زمانی که اطلاعات حسابداری جمع‌آوری میشوند، اگر به‌صورت دقیق و صحیح دسته‌بندی و ثبت نشوند احتمال بروز خطا در صورتهای مالی بیشتر میشود. امروزه در تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها حسابدارها قبل از بستن حساب‌ها و تهیه صورتهای مالی ابتدا اصلاحات و اطلاعات مربوطه را در فرمی به‌صورت پیش‌نویس وارد می‌کنند تا از صحت اطلاعات و کار خود مطمئن شوند. کاربرگ حسابداری نامی است که به این فرم‌های پیش‌نویس داده شده است. از آنجایی که این کاربرگ‌ها برای همه کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ کاربردی هستند و با استفاده از آن‌ها حسابدار می‌تواند از دقت و به‌روز بودن اطلاعاتش اطمینان حاصل کند، در این مقاله به تعریف و توضیح آن پرداخته‌ایم.
کاربرگ حسابداری چیست؟
کاربرگ در واقع یک فرم پیش‌نویس است. این فرم شامل چندین ستون است که تعداد آن‌ها باتوجه‌به نیاز شرکت تعیین میشود و اطلاعات حسابداری در این ستون‌ها قرار می‌گیرند. هر یک از این ستون‌ها دربردارنده نام حساب‌ها، تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح‌شده، سود و زیان، ترازنامه است. کاربرگ جایگزین صورتهای مالی نیست و از مدارک رسمی حسابداری محسوب نمیشود، بلکه نوعی چرکنویس است که ابزار کار حسابداران برای بررسی مغایرتها و اشتباهات احتمالی در صورتهای مالی بهوسیله تطبیق دادهها با مدارک و مستندات محسوب میشود. کاربرگ‌ها را به طور معمول با مداد می‌نویسند تا هر اشتباهی پیش از تهیه صورتهای مالی پایان دوره در آن اصلاح شود.
نحوه تهیه کاربرگ حسابداری
کاربرگ‌ها در اواخر دوره حسابداری تهیه میشوند و یکی از مهم‌ترین مراحل کار با کاربرگ، آشنایی با مراحل تهیه آن است. در کاربرگ حسابداری لیستی از حساب‌ها، مانده‌حساب‌ها، تنظیمات مرتبط با هر حساب و ترازنامه تنظیم‌شده برای حساب درج میشود. به طور معمول کاربرگ‌ها به‌صورت دستی پر میشوند. در زیر عنوان هر ستون، زیر عنوان‌های بدهکار و بستانکار درج میشود که پس از ورود اطلاعات حساب‌ها، از آن‌ها برای آزمون درستی محاسبات عملکرد مالی استفاده میشود. در ادامه توضیحاتی درمورد ستونهای کاربرگ حسابداری ارائه می‌دهیم:
- نام حساب: در ستون اول لیستی از حساب‌ها نوشته میشود. این لیست به ترتیب دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینهها را شامل میشود.
- تراز آزمایشی: در بخش تراز آزمایشی موجودی حساب‌ها در دفتر کل به ستونهای بدهکار و بستانکار منتقل میشوند. هدف از ستون تراز آزمایشی اثبات برابر بودن جمع ستونهای بدهکار و بستانکار است.
- اصلاحات: ستون اصلاحات برای انجام اصلاحات ثبت دفاتر استفاده میشود. ثبت‌های اصلاحی به همان ترتیبی که در دفتر روزنامه ثبت میشوند در ستون اصلاحات درج میشوند. در این ستون نیز جمع ستونهای بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشند.
- تراز آزمایشی اصلاح‌شده: ارقام مندرج در ستونهای تراز آزمایشی و اصلاحات به‌صورت افقی با یکدیگر جمع میشوند و در ستون تراز آزمایشی اصلاح‌شده درج میشوند. باتوجه‌به مثبت و یا منفی شدن حاصل جمع، این عدد در ستون بدهکار و یا بستانکار قرار می‌گیرد. جمع تمامی مانده‌حساب‌های این ستون نیز در زیر آن یادداشت میشود.
- سود و زیان: این ستون مخصوص به‌دست‌آوردن سود و زیاد حساب است. در قسمت بدهکار جمع مانده‌حساب‌های هزینهها و در قسمت بستانکار جمع مانده‌حساب‌های درآمدها از ستون تراز اصلاح‌شده قرار می‌گیرد. اگر مقدار بستانکارها بیشتر از بدهکارها باشد یعنی شرکت دارای سود است و اگر برعکس باشد یعنی شرکت زیان کرده است. در سطر آخر جمع این ارقام حساب‌ها نوشته میشود و با تفریق دو عدد بدهکار و بستانکار از هم میزان سود یا زیان کلی شرکت مشخص میشود که این عدد در سطر سود خالص یادداشت میشود.
- ترازنامه: آخرین ستون کاربرگ مربوط به اقلام ترازنامه است. در این ستون اطلاعات مربوط به دارایی‌ها و برداشت‌ها در قسمت بدهکار ترازنامه و بدهی‌ها و سرمایه در قسمت بستانکار قرار می‌گیرد. در زیر هر ستون نیز مجموع برداشت و دارایی ثبت میشود.
در پایان، باید مطمئن شد که همه مانده‌حساب‌ها از تراز آزمایشی اصلاح‌شده به ستونهای سود و زیان و ترازنامه داده شده‌اند. سپس ستونهای سود و زیان و ترازنامه با هم جمع میشوند و با جمع جبری بدهکار و بستانکارها سود و زیان کلی به دست میآید. اگر در ستون سود و زیان جمع بدهکارها بیشتر از بستانکارها بود، به عبارتی هزینهها بیشتر از درآمدها بود، یعنی شرکت زیانده بوده و اگر جمع بستانکارها بیشتر از بدهکارها بود یعنی شرکت سودده بوده است. در نهایت جمع ستونهای بدهکار و بستانکار ثبت میشود و اگر باهم برابر بودند برای تأیید درستی زیر آن‌ها خط کشیده میشود.
سیستم حسابداری شرکتی سپیدار همکاران سیستم
سیستم حسابداری سپیدار به شما کمک می کند تا با بستن خودکار حساب های سود و زیان و صدور سند اختتامیه و افتتاحیه، عملیات پایان سال مالی را به راحتی و به سادگی انجام دهید.
این سیستم به شما کمک می‌کند که
- درج انواع کدینگ پیش فرض بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری
- ثبت دفاتر قانونی به ساده ترین روش ممکن
- عملیات پر حجم پایان سال مالی به شکل خودکار
- گزارش گردش حساب و مانده حساب در تمامی سطوح، به تفکیک دلخواه
- پیوست ضمائم به اسناد حسابداری
- تبدیل ارزهای مختلف به ارز پایه در عملیات تجاری و صدور سند تسعیر ارز
- اطلاع از ویرایش یا حذف اسناد حسابداری از طریق پیامک
کاربرگ حسابداری در اکسل
اکسل از نرم‌افزارهای پایه برای حسابداری است و آشنایی با ساخت کاربرگ حسابداری در اکسل برای همه حسابداران ضروری است. برای تهیه کاربرگ حسابداری در اکسل درآمدها و هزینهها باید به‌صورت روزانه در جدولی ثبت شوند. در فایل اکسل باید ابتدا نام شرکت و سال مالی در بالا درج شود و ستون‌ها نیز به‌نحوی‌که در قسمت قبل گفته شد تهیه شوند. در هر ستون برابر بودن بدهکار و بستانکار به منزله درست بودن محاسبات عملکرد مالی است. در پایان هر ستون باید یک تابع جمع قرار داده شود و تمام ستون‌ها با هم لینک شوند به‌طوری‌که تغییر در هر سلول بتواند نتایج را تغییر دهد.
انواع کاربرگ‌های حسابداری
کاربرگ‌های حسابداری انواع مختلفی دارند که در زیر به شرح آن‌ها می‌پردازیم:
- کاربرگ حسابداری عمومی: از کاربرگ حسابداری عمومی برای برنامه‌ریزی امور حسابداری استفاده میشود. این کاربرگ در نمونه‌های مختلفی همچون کاربرگ برنامه‌ریزی حسابداری، پرسش‌نامه کنترل‌گرهای داخلی، قرارداد حسابرسی، بودجه زمانی و یادداشت نکته‌ها طراحی شده است.
- کاربرگ حسابداری نهایی: این کاربرگ که کاربرگ تراز آزمایشی نیز نامیده میشود درواقع جدولی است که مانده سال جاری و مانده سال پیش از حساب‌های دفتر کل و ستونهای اصلاح پیشنهادی و تقسیم کردن طبقه‌بندی در آن درج میشود. همه این اقلام در کاربرگ نهایی هم درج میشوند. تمام کاربرگ‌های پرونده مالی، توسط کاربرگ حسابداری نهایی، کنترل و خلاصه میشوند.
- کاربرگ حسابداری اصلی: این کاربرگ مانند کاربرگ حسابداری نهایی از جمله سرفصل‌های عمده صورتهای مالی است و کاربرد آن در ترکیب هر گروه از حساب‌های مشابه دفتر کل است. جمع هر یک از این کاربرگ‌ها به کاربرگ نهایی انتقال پیدا می‌کند و نشان‌دهنده وجوه نقد، مانده موجودی حساب‌های بانکی، موجودی صندوق و موجودی تنخواه‌گردان است.
- کاربرگ اصلاحات پیشنهادی: این کاربرگ برای متعادل‌سازی طبقه‌بندی طراحی شده است و نوعی پیش‌نویس محسوب میشود. با استفاده از این کاربرگ می‌توان اشتباهات و تخلف‌های بااهمیت در صورتهای مالی را اصلاح کرد. این اصلاحات فقط برای ارائه صورت مالی مؤثر است و در دفتر صاحب‌کار ثبت نمیشود.
- کاربرگ حسابداری تفصیلی: کاربرگ تفصیلی یک کاربرگ فوری است که جزئیات یک حساب دارایی یا بدهی را نشان می‌دهد.
- کاربرگ تجزیه و تحلیل: از این کاربرگ برای حسابرسی حساب‌های کم گردش، مانند اموال و تجهیزات، ادوات و ماشین‌آلات، بدهی‌های بلندمدت و حقوق صاحبان سرمایه استفاده میشود. با استفاده از این کاربرگ حسابدار می‌تواند خلاصه تغییرات یک دوره از یک دفتر کل را به دست آورد.
- کاربرگ محاسباتی: با کاربرگ محاسباتی می‌توان اطلاعات مربوط به حساب‌های شرکت را با مدارک حسابداری مطابقت داد. درواقع برای راستی‌آزمایی برخی داده‌های خاص مانند اسناد مرتبط با استهلاک دارایی‌ها، مالیات حقوق و درآمد، محاسبه حق بیمه سهم کارفرما، بررسی ذخیره مزایای پایان خدمت کارمنان و سود سهام، حسابدار روی این کاربرگ محاسبات را انجام می‌دهد.
- کاربرگ صورت مغایرت: این کاربرگ در بررسی مغایرتها و تضادها در حساب‌ها کاربرد دارد. تطبیق مانده‌حساب‌های دریافتی با تأییدیه‌های دریافتی از مشتری و بررسی مبالغ ثبت‌شده در حساب‌ها با اسناد شرکت و یافتن مغایرتها در هرکدام توسط حسابدار از موارد استفاده این کاربرگ است. در رسیدگی حساب‌های دریافتی، حساب‌های پرداختی، موجودی نقد و موجودی کالا نیز از این کاربرگ استفاده میشود.
کاربرگ حسابرسی چیست؟
کاربرگ حسابرسی حلقه ارتباطی بین مدارک حسابداری صاحب‌کار و گزارش حسابرس است. درواقع کاربرگ حسابرسی پس از مشاهده صورتهای مالی تهیه میشود. این کاربرگ توسط حسابرس برای نشان‌دادن مراحل حسابرسی سازمان برای نشان‌دادن راه‌های حاصل شدن نتایج به‌دست‌آمده تهیه میشود. این کاربرگ‌ها دربردارنده همه اطلاعات مربوط به اظهارنظر درباره مطلوبیت ارائه صورتهای مالی صاحب‌کار است و می‌تواند به‌صورت ثبت اطلاعات روی کاغذ، فیلم، ضبط الکترونیکی و یا ابزارهای دیگر باشد .
کاربرگ حسابداری و کاربرگ حسابرسی ابزارهای جداگانهای در محاسبات مالی هستند و هریک به هدف خاصی تهیه میشوند. کاربرگ حسابداری برای کاهش خطا در محاسبات توسط حسابداران در پایان دوره مالی تهیه میشود، درحالیکه از کاربرگ حسابرسی زمانی استفاده میشود که حسابرس بخواهد مراحل حسابرسی سازمان را به حالت مکتوب در آورد و آن را به مدیر ارائه کند.
کاربرگ حسابرسی داخلی و کاربرگ حسابرسی مستقل
حسابرس داخلی کاربرگ‌ها را جهت مصارف داخلی شرکت و جلوگیری از انحرافات و اشتباهات در امور مالی تنظیم می‌کند. حسابرس مستقل کار حسابرس داخلی را بررسی و آزمون می‌کند و برای این کار ممکن است از کاربرگ‌های حسابرس داخلی نیز کمک بگیرد. خروجی کاربرگ حسابرس مستقل به حسابرس داخلی و مدیران ارائه میشود و بر اساس استانداردهای حسابرسی، حسابرس داخلی نمی‌تواند جایگزین حسابرس مستقل باشد.
برای ساده کردن مسیر تهیه صورتهای مالی توصیه میشود از کاربرگ‌های حسابداری استفاده شود. این کار احتمال بروز خطا در محاسبات را کاهش می‌دهد و دقت محاسبات را افزایش می‌دهد. در این مقاله تلاش کردیم نمای کلی از کاربرگ حسابداری، انواع و طرز تهیه آن را برای شما شرح دهیم.
با کمک نرم‌افزارهای حسابداری و مالیاتی جدید، نگران محاسبات مختلف نباشید
در نهایت، پیشنهاد می‌کنیم که با خرید نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی سپیدار سیستم، خیال خود را بابت انجام امور مالی کسب‌و‌کارتان راحت کنید. این نرم‌افزارها با محیط جذاب و کاربری بسیار آسانی که دارند، مدیریت امور مالیاتی شما را نیز به‌طور هوشمندانه‌ای برعهده می‌گیرند.
شماره تلفن ۰۲۱۸۱۰۲۲۰۰۰ پل ارتباطی شما با مجموعه سپیدار است. همکاران ما مشتاقانه آماده ارائه مشاوره و پاسخگویی به سؤال‌ها و نظرهای ارزشمندتان خواهند بود. همچنین، از شما عزیزان دعوت می‌کنیم که تجربیات خود را در این حوزه به‌صورت کامنت در زیر این مقاله با ما در میان بگذارید.
سؤالات متداول
- آیا کاربرگ حسابداری از مدارک رسمی حسابداری است؟
کاربرگ جایگزین صورتهای مالی نیست و از مدارک رسمی حسابداری محسوب نمیشود، بلکه نوعی چرکنویس است که ابزار کار حسابداران برای بررسی مغایرتها و اشتباهات احتمالی در صورتهای مالی بهوسیله تطبیق دادهها با مدارک و مستندات محسوب میشود.
- سود و زیان شرکت چگونه تعیین میشود؟
ستونهای سود و زیان و ترازنامه با هم جمع میشوند و با جمع جبری بدهکار و بستانکارها سود و زیان کلی به دست میآید. اگر در ستون سود و زیان جمع بدهکارها بیشتر از بستانکارها بود، به عبارتی هزینهها بیشتر از درآمدها بود، یعنی شرکت زیانده بوده و اگر جمع بستانکارها بیشتر از بدهکارها بود یعنی شرکت سودده بوده است.
- تفاوت کاربرگ حسابرسی و کاربرگ حسابداری چیست؟
کاربرگ حسابداری و کاربرگ حسابرسی ابزارهای جداگانهای در محاسبات مالی هستند و هریک به هدف خاصی تهیه میشوند. کاربرگ حسابداری برای کاهش خطا در محاسبات توسط حسابداران در پایان دوره مالی تهیه میشود، درحالیکه از کاربرگ حسابرسی زمانی استفاده میشود که حسابرس بخواهد مراحل حسابرسی سازمان را به حالت مکتوب در آورد و آن را به مدیر ارائه کند.