نرم افزار حسابداری رایانش ابری نرم افزار حسابداری است که بر روی سرورهای از راه دور میزبانی می‌شود. در واقع در این نوع سرویس قابلیت‌های حسابداری به روشی مشابه مدل کسب و کار SaaS (نرم افزار به عنوان سرویس) برای شرکت‌ها فراهم می‌شود. این نرم افزار به عنوان نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر، نرم افزار حسابداری مبتنی بر وب یا نرم افزار حسابداری آنلاین نیز شناخته می‌شود.در این مقاله به بررسی کاربرد رایانش ابری در حسابداری می‌پردازیم.
منظور از رایانش ابری چیست؟
رایانش ابری یک فناوری دیجیتال نوآورانه است که بر اساس غیر وابسته و مادی شدن داده‌ها کار می‌کند. به طور مشخص، داده‌ها و برنامه‌های میزبانی شده در ابر به صورت فیزیکی روی سرور، کامپیوتر یا دستگاه‌هایی ذخیره نمی‌شوند، اما ذخیره سازی از راه دور و در یک سرور واحد انجام می‌شود. امروزه به لطف رایانش ابری شما از تمام محدودیت‌های مادی که معمولاً برای استفاده از منابع محاسباتی ضروری است خلاص می‌شوید. اما برای دسترسی به این منابع نیاز به اتصال به اینترنت خواهید داشت که فاکتور اصلی برقراری این ارتباط است.
حسابداری ابری چیست؟
در رایانش ابری، کاربران از راه دور و از طریق اینترنت، به برنامه‌های نرم افزاری دسترسی دارند. داده‌ها به ابر ارسال می‌شوند، در آنجا پردازش می‌شوند و به کاربر بازگردانده می‌شوند. استفاده از نرم افزار حسابداری رایانش ابری، شرکت را از نصب و نگهداری نرم افزار بر روی کامپیوترهای اداری رها می‌کند. همچنین به کارمندان در دفاتر راه دور یا شعبه اجازه می‌دهد تا به همان داده‌ها و نسخه نرم افزار دسترسی داشته باشند.
تاریخچه حسابداری دیجیتال
در گذشته حسابدارها از نسخه‌های کاغذی برای ردیابی هزینه‌ها و درآمد استفاده می‌کردند. آنها همچنین سوابق مشتریان را در چنین گزارش‌هایی نگهداری می‌کردند. در اوایل قرن بیستم، اولین دستگاه کارت پانچ که توسط IBM ساخته شد، به حسابداران اجازه داد تا داده‌های مالی را مدیریت کنند.
نرم افزار حسابداری در ابتدا بر روی کامپیوترهای بزرگ و مینی کامپیوترها اجرا می‌شد. داده‌های مالی در پایگاه‌های داده‌ای ذخیره می‌شد که نرم‌افزار از آنجا به آن دسترسی داشت. با توسعه فناوری و نرم‌افزارها، کسب‌وکارها اغلب با دو گزینه یعنی حفظ سیستم‌های فناوری اطلاعات قدیمی‌خود (با نرم‌افزارهای قدیمی‌تر) یا ارتقای کامل مواجه بودند.
در سال 1998، NetSuite اولین نرم افزار حسابداری آنلاین را منتشر کرد که به طور گسترده به عنوان آغاز حسابداری ابری شناخته می‌شود. در حال حاضر نرم افزار حسابداری ابری، هوش تجاری و تجزیه و تحلیل پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهد که کارایی و راحتی شرکت‌ها را از پلتفرم‌های حسابداری خود افزایش داده است.
کاربردهای رایانش ابری در حسابداری
در ادامه برخی از کاربردهایی که رایانش ابری برای حسابداری فراهم کرده است و شما در هر سازمانی می‌توانید از آنها استفاده کنید آورده شده است:
1.دسترسی راحت و از هر مکانی به داده‌های مالی
کاربرد اصلی رایانش ابری در حسابداری برای یک حسابدار این است که یک سیستم در هر نقطه‌ای از کشور حاضر است که اطلاعات مالی آن را ثبت کند. در رایانش ابری مجموعه‌ای از سرورهای از راه دور برای پشتیبان‌گیری، ذخیره سازی و پردازش داده‌های مالی همواره در حال فعالیت هستند. این سرورهای از راه دور که توسط یک تامین‌کننده نرم افزار حسابداری ابری مدیریت می‌شوند، به کارمندان امکان استفاده مداوم و بلافاصله را می‌دهند.
این راه حل فوق‌العاده برای حسابدار‌های حرفه‌ای که اغلب مجبور به سفر به عنوان بخشی از کار خود هستند، جالب‌تر است. در نتیجه حسابداری ابری به شما این امکان را می‌دهد که در هر زمان به اطلاعات مشتریان خود دسترسی داشته باشید بدون اینکه نیازی به کپی کردن یا ذخیره آن در یک سرور فیزیکی داشته باشید. صرف نظر از مکان و زمان، همه داده‌های شما توسط نرم افزارهای حسابداری ارائه شده توسط ارائه دهنده خدمات ابر مالی از یک مرورگر وب قابل دسترسی و پردازش است.
2.یک سیستم بسیار اقتصادی است
میزبانی داده‌های مالی ابری به شرکت حسابداری اجازه می‌دهد تا برخی از هزینه‌های عملیاتی خود را کاهش دهد. در واقع هنگام استفاده از نرم افزار یا سرویس ابری، نیازی به خرید مجوزی ندارید. حسابداری ابری همچنین امکان حذف هزینه‌های مربوط به خرید و نگهداری ابزارهای مختلف فناوری اطلاعات را فراهم می‌کند.
در اغلب اوقات با میزبانی داده‌های مالی خود در ابر فقط برای آنچه نیاز دارید هزینه می‌کنید. در نتیجه این راه حل‌ها را می‌توان به صورت یکجا با قیمت کاهش یافته یا به صورت اشتراک ماهانه خریداری کرد.
3.ابر در حسابداری انعطاف پذیر است
سرویس حسابداری ابری، سرعت و انعطاف پذیری را در مدیریت روزانه موارد محاسباتی به شما ارائه می‌دهد. در نتیجه شما به عنوان یک حسابدار می‌توانید به سرعت به نیازهای نرم افزار مالی خود پاسخ داده و در زمان‌های شلوغی کار بیشترین سرعت ورود داده‌ها را داشته باشید. همه چیز با چند کلیک انجام می‌شود.
در طول دوره‌های تعطیلی فصلی، کارمندان بخش حسابداری می‌تواند با کاهش استفاده از یک سرویس یا برنامه خاص در هزینه‌ها و همچنین مشکل رفت و آمد در این دوره را صرفه‌جویی کنند، به این ترتیب می‌توانید هزینه‌های خود را کاهش دهید.
4.حداکثر امنیت برای داده‌های حسابداری تضمین می‌شود
با راه حل‌های ذخیره‌سازی اطلاعات در سرور محلی یا حتی قفل‌های فیزیکی نرم‌افزارهای حسابداری، امنیت داده‌های مالی شما به خطر می‌افتد. به لطف سطح بسیار پیشرفته حفاظت از داده‌های سیستم Cloud حداکثر امنیت داده‌های مالی و اطلاعات محرمانه تضمین می‌شود. این ارائه دهنده خدمات است که تمام ابزارهای لازم برای عملیاتی کردن امنیت ابر را ارائه می‌دهد. تمام اقدامات مربوط به مدیریت سرور، یعنی میزبانی، ذخیره و تهیه نسخه پشتیبان از داده‌های مالی را انجام می‌دهد.
بنابراین تنها کاری که باید انجام دهید این است که داده‌های مالی خود را به روز کرده و خدمات مورد نیاز خود را فعال کنید. بنابراین می‌توانید به مشتریان خود اطمینان دهید که اطلاعات استراتژیک مالی آنها در خطر از بین رفتن یا هک شدن نیستند. در نتیجه سیستم ابری یک مکانیسم قابل اعتماد و امن است که برای نتیجه بهتر نیازی به تلاش زیاد ندارد.
5.استفاده راحت از خدمات جدید
راه حل رایانش ابری در حسابداری به شرکت‌های حسابداری اجازه می‌دهد تا از یک امکان جدید در استفاده از نرم‌افزار خود به راحتی بهره ببرند. سیستم رایانش ابری به شرکت حسابداری اجازه می‌دهد تا بسیاری از راه حل‌های ارائه شده از جمله موارد زیر به راحتی استفاده کند:
- مدیریت حقوق و دستمزد
- صورتحساب‌های مختلف
- ساماندهی منابع انسانی
- ارائه راه حل‌های حسابداری
- مدیریت مالی
- مدیریت ارتباط با مشتری
- و …
مزایای نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر
بدون کمک نرم افزارهای حسابداری، حسابدارها و سایر متخصصان امور مالی زمان‌های طولانی را صرف انجام کارهای دستی می‌کنند. حسابداری شامل جزئیات زیاد و توجه به اعداد است و زمان زیادی می‌برد. خودکارسازی فرآیندها به حسابداران زمان بیشتری برای کار روی پروژه‌های دیگر یا تمرکز بر روی امور مالی بزرگ به جای وظایف روزمره خود می‌دهد. در نتیجه می‌توان مزایای زیر را برای رایانش ابری در حسابداری متصور بود:
- داشتن نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر انعطاف پذیری بیشتری را فراهم کرده و در صورت نیاز، کارمندان می‌توانند نرم افزار حسابداری ابری را در دستگاه‌های شخصی خود دانلود کنند.
- بسیاری از کسب‌وکارها به دورکاری روی آورده‌اند و داشتن یک پلت فرم حسابداری مبتنی بر ابر به این معنی است که کارمندان می‌توانند در هر جایی که به اینترنت متصل هستند کار حسابداری را انجام دهند.
- ورود داده‌ها در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود، بنابراین کارمندان به روزترین پرونده‌های حسابداری را به صورت زنده داشته و از نظر زمانی وظایف مالی آنها دیر یا گیج‌کننده نمی‌شود.
- برنامه‌های کاربردی مبتنی بر ابر امکان ادغام با سایر نرم افزارهای سازمانی را فراهم می‌کنند تا ارتباط بین داده‌ها هماهنگ و قابل مشاهده باشد.
- کسب و کارها می‌توانند داده‌های خود را در فضای امن‌تری ذخیره کنند. در یک برنامه حسابداری داخلی، تمام اطلاعات در یک سرور محلی ذخیره می‌شود. اما معمولاً ارائه دهندگان خدمات ابری داده‌های نرم افزار را در مکان‌های مختلف ذخیره می‌کنند در نتیجه احتمال کمتری وجود دارد که اطلاعات مالی کسب‌وکارها از بین رفته و یک فاجعه برای داده‌های مالی پیش آید.
- نرم‌افزار حسابداری ابری با همکاری بهتر و قابلیت‌های تلفن همراه امکان دریافت گزارش‌ها به همراه و دید سریع آنها در سراسر سازمان را برای شما فراهم می‌کند. در واقع کسب‌وکارهایی که هزینه خرید حسابداری ابری را پرداخت می‌کنند، به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری را به محض آماده شدن و بدون نیاز به خرید نرم‌افزار اضافی دریافت می‌کنند.
نتیجه‌گیری
آیا کسب و کار شما هنوز از نرم‌افزارهای سنتی برای حسابداری استفاده می‌کند؟ به راحتی می‌توانید آن را با سیستم رایانش ابری در حسابداری جایگزین کرده و از هر نقطه و هر دستگاهی به داده‌های مالی خود درسترسی داشته باشید. در رایانش ابری، کارمندان از راه دور و از طریق اینترنت به نرم افزار حسابداری ابری خود دسترسی دارند.
استفاده از نرم افزار حسابداری ابری سپیدار، کسب و کار را از نیاز به نصب و نگهداری نرم افزار بر روی سرورها و کامپیوترهای سنتی فردی رها می‌کند. راه‌حل‌های حسابداری ابری همچنین به کارمندان سایر بخش‌ها، دفاتر راه دور یا شعب اجازه می‌دهد به داده‌ها و نسخه نرم‌افزاری هماهنگ دیگر هم دسترسی داشته باشند.
سوالات متداول
حسابداری ابری چیست؟
در رایانش ابری، کاربران از راه دور و از طریق اینترنت، به برنامه‌های نرم افزاری دسترسی دارند. داده‌ها به ابر ارسال می‌شوند، در آنجا پردازش می‌شوند و به کاربر بازگردانده می‌شوند.
مزایای نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر چیست؟
بدون کمک نرم افزارهای حسابداری، حسابدارها و سایر متخصصان امور مالی زمان‌های طولانی را صرف انجام کارهای دستی می‌کنند. حسابداری شامل جزئیات زیاد و توجه به اعداد است و زمان زیادی می‌برد. توضیحات بیشتر در مقاله آورده شده است.