راهنمای جامع فروش چابک

چرا متدولوژی چابک اهمیت دارد؟

امروزه سه تغییر در دنیای فروش ایجاد شده است که باید به آنها خیلی توجه کنیم:

1. نسل های جوان بخش بزرگی از تیم های فروش را تشکیل داده اند. الان درست است که بخش کمی از نقش مدیریتی را در دست دارند ولی در هشت سال آینده، تقریباً نصف سمت های مدیریتی را در اختیار خواهند داشت و در 15 سال آینده، احتمالاً تمام سمت های مدیریتی را اشغال خواهند کرد. از طرفی چون در برهه ای رشد یافته اندکه تکنولوژی رشد سریعی داشته است، بنابراین دیگر آنها نمی توانند از شیوه ها و تکنیک های سنتی و مرسوم استفاده کنند و در صورت استفاده خیلی زود خسته و کسل می شوند.

شاید شگفت زده شوید ولی شیوه ای که سبب تطبیق سازمان شما با این ویژگی می شود، فقط دو حرف است: فروش چابک.

2. سازمان شما احتمالاً مشتری های مختلفی دارد و از میان آنها تنها افراد کمی با صبر و حوصله زیاد  تمایل به استفاده از فرآیندهای سخت و غیرقابل انعطاف فروش را دارند. امروزه، مشتری ها می توانند خودشان خیلی چیزها را بدون کمک نمایندگان فروش یاد بگیرند. اگر نمایندگان فروش شما از آنها بخواهند به لیست طویلی از سوالاتی پاسخ دهند که خود آنها به صورت آنلاین می توانستند یاد بگیرند خیلی سریع علاقه خود را به خرید از دست خواهند داد.

اگر شما می خواهید مسئولین فروش، خدمات مشاوره ای ارزشمندی به هر یک از خریداران ارائه نمایند به هیچ وجه از متدولوژی فروش چابک غافل نشوید.

3. ما در دنیای امروز با حجم وسیعی از داده سروکار داریم. شما می توانید موارد زیادی در انتهای ماه، از نرخ میانگین تعداد تماس برای فروش کالا توسط کارشناس فروش به میانگین تعداد قراردادهای بسته شده توسط وی، فقط با چند کلیک ساده یاد بگیرید.

آیا می دانید جنبه بد این همه اطلاعات چیست؟

اگر نتوانید آنها را سازماندهی و مدیریت کنید، بدون شک در آنها غرق و سرگردان خواهید شد. فروش چابک به طور دائم این داده ها را بررسی و واکنش متناسب به آنها نشان می دهد و به همبن خاطر به عنوان یک راه حل ایده آل در نظر گرفته می شود.

چگونه متد فروش چابک را پیاده سازی کنیم؟

پیاده سازی متد فروش چابک در یک کسب و کار در چند مرحله صورت می گیرد که در ادامه به بررسی بخش های مختلف آن می پردازیم.

• نیازسنجی

شیوه کار بدین صورت است که اعضای تیم، چندین جلسه با مشتری با مالک محصول برگزار می کند و در این جلسات، مشتری در ابتدا محصول مورد نظرش را شرح می دهد و سپس در ادامه یک لیست اولویت بندی شده از مهم ترین وظایف تا کم اهمیت ترین آنها، به مدیر تیم تحویل می دهد که کارهای با الویت بالاتر بایستی زودتر انجام شوند.

• برنامه ریزی دوره ای (چند مرحله ای)

در این مرحله از لیست نیازسنجی ها، بر اساس الویت کارها، چند قلم از مهم ترین کارها انتخاب می شوند و در دوره های زمانی تکرار شونده و ثابت (عموماً بین یک تا چهار هفته) انجام می گردند. هر کدام از این دوره های زمانی هدف خاصی را دنبال می کنند.

در ابتدای این مرحله یک جلسه برنامه ریزی که معمولا بین 2 تا 4 ساعت است برای تصمیم گیری در مورد هدف اجرا برگزار می گردد. البته بر اساس زمانی که برای آن در نظر گرفته شده است هر کدام از وظایفی که در نیازسنجی آمده، احتمال دارد به چند وظیفه کوچکتر تقسیم و شکسته شود.

• برگزاری جلسات ارزیابی

در ابتدای هر روز، جلسه ای بین 5 تا 15 دقیقه بین اعضای تیم برگزار می شود. در این جلسات هر فرد باید در مورد سه موضوع توضیح دهد:

• روز گذشته، برای پیشبرد وظیفه محوله، چه کارهایی انجام داده است.
• حین انجام کار، به چه موانعی برخورد کرده است.
• برای امروز قصد انجام چه کاری دارد.

با این جلسات روزانه، همه افراد، اطلاعات یکسانی از وضعیت پروژه خواهند داشت و ممکن است بتوانند راهکاری برای حل مشکل سایر اعضای تیم ارائه دهند، که این موضوع پیشرفت پروژه را سریعتر می کند.

• مرور و بررسی

بعد از اینکه زمان تعیین شده برای بازه زمانی فعلی به پایان رسید، جلسه ای با مشتری برگذار می کنیم و در آن به بررسی موارد زیر می پردازیم:

• آیا هدف و وظیفه ی مشخص شده محقق شد؟ اگر نه، دلایل و مشکلات پیش آمده چه چیزهایی هستند؟
• در صورت محقق شدن هدف گذاری، آیا وظیفه انجام شده به صورت یک محصول مجزا قابل ارائه و استقرار هست؟
• آیا مشتری از نتیجه به دست آمده، رضایت دارد؟
• کدامیک از وظایف به طور کامل انجام و کدامیک نا تمام ماند؟
• دلیل ناتمام ماندن برخی از وظایف چیست؟

جمع بندی و دید اصلاحی

این بخش، آخرین قسمت قبل از شروع برنامه ریزی بعدی است. هدف این است که مشتری و تیم اجراکننده، یک جمع بندی از فعالیت اجرایی قبلی، داشته باشند و نقاط قوت و ضعف آن را بیان کنند. سپس با توجه به تجربیات به دست آمده از آن، هر دو گروه، اصلاحات و بهبود هایی را برای برنامه ریزی دوره ای بعدی در نظر گرفته و تیم اجراکننده، متعهد به انجام آن خواهد شد.

پس از اتمام این بخش، دوباره مشتری و تیم ارائه دهنده، یک جلسه برنامه ریزی برای بازه زمانی بعدی تشکیل می دهند و از نیازسنجی، چند وظیفه مهم تر و با الویت بالای بعدی را از داخل آن انتخاب و دوباره همان چرخه قبلی را تکرار می کنند.

استفاده از متد چابک در فروش

پنج بخش اساسی در متدولوژی فروش چابک، وجود دارد :

1. برگزاری جلسات ارزیابی

این بخش که در بالا مراحل آن به تفکیک بیان شد، اولین گام اساسی در متدولوژی فروش چابک است. استمرار برگزاری جلسات روزانه و بررسی نقاط ضعف و قوت پروژه نقش پررنگی در این بخش ایفا می کند.

2. اهداف کوتاه مدت

اغلب دستیابی به اهداف فروش، سخت و غیر ممکن به نظر می رسد. شاید شما بخواهید امسال به بورس بروید که در آن صورت شما باید 30% نسبت به سال گذشته بهتر کار کنیدکه شما فکر نمی کنید که حتی با کار زیاد هم بتوانید به این هدف دست پیدا کنید. به عنوان مثال دیگر، فرض کنید شما یک مدیر فروش هستید و تمایل به دو برابر کردن میانگین مبلغ قرارداد دارید اما آن شبیه به یک شاهکار بزرگ به نظر می رسد.

برای رسیدن به این اهداف، به جای نگاه به هدف نهایی، آن را به زیرهدف ها یا اهداف کوچکتر تقسیم می کنیم. این اهداف کوچکتر باید به صورت کوتاه مدت( ماهانه، هفتگی یا حتی روزانه) در نظر گرفته شوند.

به عنوان مثال، فرض کنید برای اینکه بتوانید به بورس بروید نیاز به 120 درصد فروش سالیانه دارید که مثلاً 84 میلیارد تومان می شود. به عبارت دیگر، شما باید ماهانه 7 میلیارد تومان فروش داشته باشید. از طرفی شما می دانید برخی ماه ها فروش بهتر است( مثلاً سه ماه اول فروش خیلی خوب است در حالی که تابستان فروش کمتر است) با چنین ذهنیتی، چنین طرحی را برنامه ریزی می کنید:

فروردین	اردیبهشت	خرداد	تیر	مرداد	شهریور	مهر	آبان	آذر	دی	بهمن	اسفند
9	9	8	5	5	5	6	6	7	7.5	8	8.5

حال که شما اهداف اصلی خود را به اهداف ماهیانه شکستید، امکان واجد شرایط شدن، برای حضور در بورس امکان پذیرتر به نظر می رسد.

مدیران فروش از این پلتفرم برای برنامه ریزی هدف برای کارمندان فروش خود استفاده می کنند. در ابتدا تیم فروش باید هدف مطلوب خود را مشخص کند. به عبارت دیگر، آنها امسال چه کاری می خواهند انجام دهند؟ سپس باید یک بازه زمانی برای هر یک از وظایف تعیین کنند.

• انعطاف پذیری:

انعطاف پذیری و تکرار اساس فروش چابک است. این به این معنی است که در زمان حال واکنش نسبت به داده ها و اطلاعات جدید و در عین حال سازگاری با آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. در پایین نگاهی به 2 مثال از چگونگی این واکنش و سازگاری می اندازیم. تصور کنید شما مدیر یکی از بخش های یک شرکت کامپیوتری هستید و در هفته های گذشته 10 مذاکره فروش خود را به خاطر حضور یک رقیب ارزانتر در بازار از دست داده اید:

فرضیه 1 : اینکه شما اجازه دهید تا رقیب به کار خود ادامه دهد و مشتریان بعد از مدت ها خودشان تشخیص دهند که قیمت پایین تر رقبا کیفیت لازم را ندارد و دوباره به خرید محصول شما روی آورند

فرضیه 2 : ایجاد یک فعالیت بازاریابی که به فروشندگان کمک می کند تا محصول شما را به عنوان یک انتخاب باکیفیت و قابل اعتمادتر نسبت به رقبا شناسایی کنند و به مشتریان خود معرفی کنند. از نظرات آنها آگاه شوند و محتوای مناسبی به آنها ارائه کنند

فرضیه اول در واقع چابکی ندارد اما گزینه دوم پاسخگو است و سریع عمل می کند . همچنین شما می توانید با این ذهنیت به تغییرات بازار و صنعت، قوانین جدید، محصولات جدید وارد بازار شده واکنش نشان دهید و راهکارهای استراتژیک برای ایجاد تغییرات در بازار راه اندازی نمایید. اساساً شما باید به طور مداوم آنچه در جهان اتفاق میفتد را تحلیل کنید و بدانید که چگونه در فرآیند، هدف گذاری و یا استراتژی ها تغییر ایجاد کنید.

• جوابگو بودن

بدون یک سیستم مناسب، واقعاً مشکل است که نمایندگان فروش را مسئول و جوابگو برای وظایف محول شده به آنها، نگه داریم. چطور می توانیم میزان پیشرفت را تحلیل کنیم وقتی وظایف آنها به طور مداوم و درست قابل پیگیری نیست.

برای این موارد، نرم افزار ارتباط با مشتری شما باید یک بخش اساسی و مهم در فروش چابک شود. در اکثر شرکت ها و سازمانها، یک قانون وجود دارد که همه به آن پایبندند و آن این است که:  “اگر وظیفه ای در سیستم ارتباط با مشتری تعریف نشده است، آن موضوع اتفاق نیفتد.”

برای اعمال کردن این قانون چند روش وجود دارد:

• ایمیل ها، تماسها یا دموهایی که در سیستم مدیریت ارتباط با مشتری ذخیره نشده اند را در نطر نگیرید.
• در طی بازبینی پایپ لاین فروش، اگر قراردادها و مشتریها، هنوز به مشتری های واجد شرایط و آماده برای ارائه دمو تبدیل نشده اند، هیچگونه گفتگویی با آنها صورت نگیرد.
• نمایندگان فروش خود را درگیر معاملاتی نکنند که در سیستم مدیریت فروش تعریف نشده اند.

مسلماً، نمایندگان فروش شما، به هر چیزی که نیاز دارند خیلی آسانتر و سریعتر دسترسی خواهند داشت اگر ابزار های بازاریابی و فروش شما با سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، هماهنگ باشد.

• ارزیابی

تاکید فروش چابک روی داده ها و اطلاعاتی است که کاملاً با سیستم مدیریت فروش مدرن، منطبق باشد. فرقی ندارد که شما نماینده یا مدیر فروش و یا مدیر عامل باشید، داده ها به شما می گو یند که راهبرد فروش شما، چقدر خوب و موثر بوده است.

معیارهای مختلفی برای موقعیت ها و اهداف مختلف اهمیت دارند. فرض کنید شما سه ماه ی آخر سال خود را بررسی می کنید و پی می برید که تفاوت فاحشی بین تعداد مشتریان بالقوه ای که با آنها تماس گرفته اید و تعداد مشتریانی که راغب به خرید شده اند، وجود دارد. شما پس از اینکه با مدیر خود به چند تماس ضبط شده گوش دادید، به دو موضوع پی می برید:

• شما بیش از حد صحبت می کنید.
• شما سوالهایی با جواب قطعی و مستقیم نمی پرسید.

بر این اساس، معیارهای کلیدی شما برای ماه آینده باید به این صورت باشد:

• نرخ صحبت به گوش دادن، باید 30 به 70 باشد.
• تعداد سوالها با جواب های واضح و قطعی در هر تماس باید بالای 6 سوال باشد.
• نرخ تعداد مشتریان راغب به خرید نسبت به کل مشتریان بالقوه ای که تماس گرفته اند باید بالای 30 درصد شده باشد.

دقت کنید که شما باید روی این معیارها در یک بازه زمانی کوتاه، متمرکز شوید. شما به آسانی می توانید این معیارهای خاص را مدیریت کنید و میزان پیشرفت خود را در انتهای ماه، ارزیابی کنید.

یک مدیر فروش ممکن است روی این معیارها، متمرکز شود:

• میانگین زمانی برای بستن قرارداد یا فروش محصول چقدر بوده است.
• میانگین تعداد قرارداد در ماه
• میانگین میزان دستیابی به بودجه فروش

اگر شما هدف خاصی را در طول یک ماه دنبال می کنید، در واقع شما روی میانگین زمان پاسخ سرنخ یا مشتری بالقوه متمرکز شده اید ( مثلاً شما به فروشندگان خود می گویید که سرعت خود را برای افزایش تعداد قرارداد با مشتری بیشتر کنند).

در انتها به عنوان نتیجه گیری، فروش چابک یک ارزیابی مناسب برای تیم فروش است. فروش چابک به شما در استفاده از داده ها و اطلاعاتی که دارید، همچنین استفاده بهینه از اعضای تیم و انگیره برای رسیدن به بهترین وضعیت ممکن، کمک می کند.