انواع ثبت‌های حسابداری | چرا ثبت رویدادهای مالی اهمیت دارد؟

6 مدل ثبت سند در حسابداری بسته به نوع کسب‌وکار (تولیدی، خدماتی، بازرگانی، پیمانکاری، دولتی و واردکننده)، اهمیت بالای این بخش از حسابداری را نشان می‌دهد. فاکتور فروش، رسید بانکی یا هر سند دیگری که نشان‌دهنده یک رویداد مالی باشد، نمونه‌هایی از اسناد و مدارک قابل‌ثبت هستند.

دقت در ثبت سندهای حسابداری از جمله ثبت سند حسابداری دارایی ثابت، وام‌های بانکی و… برای مدیران مالی و حسابداران در اولویت است. چرا که یک اشتباه می‌تواند جریمه‎‌های سنگین را به همراه داشته باشد.

برای همین ما در این مقاله به بررسی انواع ثبت حسابداری، دلایل اهمیت و آموزش ثبت سند در نرم‌افزار حسابداری خواهیم پرداخت. با ما در سپیدار سیستم همراه باشید.

انواع ثبت‌های حسابداری

انواع ثبت در حسابداری به 6 دسته اصلی بر اساس نوع کسب‌وکار قابل تقسیم است:

1. ثبت های حسابداری شرکت های خدماتی
2. ثبت های حسابداری شرکت های بازرگانی
3. ثبت های حسابداری شرکت های تولیدی و صنعتی
4. ثبت های حسابداری شرکت های پیمانکاری
5. ثبت های حسابداری شرکت های دولتی
6. شرکت های واردکننده یا اعتبارات اسنادی

ثبت در شرکت‌ها اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا سندهای مالی یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در هر شرکت هستند که در صورت ناقص بودن یا ایراد داشتن، ممکن است جریمه‌های سنگینی برای شرکت به همراه داشته باشد.

دفاتر حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی

رویدادها و سندهای مالی در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند که این دفاتر قانونی خود به دو بخش اصلی دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و دفاتر دفاتر غیر رسمی (کمکی) تقسیم می شوند.

داخل هرکدام از انواع دفاتر اطلاعات خاصی با روش‌های خاصی ثبت می‌شود و هرکدام از دفترهای ثبت در حسابداری، قوانین مخصوصی دارند. دفاتر رسمی قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل می‌شود که دفتر روزنامه برای ثبت روزانه رویدادهای مالی است.

دفتر کل نیز برای ثبت خلاصه معاملات و رویدادهای مالی به است که بر اساس اطلاعات دفتر روزنامه، دفتر کل نوشته می‌شود.
دفاتر غیر رسمی نیز به دفاتری گفته می شود که صرفا جهت کمک به انجام امور حسابداری تهیه می شوند و تهیه آن‌ها بر خلاف دفاتر حسابداری رسمی الزام قانونی ندارد.

اگر نیاز به اطلاعات بیشتری در مورد ثبت‌ اسناد‌های پرداختی و معمولی در دفاتر حسابداری دارید، مقاله «اسناد پرداختنی چیست» برای شما مفید خواهد بود.

چرا ثبت سندهای حسابداری و رویدادهای مالی اهمیت دارد؟

ثبت سندهای حسابداری و رویدادهای مالی یکی از مهمترین امورات حسابداری است؛ زیرا اگر با دقت انجام نشود، باعث ایجاد مشکلات بزرگ‌تری در پایان دوره‌های مالی خواهد شد.

از‌همین‌رو مهم‌ترین هدف از ثبت سند حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آن‌ها است.
یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری این است که تغییر، تحریف یا دستکاری در این اسناد انجام نشود و گم شدن این اطلاعات و اسناد جلوگیری شود.‌ در غیر این صورت ممکن است یک کسب و کار در مسائل مربوط به امور مالیات دچار مشکلات بزرگی شود.

جریمه‌های مالی دولتی و مغایرت در سندهای مالی از جمله مشکلاتی است ثبت نکردن سندهای مالی به همراه خواهد داشت.

علاوه‌بر ثبت سندهای مالی، اهمیت دارد که از نرم‌افزارهای مالی مانند نرم افزار حسابداری بازرگانی یا نرم افزار حسابداری معمولی استفاده کنید.

مراحل ثبت رویدادهای مالی

اکنون در نرم افزارهای حسابداری، ثبت اسناد با وارد کردن اطلاعات یک رویداد مالی در چندین بخش مختلف انجام می شود. اما در حالت ثبت دستی از آنجا که در هر رویداد مالی 2 حساب دچار تغییر خواهد شد شکل T بهترین شکل و ساختار استاندارد برای ثبت این رویدادها است. حسابداری امری 2 طرفه است و در هر ثبت حسابداری، هر 2 طرف معادله تغییر می کنند.
در ثبت سند حسابداری افزایش یا کاهش حساب در کدام طرف از ستون نوشته شود به حساب مورد نظر وابسته است؛ زیرا ممکن است حساب‌ها در ستون بدهکار انجام شود و در حساب دیگر ممکن است در ستون بستانکار نوشته شود.

در واقع ماهیت هر حساب است که مشخص می‌کند جمع باقیمانده آن بدهکار باشد یا بستانکار و طرف دارایی معادله معمولا ماهیت بدهکار دارد و طرف بدهی یا سرمایه معادله غالبا بستانکار می شوند.

نحوه ثبت سند حسابداری وام‌ های بانکی

وام بانکی برای شرکت یک بدهی حساب می‌شود که باید ثبت آن در دفاتر حسابداری انجام شود؛ بنابراین باید از سرفصل حساب‌های پرداختنی استفاده کنیم. وام‌های بانکی عموما برای شرکت‌ها بار مالی سنگینی دارند از و از سرفصل “وام بانکی” برای ثبت این رویداد مالی استفاده خواهیم کرد.
برای مثال فرض کنید شرکت شما 3 میلیارد ریال وام از بانک دریافت کرده باشد. پس از دریافت وام، باید ثبت در دفتر مالی را با طی کردن مراحل خاصی انجام دهید. اگر این وام با سود 10 درصد و با بازپرداخت 36 ماهه دریافت شده است؛ در این صورت وام و بهره آن معادل 3 میلیارد و 300 میلیون ریال خواهد شد. 

پس از تقسیم این عدد به 36، مبلغ قسط ماهانه به دست می‌آید. در زمانی که پایان هر ماه قسط این وام را پرداخت می‌کنید، ثبت سند حسابداری باید انجام شود.

آموزش ثبت سند حسابداری دارایی‌ های ثابت

ثبت سند دارایی‌های ثابت به عنوان یکی از سخت‌ترین ثبت‌ها در حسابداری شناخته می‌شود که باید توسط حسابدار انجام شود. اولین ثبت سند دارایی‌های ثابت در زمان خرید دارایی انجام می‌شود.که برای خرید دارایی  ثابت در ازای پرداخت پول از حساب بانکی، ثبت باید به روش زیر انجام شود:

دارایی های ثابت همیشه با استهلاک همراه هستند که ثبت حسابداری استهلاک باید طبق تصویر زیر باشد:

حالا فرض کنید که دستگاه خریداری شده را پس از مدتی، بیش از ارزش دفتری آن برای فروش گذاشته‌اید و ثبت آن باید به شرح زیر باشد:

به‌این‌ترتیب می‌توانید ثبت سند دارایی‌های ثابت را انجام دهید. ثبت این سندها باید حتما توسط فرد حسابدار با دانش و تجربه کافی انجام شود؛ زیرا حتی ثبت شدن یک رقم اشتباه باعث ایجاد مشکلات بزرگ‌تری می‌شود.

آموزش ثبت های حسابداری اسناد خرید و فروش و معاملات مالی

ثبت اسناد عملیات و معاملات مالی در نمونه دفتر روزنامه از پرکاربردترین و مهم‌ترین ثبت‌های حسابداری است. مدارک و اسناد وقایع مالی براساس میزان تاثیری که بر معادله حسابداری دارند، تجزیه، تحلیل و بررسی خواهند شد و در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند.

اسناد خرید و فروش در شرکت های بازرگانی که عملیات های خرید و فروش بسیاری در آن ها انجام می شود دیده می‌شوند. در ادامه حساب‌های مختلف که با اسناد خرید و فروش در ارتباط است را بررسی خواهیم کرد:

• حساب خرید: ماهیت حساب بدهکار و در سند حساب نیز همیشه بدهکار است.
• حساب برگشت از خرید و تخفیفات: ماهیت آن بستانکار و همیشه در سند بستانکار است.
• حساب فروش کالا: ماهیت آن بستانکار و همیشه در سند بستانکار است.
• حساب برگشت از فروش و تخفیفات: ماهیت آن بدهکار و در اسناد نیز بدهکار است.

به این ترتیب با آگاهی از حساب‌ها در ثبت اسناد حسابداری و معاملاتی، می‌توانید به‌راحتی انواع سندها را به ثبت برسانید تا در صورت نیاز از سندهای ثبت شده استفاده شود.

توجه داشته باشید هنگام ثبت اسناد رویداد مالی ستون عطف روزنامه نباید پر شود؛ زیرا در زمان انتقال اطلاعات حساب به دفتر کل، شماره مختص به حساب در نرم‌افزار حسابداری باید در ستون عطف ذکر شود.

آموزش ثبت سند برای حسابداری حقوق و دستمزد

حسابداری حقوق و دستمزد یکی از فرآیندهای مهم حسابداری است که هر واحد اقتصادی نیازمند داشتن اطلاعاتی در مورد آن است. اطلاعاتی که باید برای ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد داشته باشید، به شرح زیر است:

• حقوق پایه: حداقل حقوقی که هر کارگر باید دریافت کند و مبلغ آن توسط بخشنامه دولت مشخص می‌شود.
• اضافه‌کاری: تعداد ساعات اضافی که کارگر خارج از تایم کاری 8 ساعته مشغول به کار است. محاسبات میزان اضافه کاری طبق قوانین وزارت کار انجام می شود.
• حق مسکن، حق بن و خوار و بار: این دو مورد هم از مزایای اجباری هستند که هر سال حداقل مبلغ آن ها مشخص و پرداخت می‌شود.

توجه داشته باشید که حق اولاد، حق ماموریت، بیمه سهم کارفرما، بیمه سهم کارگر، مالیات حقوق سالانه سازمان امور مالیاتی، مساعده، وام، حقوق پرداختنی و سایر مزایا از دیگر حساب‌های مرتبط با ثبت های حسابداری حقوق و دستمزد هستند که باید در ثبت سند حسابداری در نظر گرفته شوند.

ثبت انواع سند در حسابداری؛ مهم‌ ترین مهارت یک حسابدار

ثبت سندها در حسابداری به نوعی از اصول حسابداری محسوب می شوند که حتی حسابداران مبتدی نیز باید نسبت به آن‌ها اطلاعات و دانش کافی را داشته باشند.

البته توجه داشته باشید که در نحوه انجام ثبت‌های حسابداری اهمیت بسیاری در صحت اسناد مالی خواهد داشت. به همین دلیل ثبت‌ها توسط حسابداران خبره و باتجربه انجام می‌شد تا از خطاهای احتمالی جلوگیری شود. شما چه تجربه‌ای از ثبت سندها در حسابداری دارید؟

شما می‌توانید نظرات و پیشنهادات خود را از طریق کامنت‌های همین مقاله با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول