EN

مزایای سیستم حقوق و دستمزد چیست؟

نویسنده: شایان پسران سید بنکدار
[تعداد: 14    میانگین: 2.9/5]
  • وظیفه سیستم حقوق و دستمزد چیست؟
  • چالش‌های مالی شرکتی بدون سیستم حقوق و دستمزد چیست؟

سیستم حقوق و دستمزد

 

محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای پرسنل یکی از پر اهمیت‌ترین و در عین حال زمان برترین محاسبات بخش‌های اداری و مالی هر سازمان و کسب و کاری است. اگر این فرصت را داشته باشید که دستمزد کارکنان را به صورتی منظم و با رویه‌ای یکسان بپردازید و همچنین اطلاعات عوامل را به گونه‌ای بایگانی کنید که علاوه بر دسترسی ساده به آنها، بتوانید گزارشات متنوعی هم از این اطلاعات تهیه کنید، از یک سو توانسته‌اید میزان رضایت کارکنانتان را افزایش دهید و از سوی دیگر تعاملتان با مراجع و سازمان‌های مرتبط (مانند وزارت دارایی، سازمان بیمه و…) تسهیل خواهد شد.

یک سیستم حقوق و دستمزد مکانیزه که به کمک نرم افزار حسابداری در شرکت‌ها مستقر می‌شود، به کارفرمایان امکان محاسبه اتوماتیک حقوق و دستمزد پرسنل را می‌دهد. البته سیستم‌های دستی و سنتی هم برای محاسبه حقوق و دستمزد وجود دارد اما تجربه نشان داده است محاسبه غیر مکانیزه حقوق و دستمزد بسیار وقت گیر است. سیستم حقوق و دستمزدی که در نرم افزار حسابداری موجود است به شما کمک می‌کند تا با صرف زمانی اندک، به دقیق‌ترین و ساده‌ترین شکل حقوق و دستمزد پرسنلتان را حساب کنید.

پرداختی دقیق بر مبنای ساعت کاری

بسیاری از نیروهای کاری بر مبنای ساعت کاری دستمزد دریافت می‌کنند. بر اساس زمانی که صرف کار می‌کنند کارفرما نیز به آنها پرداخت می‌کند. بنابراین بسیار حائز اهمیت است که کارفرما بتواند ساعت کاری پرسنل و نیروها را دقیق حساب کند. بسیاری از کارفرمایان ساعت ورود و خروج را دستی ثبت می‌کنند. سیستم ثبت ورود و خروج دستی نیازمند تفریق ساعت خروج از ساعت ورود است.

فرض کنید سازمانی ده‌ها پرسنل دارد و بخواهد ورود خروج منظم افراد را ثبت کند. در این صورت احتمال خطا و اشتباه در محسابات بسیار بالا است. انتخاب هوشمندانه، به کارگیری سیستم حقوق و دستمزدی است که پس از ثبت ورود و خروج پرسنل بتواند توسط نرم افزار حسابداری اطلاعات ثبت شده را دریافت کند (به طور مثال دریافت از Excel) و به طور اتوماتیک محاسبات مربوطه را انجام دهد. حالت پیشرفته‌تر استفاده از سیستم‌هایی همچون RFID یا اثر انگشت برای ثبت ورود و خروج است. در اینصورت هیچ نیازی به ثبت دستی وجود ندارد و احتمال خطای کارفرما در محاسبه حقوق بر مبنای ساعت کاری را به صفر نزدیک می‌کند.

محاسبه دقیق حقوق بر مبنای هر نفر

زمانی که از سیستم حقوق و دستمزد نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنید، اختیار را به سیستم حقوق و دستمزد می‌دهید تا پرداختی به پرسنل را محاسبه کند. سیستم حقوق و دسمتزد نرم‌افزار حسابداری سپیدار به شما این امکان را می‌دهد تا بر اساس اطلاعاتی که برای پرسنل وارد کرده‌اید (به طور مثال سابقه کاری، بیمه و غیره) حقوق هر شخص محاسبه شود.

عواملی همچون اضافه کاری، حق جذب، حق مسئولیت و غیره را سیستم محاسبه می‌کند و فیش حقوقی منحصر به فرد بر فرد صادر می‌گردد.

محاسبه کسورات حقوق و دستمزد

شاید یکی از سخت‌ترین و زمان‌برترین بخش‌های محاسبه حقوق و دستمزد، محاسبات مرتبط به کسری حقوق است. از طرفی هم متقاعد کردن پرسنل بابت کسری‌ها کار آسانی نیست و نیازمند سیستمی نظام‌مند است تا بتواند به طور دقیق محاسبات را انجام دهد. کارفرما باید بتواند مبالغ مورد نظر مالیاتی، بیمه، وام صندوق و غیره را قبل از پرداخت به کارمندان کسر کند. چنین محاسباتی بسیار می‌تواند زمانبر باشد و محاسبات دستی و سنتی آنها کاری فرسایشی است. قوانین و مقررات بسیاری وجود دارد که فقط حسابدارها و کارشناسان دارایی با آنها آشنایی دارند (همچنین بخوانید “مزایای استخدام حسابدار“). به کمک سیستم محاسبه حقوق و دستمزدی مثل سپیدار خیالتان بابت قوانین، مقررات و کسری‌های حقوق راحت است. چرا که کارشناسان نرم‌افزاری هر منطقی که نیاز باشد را در نرم افزار ایجاد می‌کنند تا محاسبات به شکلی دقیق صورت گیرد. تطابق سیستم حقوق و دستمزد با قوانین مالیاتی یک کشور می‌تواند عاملی برای حس رضایت کارکنان باشد. زمانی که کارکنان خیالشان از بابت پرداخت منصفانه و طبق قوانین کشور راحت باشد، به سیستم حسابداری و عدالتی که بر شرکت حاکم است اعتماد می‌کنند و با خیالی آسوده‌تر از گذشته فعالیت می‌کنند.

بایگانی اسناد مرتبط با پرداخت به پرسنل

هر کشوری قوائد و قوانین مالیاتی خاصی دارد. به طور مثال IRS نیازمند بایگانی لیست حقوق و دستمزد پرسنل بابت حداقل ۴ سال است. دستی نگه داشتن چنین فرایندی علاوه بر زائد بودن و افزایش کاغذ بازی اداری، احتمال بروز مشکلات را افزایش می‌دهد. یک سیستم حقوق و دستمزد مناسب این قابلیت را به شما می‌دهد تا بتوانید اطلاعات را علاوه بر ثبت آسان، به راحتی در سیستم بایگانی کنید و ترسی بابت مفقود شدن اطلاعات نداشته باشید.

 

سیستم حقوق و دستمزد

 

در ادامه می‌خوانیم نشانه‌های نیاز شما برای استقرار سیستم حقوق و دستمزد چیست؟

  1. جریمه مالیاتی برای شما محتمل‌الوقوع است:

مالیات بر حقوق بسیار حائز اهمیت است و طبیعی است که اگر محاسبات صحیحی انجام نشود، نتیجه آن جرایم سنگین مالیاتی است. این جرایم نه تنها نقدینگی شرکت را می‌کاهد بلکه نظم مالیاتی سازمان را هم دچار تنش می‌کند. با اتکا به سیستم حقوق و دستمزدی مثل سیستم سپیدار، از جرایم مالیاتی جلوگیری کنید.

  1. حسابدار شما وقت و انرژی زیادی صرف محاسبه حقوق و دستمزد می‌کند:

همانطور که در متن هم به آن اشاره شد محاسبات مرتبط با کسورات و ساعت کاری پرسنل بسیار وقت‌گیر است. البته صرفا وقت زیاد مسئله نیست. محاسبات طولانی احتمال افزایش خطا را در پیش دارد. در نتیجه حسابدار نه تنها کاری طاقت فرسا انجام می‌دهد، استرس بالایی هم بابت جلوگیری از خطا در حین کار دارد. این در حالی است که به کارگیری سیستم حقوق و دستمزد سپیدار نتایجی بسیار متفاوت به همراه دارد و بخش عمده‌ای از کار توسط سیستم به صورت دقیق صورت می‌گیرد.

  1. اطلاعات در سازمان شما یکپارچه و منظم نیست:

دسترسی به سیستمی یکپارچه مثل نرم افزار حسابداری سپیدار به یکپارچگی اطلاعات مالی در سازمان کمک شایسته‌ای می‌کند. محاسبه حقوق و دستمزد کار آسانی نیست. به خصوص زمانی که شما کارمندانی تمام وقت و پاره وقت با حقوق‌های متفاوت دارید، تصمیم‌گیری در مورد کسورات و شیوه پرداخت به آنها پیچیده می‌شود. در ضمن فقط اطلاعات داخلی سازمان شما نیست که پیچیدگی دارد. قوانین و مقررات هم به روز می‌شوند و تجمیع اطلاعات یکپارچه داخل سازمان و قوانین کشوری کار دشواری خواهد بود اگر از نرم افزار حسابداری و سیستم حقوق و دستمزد استفاده نکنید.

در انتها پس از آشنایی با سیستم حقوق و دستمزد می‌توانید ویدیو آشنایی با سیستم حقوق و دستمزد سپیدار را مشاهده نمایید.

 

 

این مطالب را نیز بخوانید

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

خبرنامه سپیدار

به خبرنامه سپیدار بپیوندید

شکیبا باشید

از شما متشکریم