طبق «ماده ۱۰ قانون تجارت» تاجران باید از دفتر کپیه برای ثبت کلیه مراسلات و مخابرات و صورت‌حساب‌های وارده و صادره خود استفاده کند. امروزه در سازمانها از دفتر اندیکاتور یا نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بهعنوان جایگزین دفتر کپیه استفاده میشود.
دفتر اندیکاتور این امکان را به سازمانها می‌دهد تا مکاتبات و نامههای خود را به‌شکل منظم و اصولی، ساماندهی کنند؛ ازاین‌رو در آینده به‌راحتی به مکاتبات موردنظر خود دسترسی پیدا خواهند کرد.
در این مقاله به بررسی ماهیت دفتر اندیکاتور، کاربرد، مشخصات و روش ثبت نامه در این دفتر خواهیم پرداخت. برای پیدا کردن پاسخ کلیه سوال‌های خود راجع‌به اینکه دفتر اندیکاتور چیست، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
تعریف دفتر اندیکاتور
طبق «ماده ۶ قانون تجارت» هر تاجری (به استثناء کسبه جزء) باید از دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی (ترازنامه) و دفتر کپیه استفاده کند. امروزه به‌جای دفتر کپیه از دفتر اَندیکاتور (نامه‌نما) یا بایگانی الکترونیک استفاده میشود.
در دفتر اندیکاتور خلاصه اطلاعات و مشخصات مکاتبات، اسناد و نامههای وارد شده و صادر شده سازمان ثبت میشود. کلیه ادارهها، سازمانها، مراکز حقوقی، مراکز آموزشی مانند مدارس و دانشگاه‌ها، کارخانه‌ها، شرکت‌ها و مراکز خصوصی و دولتی می‌توانند بسته به حجم مکاتبات مجموعه خود از دفتر اندیکاتور استفاده کنند.
کاربرد دفتر اندیکاتور چیست؟
استفاده از دفتر اندیکاتور به سازمانها و ادارهها کمک میکند تا به مکاتبات، اسناد، مدارک و نامههای مجموعه، نظم داده و آن‌ها را ساماندهی کنند؛ همچنین باتوجهبه تعدد مکاتبات، می‌توانند فرایند مراجعه به سوابق نامههای درون یا برون‌سازمانی خود را از طریق دفتر اندیکاتور تسهیل بخشند.
در واقع با استفاده از تحریر دفتر اندیکاتور کلیه اطلاعات اسناد بهصورت تفکیک شده، هنگام نیاز در آینده در دسترس افراد سازمان قرار می‌گیرد؛ ازاین‌رو در زمان ثبت و پیگیری نامه و اسناد، مانند ثبت نامه با موضوع «فاکتور رسمی فروش لوازم خانگی»، مشکلی پیش نخواهد آمد.
مشخصات و ستونهای دفتر اندیکاتور
در دفتر اندیکاتور باید کلیه مشخصات مربوط به نامهها و مکاتبات سازمان بهصورت دقیق ثبت شود. در هر دفتر اندیکاتور دو فرم مجزا برای نامههای ارسالی و دریافتی در نظر گرفته شده است و در هر کدام ستونهای مخصوص قرار گرفته‌اند. برای این کار اطلاعات نامهها در ستونهای زیر داخل دفتر اندیکاتور وارد می‌شوند:
- شماره ردیف، شماره ثبت یا شماره اندیکاتور: در شروع هر سال، دفتر اندیکاتور با یک کد یا شماره خاص، شروع میشود. هر کدام از نامههای سازمان به ترتیب به شماره‌های دفتر اندیکاتور تخصیص داده می‌شوند. در پایان هر سال شمارش این کد‌ها خاتمه پیدا میکند و دفتر اندیکاتور آن سال، بسته میشود.
- تاریخ ورود: مخصوص نامههای دریافتی – تاریخ ورود نامه به سازمان براساس روز، ماه و سال
- شماره و تاریخ نامه وارده: مخصوص نامههای دریافتی – ثبت شماره و تاریخ نامه بهصورت همزمان – در صورت وجود نداشتن شماره نامه یا دریافت نامه از شخص حقیقی فقط تاریخ ثبت میشود (نامه اشخاص حقیقی شماره ندارد)
- وارده از – صادره به: ثبت نام مرجعی که نامه از آنجا دریافت یا نامه به آنجا ارسال میشود.
- موضوع یا شرح نامه: ثبت خلاصه‌ای از اطلاعات داخل نامه
- تعداد پیوست: ثبت تعداد برگ‌های پیوست نامههای ورودی یا خروجی
- ارجاع به: نام شخص حقیقی یا حقوقی‌ای ثبت میشود که دریافت کننده نامه و مسئول انجام اقدامات لازمه مشخص شده در نامه است.
- تاریخ صدور: مخصوص نامههای صادره – تاریخ صدور نامه ارسالی ثبت میشود.
- رونوشت به: مخصوص نامههای صادره – اگر نامه به‌جز گیرنده اصلی، گیرنده دیگری نیز داشته باشد، در این ستون نام آن گیرنده رونوشت ثبت میشود.
- شماره قبل دفتر اندیکاتور: ثبت شماره نامههای قبلی سازمان که به نامه فعلی مرتبط هستند – اگر متصدی ثبت نامه داخل نامه عبارت‌هایی مانند «پیرو»، «بازگشت» یا «عطف» را ببیند باید این ستون را پر کند.
- شماره بعد دفتر اندیکاتور: ثبت شماره نامههای بعدی یا آتی سازمان که به نامه فعلی مرتبط خواهند بود
- شماره پرونده: ثبت شماره بایگانی نامه صادره یا شماره پرونده نامه وارده
به‌این‌ترتیب، سازمانها و شرکت‌ها برای ثبت مکاتبات و نامههای مختلف درون و برون سازمانی مانند گزارش کار ماهانه، صورت‌جلسه، درخواست وام، اعلام موجودی، قرارداد خرید و فروش یا نامههای شرکت در مزایده، از دفتر اندیکاتور استفاده می‌کنند.
در واقع مزایده یک فرایند رقابتی است که در آن، کالا یا خدمات یک سازمان به بالاترین قیمت فروخته یا واگذار میشود. اگر راجع‌به مزایده یا حراج کالا نیاز به اطلاعات بیشتری دارید، مقاله «مزایده چیست» با معرفی انواع مزایده و بررسی شرایط و مراحل شرکت در مزایده، شما را راهنمایی خواهد کرد.
روش ثبت نامه در دفتر اندیکاتور
برای نامههای ورودی و خروجی سازمان در دفتر اندیکاتور، دو فرم مجزا وجود دارد. فرم نامههای ورودی بسته به نوع سازمان، شامل حداقل ۵ ستون شماره ردیف، تاریخ، گیرنده نامه، شرح و شماره نامه میشود.
از طرف دیگر، فرم نامههای ارسالی نیز بسته به نوع هدف شرکت حداقل ۶ ستون شماره نامه، عنوان نامه، شرح و توضیح نامه، گیرنده، پیوست و تاریخ نامه فرستاده شده، دارد.
حسابداری را به سپیدار بسپارید
کدینگ حسابداری استاندارد
ثبت ساده دفاتر قانونی
خودکارسازی عملیات پایان سال
گزارش‌های تحلیلی و قانونی
افزایش نظم مالی
وقتی یک نامه مانند نامههای بررسی صورت وضعیت پیمانکاری یا تاییدیه پرداخت دستمزد، به بخش دبیرخانه سازمان یا شرکت ارائه میشود؛ اندیکاتور نویس یا متصدی ثبت نامه، کلیه اطلاعات و مشخصات مربوط به نامه موردنظر را به ترتیب در ستونهای دفتر اندیکاتور ثبت میکند. تا در پیگیریهای آتی امکان پیگیری و دسترسی آسان به این مکاتبات وجود داشته باشد.
دفتر اندکس چیست؟
دفتر اندکس بهعنوان یک دفتر کمکی در کنار دفتر اندیکاتور شناخته میشود. در دفتر اندکس شماره ردیف مربوط به هر نامه داخل دفتر اندیکاتور، بهصورت جداگانه ثبت میشود.
در واقع زمانی که تعداد مکاتبات یک کسب‌وکار مانند نامههای مربوط به صدور فاکتورهای خرید و فروش در نرم افزار حسابداری شرکتی، بالا میرود؛ با مراجعه به دفتر اندکس، دسترسی به نامههای داخل دفتر اندیکاتور راحتتر خواهد شد.
هر فرم در دفتر اندکس شامل ۳ ستون فرستنده نامه، شماره دفتر اندیکاتور (شماره ردیف یا شماره ثبت) و هزار (ارقام هزارگان شماره نامه) میشود.
برای تفکیک مکاتبات سازمان خود از اندیکاتور استفاده کنید
از دفتر اندیکاتور برای طبقه‌بندی و ساماندهی مکاتبات، اسناد و نامههای هر سازمان دولتی و خصوصی استفاده میشود. با این کار، فرایند مراجعه و پیگیریهای آتی مربوط به انواع نامههای سازمان، راحتتر انجام خواهد شد.
امروزه به دلیل الکترونیکی و تجاری شدن روزافزون مکاتبات، بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری برای ثبت نامههای مجموعه خود استفاده می‌کنند.
این نرم‌افزارها مانند انواع نرم افزار حسابداری که انجام امور مالی را آسان‌تر کرده است، باعث سرعت بخشیدن به فرایند‌های مکاتباتی سازمانها میشود. در نتیجه شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای به‌روز، خطای انسانی را در ثبت اسناد، مدارک و نامهها کاهش می‌دهند.
آیا در سازمان یا شرکت خود از این نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری یا اتوماسیون اداری استفاده کرده‌اید؟ تجربیات و چالش‌های خود را با سایر خوانندگان مقاله در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.
سوالات متداول
کاربرد دفتر اندیکاتور چیست؟
استفاده از دفتر اندیکاتور به سازمانها و ادارهها کمک میکند تا به مکاتبات، اسناد، مدارک و نامههای مجموعه، نظم و ساماندهی دهند. همچنین باتوجهبه تعدد نامهها، فرایند مراجعه به سوابق نامههای درون یا برون سازمانی خود را از طریق دفتر اندیکاتور تسهیل ببخشند.
روش ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور به چه صورت است؟
وقتی یک نامه مانند نامههای بررسی صورت وضعیت پیمانکاری یا تاییدیه پرداخت دستمزد، به بخش دبیرخانه سازمان یا شرکت ارائه میشود؛ اندیکاتور نویس یا متصدی ثبت نامه، کلیه اطلاعات و مشخصات مربوط به نامه موردنظر را به ترتیب در ستونهای دفتر اندیکاتور ثبت میکند. تا در پیگیریهای آتی امکان پیگیری و دسترسی آسان به این مکاتبات وجود داشته باشد.
دفتر اندکس چیست؟
دفتر اندکس بهعنوان یک دفتر کمکی در کنار دفتر اندیکاتور شناخته میشود. در دفتر اندکس شماره ردیف مربوط به هر نامه داخل دفتر اندیکاتور، بهصورت جداگانه ثبت میشود. در واقع زمانی که تعداد مکاتبات یک سازمان بالا میرود، با مراجعه به دفتر اندکس، دسترسی به نامههای داخل دفتر اندیکاتور راحتتر خواهد شد.