماهانه کارکنان اقدام کنند. این نرم افزار با سیستمعاملهای ویندوز ۷ و ویستا سازگار بوده و مشکلات زبان فارسی برطرف شده است. به منظور ارائه توضیحات جامع و دقیق، ویدئویی آموزشی در اختیار کاربران قرار گرفته است تا نحوه ارسال اینترنتی لیست بیمه را به‌طور کامل فرا بگیرند.
در ادامه ویدئوی مربوط به آموزش نحوه ارسال اینترنتی لیست بیمه را نمایش می‌دهیم. در این ویدئو شما می‌توانید نکات را به شکل کامل و دقیق مشاهده نمایید.
آموزش استفاده از سامانه ارسال اینترنتی لیست بیمه تامین اجتماعی
پس از طی کردن فرایند ثبت نام کد کارگاهی و نام‌نویسی کارکنان، باید در اسرع وقت و طبق مهلت‌های قانونی، به ارسال الکترونیکی لیست بیمه تامین اجتماعی از طریق سایت رسمی سازمان به آدرس es.tamin.ir با استفاده از نام کاربری و رمز عبور اقدام کنید. استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد در این فرایند، به شما امکان می‌دهد تا داده‌های مربوط به حقوق و بیمه کارکنان را به‌طورموثر مدیریت و سپس لیست مربوطه را به سهولت بارگذاری کنید.
پرتال تامین اجتماعی که به‌عنوان یک درگاه مجتمع و یکپارچه طراحی شده، خدمات متعدد و غیرحضوری جدید سازمان را در خود جای داده است. این پلتفرم به‌عنوان مرجع مطمئن و سریع برای استفاده از خدمات جدید عمل می‌کند. برای ارسال حضوری لیست بیمه، دو فایل ایجاد شده توسط نرم‌افزار حقوق و دستمزد روی CD یا DVD رایت شده و به شعبه تحویل داده می‌شود. در‌حالی‌که برای ارسال آنلاین، بعد از آماده‌سازی دیسکت توسط نرم‌افزار، مراحل بارگذاری به‌سادگی انجام می‌پذیرد. در ادامه این بخش سامانه ارسال لیست بیمه را به‌طورکامل آموزش خواهیم داد:
1- برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، به آدرس اینترنتی https://eservices.tamin.ir مراجعه نمایید. سپس، گزینه ورود به سامانه را انتخاب نمایید.
2- شماره یا کد ملی کارفرما یا نماینده را در بخش (فیلد) نام کاربری و رمز عبور را وارد کنید. دقت داشته باشید که رمز عبور خود را باید در فواصل زمانی کوتاه عوض کنید. در ضمن استفاده از مرورگرهای گوگل کروم و فایرفاکس توصیه می‌شود.
در مرحله بعد با ورود به قسمت کارفرمایان، به تب لیست حق بیمه و ارسال لیست حق بیمه مراجعه کنید. این جزء خدمات غیرحضوری است که می‌توانید استفاده کنید.
در بخش بعدی شما منوی لیست حق بیمه را مشاهده می‌کنید. در این قسمت از دو طریق امکان ارسال لیست حق بیمه را دارید:
1) بارگذاری فایل لیست حق بیمه
در صورتیکه فایل لیست حق بیمه خود را از قبل آماده نمودید، در این قسمت می‌توانید آن را بارگذاری کنید.
2) ایجاد لیست حق بیمه جدید آنلاین
شما در این بخش می‌توانید تمامی عملیات تهیه لیست حق بیمه را بدون نیاز به نصب هیچگونه نرم افزار جانبی، انجام دهید.
“همچنین در قسمت بالای این صفحه امکان دسترسی به سوابق لیست‌های ارسالی را دارید. در این بخش تمامی لیست‌های ارسال شده توسط کارفرما به همراه نتایج پردازش و پرداخت آن‌ها نمایش داده می‌شود. “
با کلیک کردن بر روی بارگذاری فایل لیست حق بیمه، صفحه‌ای باز شده تا شما امکان بارگذاری فایل موردنظر خود را داشته باشید.
در این قسمت امکان بارگزاری فایل‌های لیست حق بیمه را خواهید داشت. در ضمن برای ارسال لیست حق بیمه ماهانه باید درخواست استفاده از خدمات غیرحضوری را تکمیل کنید. این فرم در منوی خدمات کارفرمایان قرار دارد.
در مرحله بعدی شما باید لیست بیمه را تایید کنید. این به این معنی است که بعد از بارگذاری فایل، ثبت اولیه شده و در نهایت تایید می‌شود. در این قسمت فرایند به پایان رسیده است و می‌توانید مرورگر خود را ببندید.
کلیدی‌ترین اصول در فرایند ارسال الکترونیکی لیست بیمه تامین اجتماعی
یک نکته حیاتی در ارتباط با فرآیند ارسال اینترنتی لیست بیمه تامین اجتماعی، استفاده آسان از نرم‌افزار مرتبط است. این نرم‌افزارها که برای سیستمعاملهای ویندوز xp تا ویندوز 10 طراحی شده‌اند، نه‌تنها نصب آسانی دارند بلکه در صورت بروز مشکل، پشتیبانی فنی نیز ارائه می‌دهند.
ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی برای چه کسانی ضروری است؟
یکی از اقدامات قانونی پس از راه اندازی کسب و کار بیمه کردن کارکنان است. مطابق با قوانین تامین اجتماعی، تمامی کارفرماهای مشمول این قانون لازم است حداکثر ظرف 15 روز پس از شروع کسب و کار نسبت به انجام این کار اقدامات لازم را انجام دهند. آموزش حسابداری به مدیران واحد تجاری کمک می‌کند، بهتر و بیشتر با پروسه‌هایی از این قبیل آشنا باشند. یکی از مهم ترین مزایای بیمه کردن کارکنان استفاده از خدمات بیمه تامین اجتماعی در صورت بروز حوادث احتمالی ناشی از کار است.
روند تشکیل پرونده کارفرمایان برای رد کردن لیست بیمه
در این بخش، به بررسی دقیق فرآیند تشکیل پرونده برای کارفرمایان به‌منظور ارسال لیست بیمه می‌پردازیم. روند تشکیل پرونده شامل مراحلی می‌شود که کارفرمایان باید برای ارائه صحیح و به‌موقع اطلاعات حق بیمه کارکنان خود به سازمان تامین اجتماعی طی کنند. در ادامه، به تحلیل عمیق‌تری از این فرآیند و نکات کلیدی آن خواهیم پرداخت.
شروع بیمه کردن کارکنان با دریافت کد کارگاهی
پس از ثبت شرکت یا راه اندازی واحد صنفی جدید، کارفرما یا نماینده قانونی وی باید حداکثر در مهلت قانونی 15 روزه با مدارک لازم به نزدیک ترین شعبه‌ی تامین اجتماعی مراجعه کرده و درخواست ثبت نام کد کارگاهی را ارائه نماید.
توجه کنید که شما باید با توجه به محل فعالیت خود به یکی از شعب تامین اجتماعی مراجعه کنید. در واقع شعب این سازمان، در هر شهر در مناطق مختلف قرار دارند. اگر به دنبال شعبه‌ی تامین اجتماعی نزدیک به خود هستید به سایت https://www.tamin.ir مراجعه، از منوی بالا استان خود، در بخش کناری شعبه و سپس اطلاعات نزدیک‌ترین شعبه به خود را انتخاب نمایید. اگر می‌خواهید در مورد رسیدگی، به اسناد کارفرمایان و دفاتر شرکت‌هایی که دارای پرونده در تامین اجتماعی بوده و کد کارگاهی دارند بیشتر بدانید مقاله حسابرسی بیمه را مطالعه کنید.
لیست کامل مدارک ضروری برای ثبت‌نام کارگاههای شامل شخصیت حقیقی
برای کارگاههای شامل شخصیت حقیقی که قصد دارند در سازمان تامین اجتماعی ثبت‌نام کنند، ارائه مدارک مشخصی ضروری است. این مدارک باید به‌دقت تهیه و ارائه شوند تا فرآیند ثبت‌نام و احراز هویت به روزنه‌ای برای تسهیل در دریافت فیش حقوقی با کد ملی تبدیل شود. در این راستا، مدارک مورد‌نیاز عبارت‌اند از:
- جواز کسب صنفی معتبر
- پروانه تاسیس یا بهره برداری
- اسناد مالکیت یا اجاره یا صلح نامه کارگاه
- احکام مراجع قضایی مبنی بر مالکیت یا اجاره
- تاییدیه اتحادیه یا مجمع امور صنفی مربوطه
- برگه‌های درخواست اولیه، نمونه امضا و مهر کارگاه و ایمیل معتبر
- تصویر شناسنامه و کارت ملی کارفرما
- گواهی کد پستی یا مدارک تاییدکننده آدرس محل فعالیت
تهیه و ارائه دقیق این مدارک نه‌تنها روند ثبت‌نام کارگاه‌ها را تسریع می‌بخشد، بلکه اطمینان از صحت و سرعت بخشی به دریافت فیش حقوقی با کد ملی را نیز افزایش می‌دهد.
چک‌لیست اساسی؛ مدارک لازم برای تشکیل پرونده کارگاههای حقوقی در تامین اجتماعی
برای کارگاههای شامل شخصیت حقوقی که در نظر دارند نسبت به تشکیل پرونده در سازمان تامین اجتماعی اقدام کنند، ارائه مدارک معینی ضروری است. این مدارک اساس و پایه تشکیل پرونده را فراهم می‌کنند و به شرح زیر هستند:
- آگهی تاسیس در روزنامه رسمی و اساسنامه شرکت
- تصویر سند مالکیت یا اجاره نامه محل فعالیت شرکت
- پروانه تاسیس یا بهره برداری
- سایر مدارک مرتبط با شروع فعالیت و تاسیس شرکت
- شناسه ملی، شماره ثبت شرکت، تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت مدیره شرکت
- تکمیل برگه‌های مربوطه مبنی بر درخواست اولیه، نمونه امضا، مهر کارگاه و ارائه ایمیل معتبر
- ارائه گواهی کد پستی یا مدارکی نظیر قبض برق که تایید کننده آدرس محل فعالیت باشد
- نامه رسمی درخواست صدور کد کارگاه در سربرگ شرکت به‌همراه مهر و امضای معتبر
این فرآیند اطمینان از رعایت کلیه قوانین‌ومقررات را به همراه دارد و برای اطمینان از صحت اقدامات انجام شده، مستلزم دقت و توجه به جزئیات است.
بازرسی اولیه کارگاه توسط بازرسی بیمه تامین اجتماعی
پس از ثبت درخواست و ارائه مدارک، ظرف مدت حداکثر دو هفته، از واحد بازرسی شعبه تامین اجتماعی بازرسی به آدرس اعلام شده کارگاه مراجعه می‌کند. این بازرسی به این منظور انجام می‌شود که اظهارات کارفرما درباره وضعیت فعالیت، تعداد کارکنان و شغل هر کدام بررسی شود. وظیفه‌ی بازرس احراز هویت کارگاه، کارفرما، کارکنان، نوع شغل آن‌ها و تایید حضورشان است.
توجه داشته باشید که این مرحله بسیار مهم است و اولین لیست بیمه ارسالی باید کامل مطابق با لیست گزارش بازرس باشد.
بعد از مراجعه بازرس و انجام گزارش بازرسی، حداکثر 72 ساعت زمان لازم است تا گزارش بازرسی تایید نهایی شده و در سامانه‌ی مستقر در شعبه‌ی بیمه ثبت شود. در صورت تایید نهایی بازرسی و طی مراحل اداری لازم در شعبه‌ی تامین اجتماعی، کد کارگاه از سوی شعبه صادر می‌شود و لازم است در مراجعه‌ی حضوری به شعبه‌ی بیمه، ضمن دریافت کد کارگاه، سایر برگه‌های لازم را به منظور درخواست ابلاغ احکام اینترنتی و درخواست نام کاربری و رمز عبور تکمیل و ارائه کنیم.
درخواست صدور نام کاربری و رمز عبور برای ارسال لیست بیمه
پس از بازرسی و دریافت کد کارگاه لازم است تا نسبت به درخواست صدور نام کاربری و رمز عبور اقدام نمایید. زیرا برای ارسال اینترنتی لیست بیمه بدون مراجعه حضوری نیاز به این نام کاربری و رمز عبور دارید.
همچنین با داشتن این اطلاعات می‌توانید تمامی سوابق مطالباتی و احکام صادره را به همراه ریز جزئیات سازمان تامین اجتماعی را به راحتی از طریق اینترنت مشاهده نمایید.
اکنون به مرحله‌ای رسیده‌ایم که کارکنان می‌توانند با تکمیل برگه‌های مربوطه و در دست داشتن مدارک شناسایی به واحد نام نویسی شعبه بیمه تامین اجتماعی یا کارگزاری مربوطه مراجعه ، و نسبت به ثبت نام در کد کارگاهی جدید اقدام کنند.
نحوه نام نویسی کارکنان برای رد کردن لیست بیمه تامین اجتماعی
پس از طی مراحل بالا، کارکنانی که در هنگام بازرسی اولیه در لیست گزارش بازرس درج شده باشند باید به شعبه تامین اجتماعی مراجعه و با ارائه‌ی مدارک هویتی (مانند شناسنامه و کارت ملی) اقدام به نام نویسی نمایند. به هر یک از این کارکنان یک کند بیمه اختصاص 8 رقمی تعلق می‌گیرد.
البته چنانچه فرد بیمه شده از قبل دارای کد بیمه باشد، همان کد قبلی برای وی منظور می‌شود و بعد از نام نویسی، در زمره کارکنان ثبت نام شده در کارگاه جدید قرار می‌گیرد. در صورتی که فرد قبلاً بیمه شده باشد، همان کد قبلی به وی تعلق می‌گیرد. هر کدام از کارکنان باید فرم اطلاعات که یک قطعه عکس پرسنلی روی آن درج شده است را به تایید کارفرما برساند.
مهلت بارگذاری لیست بیمه تامین اجتماعی؛ زمان‌بندی حیاتی برای کارفرمایان
تمامی کارفرمایان ملزم هستند تا طبق ماده 39 قانون سازمان بیمه تامین اجتماعی نسبت به بارگذاری لیست بیمه برای کارمندان و کارگران از طریق سامانه بارگذاری اینترنتی لیست بیمه و یا نرم افزار ارسال لیست بیمه، حداکثر تا پایان آخرین روز ماه بعد اقدام نمایند. در ضمن برخی از کارگاه‌ها بر طبق مصوبات دولت می‌توانند این لیست را به شکل دوره‌ای و با مدت زمان بیشتری ارسال نمایند. کارفرمایان درصورت عدم ارسال لیست حقوق کارمندان و کارگران، ملزم به پرداخت جریمه ای به میزان 10 درصد مبلغ حق بیمه به اضافه بیمه بیکاری همان ماه هستند.
همچنین، کارفرمایان مشمول جریمه، اگر، حق بیمه و بیمه بیکاری را بصورت یکجا و پیش از صدور برگ لازم الاجرا پرداخت نمایند، از پرداخت 40 درصد جریمه‌های مربوطه معاف خواهند شد و در صورت صدور و ابلاغ برگ لازم الاجرا، معافیت 40 درصد جریمه ها ی مربوطه، لغو گردیده و علاوه بر آن، یک بیستم بدهی، به عنوان نیم عشر اجرایی به کارفرمایان، تعلق خواهد گرفت. استفاده از نرم افزارهای محاسبه میزان پرداختی بیمه و حسابداری با قابلیت محاسبه میزان کارکرد کارمندان، برای ارسال به‌موقع بارگذاری لیست تامین اجتماعی اهمیت بسیاری دارد. علاوه‌بر این، شما می‌توانید از سایر خدمات سپیدار سیستم مانند نرم افزار حسابداری فروشگاهی نیز استفاده کنید.
استفاده از سیستم حقوق و دستمزد سپیدار در ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی
خروجی‌های قانونی مربوط به حقوق و دستمزد در سپیدار به سادگی در دسترس شما است. این خروجی‌ها شامل لیست و دیسکت بیمه و لیست و فایل مالیات است. وقتی که شما از نرم افزار سپیدار استفاده کنید در پایان ماه فقط با چند کلیک می‌توانید به دیسکت و لیست بیمه خودتان دسترسی داشته باشید و خیالتان بابت ارسال اینترنتی لیست بیمه و پرداخت به موقع لیست بیمه تامین اجتماعی راحت خواهد بود.
لیست بیمه‌ای که توسط سیستم حقوق و دستمزد سپیدار به شما ارائه داده می‌شود بر اساس فرمت مورد تایید سازمان تامین اجتماعی و مطابق با آخرین تغییرات قانونی در زمینه بیمه تامین اجتماعی می‌باشد.
بهینه‌سازی فرآیند بیمه با نرم افزار حسابداری؛ گامی موثر در مدیریت مالی
در این مقاله، با تمرکز بر اهمیت فناوری‌های دیجیتال در امور اداری و مالی، به آموزش کامل و گام‌به‌گام ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی اینترنتی پرداختیم. از طریق پرتال تامین اجتماعی و استفاده از نرم افزار حسابداری، به کارفرمایان نشان دادیم چگونه می‌توانند به‌راحتی و با اطمینان، وظایف قانونی خود را انجام دهند. به خصوص، از نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم به‌عنوان ابزاری قدرتمند برای مدیریت حقوق‌ودستمزد و ارسال دقیق لیست‌های بیمه صحبت کردیم.با معرفی روش‌های رفع ابهام و مشکل در فرآیند ثبت و پیگیری، راه‌های ساده‌ای برای بهره‌مندی از خدمات غیرحضوری سازمان ارائه دادیم. آیا آماده افزایش کارایی کسب و کار خود با استفاده از نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم هستید؟ همین حالا برای اطلاعات بیشتر و شروع استفاده از این نرم افزار پیشرفته، اقدام کنید.