دپارتمان‌های مالی در تمامی شرکت‌ها از اسناد زیادی استفاده می‌کنند مثلا صورت‌حساب‌ها، ترازنامه‌ها، صورت‌های سود و زیان، گزارش‌های مالیاتی و… مدیریت و پردازش اسناد و مدارک زیاد، دلیل بسیاری از دردسرها و مشکلات بوده است. بااین‌حال، به لطف اتوماسیون حسابداری، تغییراتی در این صنعت ایجاد شده که رویکرد ما به حسابداری را تغییر می‌دهد و نیاز به کاغذبازی را به‌کلی از بین می‌برد.
کسب‌وکارها در سراسر جهان در حال گذار به سیستمهای هوشمند، بدون کاغذ و سازگار با محیط زیست هستند. فعال‌کردن این تغییر همزمان با معرفی حسابداری مبتنی بر ابر بوده است. حسابداری مدرن نیاز به عملکرد در سطح بالایی از کارایی دارد و نرم افزار حسابداری ابری در حال تبدیل‌شدن به ابزار انتخابی برای هر کسب‌وکاری است که به دنبال سازگاری با این مدرنیزاسیون در سطح صنعت هستند.
اتوماسیون حسابداری مبتنی بر ابر چیست؟
عمل ذخیره و پردازش دادهها بر روی سرورهای فیزیکی یا کاغذ دیگر بهاندازه کافی برای دنیای مالی کارآمد نیست. برای ارتقا این سیستمهای سنتی، ما اکنون اتوماسیون حسابداری مبتنی بر ابر را داریم. با استفاده از این پلتفرم‌ها، می‌توانید تمام داده‌های خود را در سرورهای «ابر» آنلاین ذخیره و پردازش کنید و هرکسی که مجوز ورود را داشته باشد، می‌تواند در هر مکان و در هرزمانی به آن دسترسی داشته باشد.
فناوری حسابداری ابری تمام داده‌های حسابداری شرکت شما را در یک پلتفرم امن ذخیره، پردازش و مدیریت می‌کند. دادهها مانند یک بانک رمزگذاری شده نگهداری می‌شوند و فقط با واردکردن جزئیات ورود صحیح می‌توان به آنها دسترسی داشت. شما می‌توانید از طریق اینترنت به سرورهای ابری نرم افزار حسابداری کسب‌وکار خود دسترسی داشته باشید.
با فناوری حسابداری ابری، دیگر نیازی به راه‌اندازی و نصب نرم افزار بر روی کامپیوترهای شخصی نیست. هرکسی که مجوز موردنیاز را داشته باشد می‌تواند از دستگاه‌های خود برای دسترسی به فضای ابری استفاده کند. این ویژگی به‌ویژه در حال حاضر مفید است؛ زیرا به تیم‌های راه دور یا خارج از دفتر اجازه می‌دهد تا از نرم افزار مشابه برای دسترسی به داده‌های مشابه و ایجاد تغییرات در زمان واقعی استفاده کنند.
مزایای نرم افزار حسابداری ابری
در این قسمت شما را با مزایای نرم افزار حسابداری ابری آشنا می‌کنیم:
1.تجزیه‌وتحلیل عمیق
نرم‌افزار حسابداری ابری دارای ابزارها و منابع تحلیلی پیشرفته‌ای است که می‌تواند تفکرات ظریف و دید کاملی را در مورد تمام امور مالی به شما بدهد. این نرم افزار می‌تواند به‌عنوان مشاور مالی شخصی شما که گزارش‌های سفارشی شما را تهیه می‌کند و ورودی‌های ارزشمندی را ارائه می‌دهد، مورداستفاده قرار گیرد.
2.ذخیره‌سازی امن
در مقایسه با نرم‌افزارهای مبتنی بر ویندوز یا سیستمهای مبتنی بر کاغذ، حسابداری مبتنی بر ابر گزینه بسیار امن‌تری برای ذخیره اطلاعات مالی ارائه می‌دهد. ارائه‌دهندگان SaaS به طور معمول از دادهها در چندین سرور پراکنده در مکان‌های مختلف نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند و عدم وجود هرگونه نقطه ذخیره‌سازی فیزیکی به این معنی است که خطر سرقت دادهها نیز کاهش می‌یابد. این موضوع همچنین تضمین می‌کند که دادهها در برابر بلایای طبیعی نیز محافظت می‌شوند.
3.دسترسی بی‌دردسر
ذخیره داده‌های شما در یک سیستم حسابداری بدون کاغذ به این معنی است که هیچ نسخه یا کتاب فیزیکی محدودی وجود ندارد که تنها برای افراد در یک‌زمان قابل‌دسترسی باشد. وقتی داده‌های شما در یک فضای ابری ذخیره می‌شود، به این معنی است که هر تعداد نفر در هرزمان معین و از هر مکانی به آن دادهها دسترسی دارند. تنها با واردکردن اطلاعات ورود به سیستم، همه این افراد می‌توانند همزمان داده‌های یکسانی را در همان نرم‌افزار ببینند و در صورت لزوم روی دادهها همکاری کنند.
4.معاملات بلادرنگ
یکی از بهترین مزایای نرم افزار حسابداری ابری این است که می‌توانید از امتیاز مشاهده تراکنش‌های حسابداری خود در زمان واقعی و در زمان وقوع آنها لذت ببرید. انتظار برای پایان یک هفته، یک هفته در میان یا یک ماه قبل از اینکه بتوانید اختلافات در جریان نقدینگی یا مالی را تشخیص دهید، می‌تواند برای دیدگاه‌های شما در امور مالی مضر باشد. تراکنش‌های بی‌درنگ و ویژگی‌های گزارش‌دهی حسابداری ابری به شما کمک می‌کند تا هرزمان و هرکجا که بخواهید یا نیاز دارید، گزارش‌های فوری مالی از حساب‌های خود را به دست آورید.
5.تمرکز در کارها
نرم افزار حسابداری مبتنی بر فضای ابری دارای مجموعه‌ای کامل از ویژگی‌ها است که در کنار هم قرارگرفتن آنها به‌عنوان یک راه‌حل یک‌مرحله‌ای، برای همه مشکلات حسابداری شما راه‌حلی پیدا می‌کند. این پلتفرم‌ها خدماتی مانند بازپرداخت هزینه، پردازش صورت‌حساب، تراکنش‌ها و گردش‌های کاری تأیید شده را ارائه می‌کنند. این موارد به شما کمک می‌کنند تا تمام فرایندهای حسابداری خود را در یک پلتفرم جامع متمرکز و ادغام کنید.
6.دقت بهبودیافته
اتوماسیون حسابداری مقدار زیادی از حدس و گمان، کار دستی و نیاز به راستی‌آزمایی خارج از فرایندهای حسابداری را می‌طلبد. فناوری به‌مراتب کمتر از انسان در معرض خطا است. وقتی حساب‌های خود را به یک نرم‌افزار حسابداری کسب‌وکار مبتنی بر ابر واگذار می‌کنید، نه‌تنها حجم کاری تیم‌های مالی خود را کاهش می‌دهید، بلکه اطمینان می‌دهید که وظایف توسط سیستمی انجام می‌شود که دقیق و بدون خطا طراحی شده است.
7.سرعت پردازش بیشتر
حسابداری مبتنی بر کاغذ دارای فرایندهای دستی است که زمان بر بوده و ممکن است مستعد خطا باشد. اتوماسیون نه‌تنها دقت سیستمهای حسابداری شما را بهبود می‌بخشد، بلکه آنها را بسیار کارآمدتر و مهم‌تر از همه سریع‌تر می‌کند. هر چه سیستم شما زودتر بتواند داده‌های حسابداری شما را پردازش و مدیریت کند، زودتر می توانید نسبت به آنها اقدام کنید.
8.یکپارچه‌سازی بی‌نقص
همه می‌دانند که استفاده از چندین نرم‌افزار برای مدیریت یک فرایند چقدر می‌تواند گیج‌کننده و خسته‌کننده باشد. نرم‌افزار حسابداری که قبلاً استفاده می‌کردید باید داده‌هایی را در خود نگه دارد که نمی‌توانید از دست بدهید. وقتی می‌توانید از یک نرم‌افزار حسابداری ابری استفاده کنید که می‌تواند خود را با سیستمهای از قبل موجود شما یکپارچه کند، چرا باید از آنها استفاده کنید؟ این پلتفرم‌ها می‌توانند به طور یکپارچه خود را با نرم افزار حسابداری شما ادغام کنند و به شما کمک کنند داده‌های تاریخی را از دست ندهید و درعین‌حال از این دادهها برای تصمیم‌گیری بهتر در آینده استفاده کنید.
سخن پایانی
در این مقاله به مزیت‌های نرم افزار حسابداری ابری پرداختیم. شما می‌توانید برای انجام امور حسابداری خود نیز از یک نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری استفاده کنید. سیستمهای حسابداری ابری قابلیت گزارش‌دهی بسیار قدرتمندی دارند و از داده‌های حسابداری مجموعه شما نیز به‌صورت خودکار نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند.
سوال متداول
اتوماسیون حسابداری مبتنی بر ابر چیست؟
عمل ذخیره و پردازش دادهها بر روی سرورهای فیزیکی یا کاغذ دیگر بهاندازه کافی برای دنیای مالی کارآمد نیست. برای ارتقا این سیستمهای سنتی، ما اکنون اتوماسیون حسابداری مبتنی بر ابر را داریم.