حسابدار حقوق و دستمزد کیست و لیست وظایف کارشناس حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟ از آنجایی که محاسبات دقیق حقوق و دستمزد و تهیه لیست حقوق، بیمه و مالیات برای شرکت‌ها اهمیت زیادی دارد، باید وظایف حسابدار حقوق و دستمزد به طور شفاف مشخص شوند.
از جمله مسئولیت‌ها و وظایف مسئول حسابداری حقوق و دستمزد می‌توان به محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل، تنظیم سند حسابداری حقوق و دستمزد ماهیانه، تهیه لیست دیسکت دارایی حقوق و ارسال به سامانه مالیات حقوق و کنترل اسناد حسابداری و لیست‌های صادره حقوق، بیمه و مالیات اشاره کرد. اما لیست مسئولیت‌ها و شرح شغلی حسابدار بخش حقوق و دستمزد به اینها محدود نمی‌شود.
برای کسب اطلاعات کامل در مورد شرح شغلی حسابدار حقوق و دستمزد و مشاهده وظایف و شرایط استخدام شغل حسابداری حقوق و دستمزد با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.
حقوق و دستمزد مبلغی است که در مقابل خدمات نیروی کار پرداخت میشود. منظور از حقوق و دستمزد کارکنان موارد ذیل است که در اسناد حسابداری ذکر میشود:
- حقوق پایه
- کسورات: بیمه مالیات بازنشستگی
- مزایا: حقوق مربوط به اولاد، مسکن، پاداش، ماموریت، عیدی و …
حسابدار حقوق و دستمزد زیر نظر سرپرست حسابداری فعالیت میکند. در زمان غیبت سرپرست حسابداری، مدیر مالی به جای او مسئولیت دارد.
حسابدار حقوق و دستمزد کیست؟
به چه کسی حسابدار حقوق و دستمزد گفته میشود؟ حسابدار حقوق و دستمزد یک فرد کارشناس یا کارشناس ارشد حسابداری و رشته‌های مدیریت مالی است که مسائل مربوط به حقوق و دستمزد کسب‌وکار را محاسبه و پرداخت میکند.
در واقع حسابدار حقوق و دستمزد لیست حقوق و دستمزد، لیست بیمه و مالیات بر درآمد را ماهیانه به‌دست می‌آورد و اسناد مربوط به هر بخش را به دارایی، بیمه تامین اجتماعی و سامانه مودیان می‌فرستد.
در نهایت نیز پرداخت حقوق و دستمزد به پرسنل نیز جزو وظایف سازمانی حسابدار بخش حقوق و دستمزد به حساب می‌آید.
وظایف حسابدار حقوق و دستمزد چیست؟
وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در 6 بخش تعریف میشود:
- ثبت اطلاعات
- نگهداری و کنترل اطلاعات و اسناد
- تهیه لیست حقوق و دستمزد و کسورات
- محاسبه حقوق و دستمزد
- ثبت‌اسناد و صدور آنها
- ارائه گزارش و پاسخگویی
در ادامه شرح وظایف حسابدار که به طور اختصاصی در زمینه حقوق و دستمزد فعالیت میکند را در هر بخش به اطلاع شما می‌رسانیم:
بخش 1: ثبت اطلاعات پرسنلی، قراردادها، احکام، عوامل حقوقی و کارکردی
اطلاعات کامل از قراردادهای پرسنل:
حسابدار حقوق و دستمزد لازم است از جزئیات قراردادهای کارکنان اطلاع داشته باشد. باید از هرگونه تغییر در مفاد قرارداد اطلاع یابد.
ثبت اطلاعات شخصی پرسنل شرکت
در شرکتهایی که از نرم افزار حسابداری و مالی استفاده می‌کنند، ثبت اطلاعات مهم‌ترین وظیفه حسابداری است. از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد این است که اطلاعات کارکنان را در سیستم یا نرم‌افزار حسابداری ثبت کند. ثبت این موارد، پایه اصلی محاسبات حقوق و دستمزد و مالیات در مراحل بعدی کار است. تهیه و مستندسازی موارد زیر در بخش حقوق و دستمزد نرم‌افزار حسابداری، وظیفه این حسابدار است:
- اطلاعات شناسنامه‌ای پرسنل: نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، نام پدر، کد ملی، وضعیت تأهل، مشخصات همسر و فرزندان، افراد تحت تکفل
- اطلاعات تحصیلی
- اطلاعات شغلی: شماره بیمه، شماره‌حساب، محل پرداخت دستمزد
- اطلاعات پایه محاسبه حقوق و دستمزد: شعبه تأمین اجتماعی، شعبه دارایی، شعبه بانک برای پرداخت دستمزد
ثبت احکام پرسنلی
به‌طورکلی،5 نوع حکم پرسنلی داریم که ثبت آنها از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است:
حکم شروع کار؛ حکم کارگزینی؛ حکم تغییر شعبه بیمه؛ حکم بین ماهی؛ حکم پایان خدمت.
علاوه بر اطلاعات پایه و اصلی کارمند، موارد زیر هم باید برای صدور احکام پرسنلی ثبت شود:
- سمت پرسنل
- تاریخ شروع به کار: جهت اعلام تاریخ شروع کار فرد به بیمه تأمین اجتماعی در حکم شروع به کار
- تاریخ پایان کار یا ترک کار: برای ثبت در حکم خاتمه خدمت و حکم بین ماهی (مواردی که کارمند کمتر از یک ماه کار کرده است)
- میزان دستمزد و مزایا: برای ثبت تغییرات حقوق و مزایا یا مشخصات حکمی در حکم کارگزینی
ثبت عوامل حقوقی دستمزد پرسنل
عوامل حقوقی شامل مزایا و کسورات است که برخی از آنها را در ادامه آورده‌ایم. اینها باید در سیستم ثبت شوند:
- حقوق پایه
- حق بن
- حق مسکن
- مزایای مشمول و غیر مشمول بیمه
- بیمه سهم فرد
- بیمه کارمند
- مالیات هر ماه
- مالیات سال
محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را به سپیدار بسپارید
ثبت اطلاعات و محاسبه حقوق کارکنان
تهیه دیسکت‌های قانونی بیمه و مالیات
تهیه و ارسال لیست مالیات حقوق
اتصال به سیستم ورود و خروج کارکنان
تهیه دیسکت پرداخت حقوق برای تمامی بانک‌ها
ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات و عملکرد پرسنل
یکی از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد، ثبت کارکرد ماهیانه پرسنل در سیستم است. عملکرد پرسنل یعنی مقدار ساعت کار، مرخصی، پاداش، احکام و غیره. اینها در محاسبه حقوق ماهیانه پرسنل اهمیت دارد. معمولاً ساعت کاری و ورود و خروج را از سیستم کارت‌زنی دریافت می‌کنند و به نرم‌افزار حسابداری وارد می‌کنند. به این کار، مقداردهی عوامل حقوق و کارکرد هم گفته میشود.
عیدی، سنوات، اضافه‌کاری، بازنشستگی، جابه‌جایی محل خدمت و مأموریت هم جزو مواردی است که نیاز به به‌روزرسانی دارد. اینها اطلاعاتی است که از واحد امور اداری اعلام میشود.
بخش 2: وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در نگهداری و کنترل اطلاعات، اسناد و مدارک
نگهداری حساب حقوق و دستمزد: تمام حساب‌های حقوق و دستمزد، اسناد و مدارک آن را در دفاتر و سیستم‌های مرتبط نگهداری میکند.
جمع‌آوری، نگهداری اسناد، مدارک، قراردادها: بیشتر شرکت‌ها اسناد و قراردادهای پرسنل را در حسابداری بایگانی و نگهداری می‌کنند. اما در برخی شرکت‌ها، واحد کارگزینی، اطلاعات پرسنل و حکم کارگزینی را در اختیار دارد. حسابداری برای محاسبه دستمزد اطلاعات حقوق و مزایا را از کارگزینی دریافت میکند.
کنترل کارکرد ماهیانه: لازم است فرمهای مربوط به کارکرد ماهیانه از جهت تکمیل بودن مجوزها و ثبت در سیستم بررسی شود.
بخش 3: شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در تهیه لیست حقوق و کسورات قانونی و اختیاری
تهیه لیست یا دیسکت کسورات قانونی و اختیاری:
منظور دریافت لیست کسوراتی است که در محاسبات دستمزد کارکنان اعمال میشود. لیست کسورات بیمه به تفکیک شعبه‌های بیمه تهیه میشود. کسورات مالیات را هم به تفکیک حوزه مالیاتی آماده کنید. بعد از آماده کردن اینها لازم است صحت این اطلاعات، چک شود و به واحد مربوطه ارائه شود. لیست کسورات وام هم از جمله مواردی است که در صورت نیاز تهیه میشود.
دیگر کسورات حقوق و دستمزد
- مساعده
- بیمه عمر
- بیمه حقوق
- بازنشستگی جاری سرانه تعهدی
- حسن انجام کار
- وام صندوق
- صندوق پس‌انداز
گزارش‌های قانونی مربوط به بیمه و مالیات حقوق نیز توسط حسابدار حقوق و دستمزد آماده میشود. ضروری است حسابدار این گزارشها را در موعد مقرر به مراجع مربوطه ارسال کند. نحوه ارسال به‌صورت بارگذاری فایل لیست در سایت بیمه یا سایت مالیات حقوق است.
آماده‌کردن جدول لیست حقوق و دستمزد
حسابدار در هر ماه، لازم است طبق اطلاعات و مقدار زمان کار پرسنل، جدول دستمزد تهیه کند. اطلاعات حقوق قابل پرداخت را بر اساس شعبه های بانکی تفکیک شده، در یک فایل لیست کنید. این فایل باید برای پرداخت به واحد حسابداری مالی ارسال شود. یک گزارش و لیست حقوق هم باید تهیه کند و به اداره دارایی تحویل دهد.
بخش 4: محاسبه حقوق و دستمزد و کسورات
به‌طورکلی، انجام محاسبات زیر جزو وظایف حسابدار حقوق و دستمزد شمرده میشود:
محاسبه کسورات بیمه، مالیات، وام، مساعده:
محاسبه بیمه حقوق: بعد از تهیه لیست بیمه، طبق قانون تأمین اجتماعی، ارسال اینترنتی لیست بیمه با حسابدار حقوق و دستمزد است.
محاسبه مالیات حقوق: طبق قانون ضروری است بخشی از درآمد هر حقوق‌بگیر بیمه شده در تأمین اجتماعی به وزارت دارایی پرداخت شود. محاسبه مالیات حقوق بر اساس دستمزد دریافتی، وظیفه حسابدار حقوق و دستمزد است.
محاسبه حقوق و دستمزد و نظارت بر آن
با توجه به حکم کارگزینی، قرارداد پرسنل و مقدار کارکرد ماه و کسورات، حقوق و دستمزد هر فرد محاسبه میشود. با جمع و تفریق پایه حقوق، عملکرد پرسنل، کسورات و مزایا، مبلغ قابل پرداخت تعیین میشود. مقادیر ذکر شده را در مراحل قبل در سیستم ثبت کرده اید. لیست حقوق و دستمزد هر واحد را از سیستم بگیرید و محاسبات آن را کنترل و تأیید کنید.
محاسبه معوقات، مزایای پایان خدمت و بازخرید مرخصی
محاسبه معوقات پرسنل، طبق مدارک اثباتی و ارسال آنها برای پرداخت، در شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.
محاسبه تسویه‌حساب کارکنان و صدور سند
حسابدار حقوق و دستمزد به امور حسابداری تسویه‌حساب کارکنان رسیدگی میکند. بعد از انجام محاسبات، لازم است اطلاعات مربوط به تسویه‌حساب در سیستم ثبت شود. صدور اسناد تسویه‌حساب کارکنان نیز در لیست وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.
بخش 5: ثبت اسناد حسابداری و صدور آنها
ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد: این یکی از مهم‌ترین وظایف حسابدار حقوق و دستمزد، با توجه به قانون وزارت کار است. ضروری است اسناد دستمزد، بازخرید خدمت و مرخصی در سیستم ثبت شوند. برای این کار، لازم است به روش زیر شابلون اسناد بچینید:
- نوع سند حقوق و دستمزد را مشخص کنید.
- بدهکار و بستانکار سند را انتخاب کنید.
- معین بدهکار و گروه مرکز 4 را معین کنید.
- در انتها می‌توانید سند انتخاب شده را ثبت بزنید.
صدور فیش حقوقی و چاپ آن
فیش‌های حقوق هر یک از پرسنل را به تفکیک محل خدمت یا بخش، از سیستم حقوق و دستمزد دریافت میکند. پس از چک صحت اطلاعات، نسخه چاپی آن را در اختیار کارکنان مربوطه قرار می‌دهد. کارکنان این فیش را به‌عنوان رسید دریافت وجه امضاء می‌کنند. پیگیری اعتراضات و پاسخگویی به کارکنان در مورد مزایا، دستمزد و محاسبات آن نیز از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.
صدور سند حسابداری حقوق و دستمزد
پس از طی مراحل محاسبه حقوق و دستمزد، سند حسابداری آن را صادر میکند. این سند در اختیار مسئول رسیدگی قرار می‌گیرد تا مبلغ حقوق و کسورات چک شود. مسئول مربوطه در صورت نبود اشکال یا ایراد برای پرداخت تأیید میکند.
ثبت هزینه حقوق و دستمزد:
کارفرما در آخر هر ماه هزینه حقوق و دستمزد کسب‌وکار خود را از حسابدار می‌گیرد. در این سند، موارد زیر را در دو بخش بدهکار و بستانکار محاسبه کرده و ارائه دهید:
- هزینه حقوق پایه
- هزینه حق مسکن
- %20 بیمه سهم کارفرما
- %3 بیمه بیکاری
- دستمزد پرداختی
- مالیات بر حقوق پرداختی
- %30 حق بیمه پرداختی (تأمین اجتماعی)
بخش 6: تهیه و ارائه گزارش حسابداری حقوق و دستمزد
ارائه گزارش حسابداری از وضعیت پرداخت حقوق: مدیران، پس از پرداخت حقوق، گزارشی از وضعیت پرداخت حقوق و دستمزد یک کارمند از آنها می‌خواهند. یکی از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد تهیه این گزارش و ارائه آن به مقام مربوطه است.
علاوه بر این، برای واریز هر یک از کسورات به هر یک از سازمانها تأییدیه وصول وجه می‌گیرد و ضمیمه سند حقوق میکند.
بخش 7: پاسخگویی به مدیران، حسابرس‌ها و کارکنان
همکاری با حسابرس‌ها و ممیزها: حسابرس داخلی، ممیز و حسابرس مالیاتی و بیمه افرادی هستند که حسابدار حقوق و دستمزد باید همکاری لازم را با آنها داشته باشد.
پاسخگویی به سؤالات پرسنل: حسابدار دستمزد وظیفه دارد درباره وام، مساعده و دیگر مزایا، توضیحات و راهنمایی لازم را ارائه دهد.
شرح وظایف حسابدار در ادارات دولتی
تفاوت زیادی در شرح شغلی حسابدار اداره‌های دولتی و خصوصی وجود ندارد. حسابدار حقوق و دستمزد در ادارات دولتی، پروسه مدیریت مالی و حسابرسی را پیش می‌برد. لیست وظایف حسابدار شرکت‌های دولتی:
- برنامه‌ریزی مالی
- ثبت و انتقال داده‌های مالی
- حفاظت از منابع مالی
- تهیه گزارش‌های مالی
- مراقبت از مسائل مالی مربوط به پرسنل
- تطابق با قوانین و مقررات
- به‌روزرسانی با تغییرات قوانین مالی و مالیاتی کشور
- مشارکت در تصمیم‌گیری‌های مالی
- مدیریت ریسک مالی
- محاسبه و پرداخت لیست مالیات و حقوق پرسنل
وظایف دایره حقوق و دستمزد
دایره حقوق و دستمزد یکی از اجزا و عناصر حقوق دستمزد است. مواردی از جمله محاسبه حقوق و دستمزد، کسورات بیمه و مالیات، میزان خالص حقوق پرسنل برعهده دایره حقوق و دستمزد است.
اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هرکدام از کارمندان در این دایره نگهداری میشود. از دیگر وظایف دایره حقوق و دستمزد می‌توان به طبقه‌بندی هزینه حقوق و دستمزد با استفاده از کارت اوقات کار اشاره کرد. این مسئله برای زمان محاسبه حقوق و دستمزد نوبت کاری، اضافه‌کاری و دیگر موارد مربوط به تعیین کسورات و پاداش کاربرد دارد.
استخدام کارشناس حقوق و دستمزد
شرکت‌های بزرگ و کوچک در واحد مالی و حسابداری خود به یک فرد کارشناس حقوق و دستمزد نیاز دارند. برای همین اگر به دنبال فرصت استخدام کارشناس حقوق و دستمزد هستید، معمولا موارد زیر در رابطه با شرح شغل و وظایف او وجود دارد:
- انجام محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد
- جمع‌آوری اطلاعات کارکرد ماهیانه پرسنل به تفکیک هر واحد
- تهیه و ارسال لیست مالیات و لیست بیمه
- تهیه دیسکت دارایی
- محاسبه مانده مرخصی پرسنل در پایان سال
- انجام محاسبات مربوط به تسویه حساب کارکنان
- آشنایی با نرم‌افزارهای مالی حقوق و دستمزد
- مسلط به محاسبات جبران خدمات، حق ماموریت، شیفت شب، نوبت کاری، پایه سنوات، معوقات، عیدی، پاداش، تسویه حساب
- تعامل و همراهی با واحد منابع انسانی
- تحصیل در یکی از رشته های: حسابداری، حسابرسی، مدیریت مالی
- آشنایی با رایانه و اکسل
- آشنایی با قوانین حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات
- آشنایی با نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
انجام محاسبات و تهیه لیست حقوق و دستمزد با اکسل کاری راحت و دقیق نیست. حسابدار حقوق و دستمزد لازم است به کار با نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد تسلط داشته باشد. سرعت عمل و دقت محاسبات در نرم افزار حسابداری بیشتر است. ضمن این که امروزه بیشتر شرکت‌ها در حسابداری از نرم افزار استفاده می‌کنند. دانش شما در این زمینه، یک امتیاز برای استخدام در شرکت‌ها خواهد بود.
- توانایی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و سازماندهی امور
دوره‌های آموزشی سپیدار را از دست ندهید
سناریوهای شبیه‌سازی شده تمرین کنید
با نسخه آموزشی، اسناد ثبت کنید
جایگاه شغلی خود را ارتقا دهید
گواهی معتبر شرکت در دوره دریافت کنید
با کتاب سپیدار بر جزئیات سیستم مسلط شوید
جمع بندی
در این مقاله به طور کامل به شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد پرداختیم. دقت در محاسبات، مدیریت زمان و سرعت عمل در کار، ویژگی مهم یک حسابدار حرفه‌ای است. در نهایت این نکته مهم را نیز در نظر داشته باشید که حسابدار حقوق و دستمزد باید به یکی از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر تسلط داشته باشد.
سیستم حقوق و دستمزد سپیدار به یک حسابدار این امکان را داده که به‌صورت حرفه‌ای و دقیق به پیشبرد فرایند محاسبه حقوق پرسنل و دیگر وظایف حسابداری‌اش بپردازد.