شرکتهای بازرگانی تولید‌کننده کالا نیستند و فقط آن را وارد می‌کنند و در بازار به فروش می‌رسانند. به‌همین‌خاطر فرایند حسابداری در شرکتهای بازرگانی نسبت به سایر شرکت‌ها کمی متفاوت است؛ زیرا فرایند تجارت آنها نوعی فعالیت بازرگانی است و نیازمند حسابداری بازرگانی است.
در این مقاله به 4 نکته طلایی در حسابداری شرکتهای بازرگانی از جمله انتخاب سیستم حسابداری مناسب، در نظر گرفتن تخفیف ها و محاسبه سود و زیان خواهیم پرداخت.
برای آشنایی با نکات طلایی در حسابداری شرکت های بازرگانی با ما تا پایان این مقاله همراه باشید. پادکست زیر نیز در زمینه حسابداری واردات و صادرات برای شما آماده شده است.
قسمت ۱۵۰: حسابداری واردات و صادرات
انتخاب سیستم ثبت مناسب
فرایند خرید و فروش کالا در شرکتهای بازرگانی فرایند متفاوتی دارد؛ از‌همین‌رو در این شرکت‌ها از دو سیستم دائمی و ادواری استفاده میشود.
توضیحات سیستم دائمی و ادواری به شرح زیر است:
- سیستم ادواری: در این سیستم ثبتی، موجودی و بهای کالا در طی دوره‌ای در دفاتر و حساب‌ها ثبت نمی‌شود و در طول آن دوره مالی، گردشی ندارد. در پایان سال و با شمارش میزان کالا و بهای آن بر‌اساس روش گردش بهای تمام‌شده، مبلغی به دست می‌آید. این مبلغ به‌عنوان موجودی پایان دوره آن سال و موجودی ابتدای دوره سال جدید در دفاتر و ترازنامه ثبت میشود.
- سیستم دائمی: در این سیستم در هر پروسه خرید و فروش کالا، حساب موجودی کالا بدهکار و بستانکار و مقدار و بهای آن ثبت میشود. برای مثال اگر موجودی کالا افزایش یابد مثلا خریدی انجام شود، برگشت کالا از فروش صورت‌گرفته باشد یا موجودی کالا کاهش یابد، در حساب ثبت میشود. به‌این‌ترتیب در هر زمان می‌توان میزان موجودی کالای شرکت را به‌صورت‌دقیق از دفاتر حسابداری شرکت استخراج کرد.
انتخاب سیستم مناسب برای ثبت میزان درآمد و خرید و فروش کالاها در شرکتهای بازرگانی، کمک شایانی به جلوگیری از ایجاد ابهام در محاسبه‌ها خواهد کرد؛ البته که استفاده از برنامه حسابداری بازرگانی برای شفاف‌سازی هرچه تمام‌تر سندهای مالی اهمیت بسیاری دارد.
خرید کالا در حسابداری بازرگانی با در نظر گرفتن تخفیف ها
در عملیات حسابداری بازرگانی هنگام خرید کالا باید به این نکته توجه کرد که ممکن است فروشنده تخفیفاتی را برای شرکت در نظر بگیرد. انواع تخفیف‌ها شامل چهار مدل اصلی می‌شوند که هر مدل از تخفیف‌ها با جزئیات خاصی ثبت می‌شوند.
یکی از نکات طلایی حسابداری در شرکتهای بازرگانی، آشنایی با انواع تخفیف‌ها است که به چهار مدل زیر تقسیم می‌شوند:
- تخفیف تجاری: تخفیفی که معمولا هنگام خرید عمده به شرکت خریدار داده میشود. البته تخفیفهای تجاری در زمان‌های خاصی از سال به‌عنوان مثال فروش ویژه بهاره یا سایر فصل‌ها نیز در نظر گرفته میشود و فروشنده درصدی از تخفیف را برای کالای خریداری‌شده محاسبه می‌کند. تخفیفهای تجاری در دفاتر مالی ثبت نمی‌شوند و به‌عبارتی در عملیات حسابداری بازرگانی فقط مبلغ خرید خالص که تخفیف از آن کسر شده ثبت میشود.
- تخفیف توافقی: این مدل از تخفیف، توافقی است که در قیمت خرید و فروش بین خریدار و فروشنده کالا صورت می‌گیرد. تخفیف توافقی نیز مانند تخفیف تجاری چون پیش از قطعی شدن معامله محاسبه میشود، در دفاتر حسابداری ثبت نخواهد شد. این دو نوع تخفیف معمولا در زیر فاکتور قید می‌شوند.
- تخفیف نقدی: در زمان خرید کالا به‌صورت عمده، فروشنده تخفیفی را تعیین می‌کند که اگر مبلغ خرید کالا زودتر از تاریخ تعیین‌شده پرداخت شود، مبلغی به‌عنوان تخفیف خوش حسابی در نظر گرفته شود. توجه داشته باشید تخفیف نقدی در صورتی داخل دفاتر حسابداری ثبت میشود که طرفین توافق کنند و مبلغی به‌عنوان تخفیف نقدی در نظر گرفته شود.
- تخفیف به علت عیب و نقص: خریدار به علت معیوب بودن جنس خریداری‌شده یا عدم مطابقت آن با نمونه ارائه‌شده اولیه، بخشی از جنس خریداری‌شده را به فروشنده عودت دهد. همچنین می‌توان بابت معیوب بودن آن از فروشنده تخفیف بگیرد که در هر دو صورت مبلغ عودت‌داده‌شده یا تخفیف باید به صورت برگشت از خرید و تخفیف ثبت شود.
درصورتی‌که کالای خریداری‌شده شامل تخفیف نشود، باید مبلغ اصلی خرید ثبت شود. توجه داشته باشید که تخفیف تجاری و توافقی در دفاتر ترازنامه و حسابداری ثبت نخواهند شد، اما در نرم افزار حسابداری می‌توان برای ایجاد شفافیت بیشتر قراردادها و مبالغ پرداختی، تخفیف تجاری و توافقی را ثبت کرد.
حسابداری شرکت بازرگانی خود را به سپیدار بسپارید
مدیریت بهینه موجودی انبار
تحلیل حاشیه سود کالا
گزارش‌های تحلیلی انبار؛
پرداخت دقیق پورسانت برمبنای مدل؛
تعریف انواع تخفیف و محاسبه‌های خودکار؛
نکات طلایی فروش کالا در حسابداری شرکت های بازرگانی چیست؟
هنگام فروش کالا در روش ثبت ادواری، اگر حساب نسیه باشد، حساب‌هایی که دریافت می‌شوند بدهکار و در صورت فروش نقدی، حساب صندوق بدهکار خواهد شد و حساب فروش بستانکار است.
درصورتی‌که کالای فروخته‌شده برگشت بخورد، مبلغ برگشت از فروش و همچنین تخفیفات داده شده بدهکار محسوب شده و مبالغ دریافتنی با عنوان بستانکار ثبت می‌شوند.
چنانچه هنگام فروش از بابت معیوب بودن کالا مبلغی به صورت تخفیف کسر شود، نحوه ثبت آن نیز مانند برگشت کالا است. اگر در فروش نسیه به خریدار قول تخفیف خوش‌حسابی داده شود و خریدار با پرداخت آن زودتر از موعد مقرر تخفیف بگیرد؛ در دفاتر حسابداری شرکت تخفیف نقدی فروش در ستون بدهکار و مبلغ دریافت‌شده در ستون بستانکار ثبت خواهند شد. این اعداد در دفتر ترازنامه ثبت می‌شوند که این دفتر و دفتر روزنامه در انواع حسابداری کاربرد نسبتا یکسانی دارند.
نحوه محاسبه سود و زیان
سود و زیان هر شرکتی بیانگر نتایج عملیات آن شرکت طی یک دوره مالی است که جهت سنجش نتایج عملیات یک شرکت، باید درآمدها و هزینه‌های یک دوره مقایسه شوند. در حسابداری بازرگانی گزارشی که در آن درآمدها و هزینه‌های یک دوره مقابل هم قرار بگیرند، گزارش صورت سود و زیان نامیده میشود.
صورت سود و زیان شرکتهای بازرگانی باید حاوی اطلاعات زیر باشد:
- فروش خالص
- مبلغ تمام شده کالای به فروش رسیده
- سود یا زیان ناخالص
- هزینه‌های عملیاتی
- سود یا زیان خالص
توجه داشته باشید در حسابداری بازرگانی برای بدست آوردن فروش خالص باید مانده حساب فروش در دفاتر حسابداری منهای مانده تخفیفات نقدی و سایر تخفیفات فروش و برگشت از فروش شود.
همچنین برای محاسبه مبلغ تمام‌شده کالای فروخته‌شده، موجودی آن کالا از ابتدای دوره و خرید خالص در طی دوره که فرمول آن «خرید منهای برگشت از خرید و تخفیفات نقدی و سایر تخفیفات آن» است، محاسبه میشود.
هزینه‌های مربوط به حمل کالا نیز محاسبه شده و در انتهای دوره از مبلغ کلی کسر خواهد شد.
آشنایی با اهمیت ترازنامه در حسابداری شرکت های بازرگانی
ترازنامه صورت وضعیتی است که با ارائه گزارشی از سرمایه، دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت بازرگانی در یک زمان، اطلاعات مربوط به منابع و تعهدات اقتصادی و حقوق مالی صاحب سرمایه را مشخص می‌کند.
در واقع ترازنامه شکل بسط داده شده معادله اساسی حسابداری (سرمایه + بدهی = دارایی) است.
ترازنامه به‌نوعی معرف وضعیت مالی شرکت بازرگانی در مقطع زمانی مشخصی است که با نام صورت وضعیت مالی نیز شناخته میشود.
در ترازنامه معمولا دارایی‌ها به ترتیب سرعت آنها در تبدیل شدن به وجوه نقد و بدهی‌ها بر طبق زمان سررسید مربوطه طبقه‌بندی و گزارش می‌شوند. که ترتیب طبقات در تهیه ترازنامه به شرح زیر است:
- دارایی‌های جاری: دارایی‌های جاری در سیستم حسابداری بازرگانی شامل نقدینگی شرکت و سایر دارایی‌هایی می‌شوند که انتظار می‌رود در طی یک سال به وجه نقد تبدیل شوند یا به فروش بروند. اقلام دارایی‌های جاری عموما به ترتیب نزول نقدینگی در صورت وضعیت مالی (ترازنامه) طبقه‌بندی می‌شوند، مانند موجودی نقد شرکت، موجودی کالای شرکت و سرمایه گذاری‌های کوتاه مدت شرکت.
- دارایی‌های غیرجاری: دارایی‌های غیرجاری یا به‌عبارتی دارایی‌های بلند مدت، به دارایی‌هایی گفته میشود که هدف شرکت، نگهداری یا بکارگیری آنها در سال‌های متمادی است. دارایی‌های غیرجاری بلند مدت را دارایی‌های ثابت نیز می‌نامند که دارایی‌های غیرجاری به نوع دارایی غیر‌تجاری و غیر‌تجاری نامشهود تقسیم بندی می‌شوند.
- بدهی‌های جاری: بدهی‌های جاری در حسابداری بازرگانی به دارایی‌هایی گفته میشود که طی یک سال از محل دارایی جاری شرکت تسویه شوند. این بدهی‌ها در ترازنامه طبقه‌بندی خواهند شد؛ مانند حساب‌های قابل پرداخت و مالیات قابل پرداخت.
- بدهی‌های بلند مدت: اگر شرکت بدهی‌های بلند مدت داشته باشد که در طی یک سال از محل دارایی جاری قابل تسویه نباشد، بدهی بلند مدت نام دارند. از جمله بدهی‌های بلند مدت می‌توان به اوراق مشارکت قابل پرداخت و اسناد قابل پرداخت بلند مدت اشاره کرد. به این ترتیب با در نظر گرفتن نوع بدهی و دارایی، می‌توانید حسابداری شرکتهای بازرگانی را ساده‌تر جلو ببرید.
مهم است در شرکتهای بازرگانی از نرم‌افزار حسابداری معتبر استفاده کنید تا اسناد مالی در داشبرد این نرم‌افزار ثبت شده و در دسترس شما باشد.
برای آشنایی با بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی، فقط کافی است با مجموعه سپیدار تماس بگیرید تا مشاوران این مجموعه شما را برای خرید نرم افزار حسابداری مناسب راهنمایی کنند.
آسان سازی فرایند حسابداری در شرکت های بازرگانی
در این مقاله تلاش کردیم نکات طلایی حسابداری شرکتهای بازرگانی را بررسی کنیم. با استفاده از نکاتی که بررسی کردیم و نرم‌افزارهای حسابداری، فرایند محاسبه سندهای مالی ساده‌تر خواهد شد.
اگر سوال‌های دیگری در مورد مباحث حسابداری مانند «اسناد دریافتنی چیست» دارید، فقط کافی است نگاهی به مطالب موجود در مجله سپیدار سیستم داشته باشید تا پاسخ سوالات خود را به شفاف‌ترین شکل ممکن پیدا کنید.
سوالات متداول
مهمترین نکته حسابداری در شرکت بازرگانی چیست؟
انتخاب سیستم حسابداری مناسب مهمترین نکتهای است که شرکتهای بازرگانی برای حفظ شفافیت سندهای مالی به آن نیاز دارند.
زمانی که کالای خریداری شده شامل تخفیف نشود، چه مبلغی در ترازنامه ثبت میشود؟
در این زمان باید مبلغ واقعی کالای خریداری شده ذکر شود و همچنین تخفیفهای تجاری و توافقی در دفتر روزنامه ثبت نخواهند شد.