وظایف حسابدار حقوق و دستمزد چیست؟

حسابدار حقوق و دستمزد کیست و لیست وظایف کارشناس حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟ از آنجایی که محاسبات دقیق حقوق و دستمزد و تهیه لیست حقوق، بیمه و مالیات برای شرکت‌ها اهمیت زیادی دارد، باید وظایف حسابدار حقوق و دستمزد به طور شفاف مشخص شوند.

از جمله مسئولیت‌ها و وظایف مسئول حسابداری حقوق و دستمزد می‌توان به محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل، تنظیم سند حسابداری حقوق و دستمزد ماهیانه، تهیه لیست دیسکت دارایی حقوق و ارسال به سامانه مالیات حقوق و کنترل اسناد حسابداری و لیست‌های صادره حقوق، بیمه و  مالیات اشاره کرد. اما لیست مسئولیت‌ها و شرح شغلی حسابدار بخش حقوق و دستمزد به این‌ها محدود نمی‌شود.

برای کسب اطلاعات کامل در مورد شرح شغلی حسابدار حقوق و دستمزد و مشاهده وظایف و شرایط استخدام شغل حسابداری حقوق و دستمزد با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.

حقوق و دستمزد مبلغی است که در مقابل خدمات نیروی کار پرداخت می­‌شود. منظور از حقوق و دستمزد کارکنان موارد ذیل است که در اسناد حسابداری ذکر می‌شود:

• حقوق پایه
• کسورات: بیمه مالیات بازنشستگی
• مزایا: حقوق مربوط به اولاد، مسکن، پاداش، ماموریت، عیدی و …

حسابدار حقوق و دستمزد کیست؟

به چه کسی حسابدار حقوق و دستمزد گفته می‌شود؟ حسابدار حقوق و دستمزد یک فرد کارشناس یا کارشناس ارشد حسابداری و رشته‌های مدیریت مالی است که مسائل مربوط به حقوق و دستمزد کسب‌وکار را محاسبه و پرداخت می‌کند.

در واقع حسابدار حقوق و دستمزد لیست حقوق و دستمزد، لیست بیمه و مالیات بر درآمد را ماهیانه به‌دست می‌آورد و اسناد مربوط به هر بخش را به دارایی، بیمه تامین اجتماعی و سامانه مودیان می‌فرستد.

در نهایت نیز پرداخت حقوق و دستمزد به پرسنل نیز جزو وظایف سازمانی حسابدار بخش حقوق و دستمزد به حساب می‌آید.

وظایف حسابدار حقوق و دستمزد چیست؟

وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در 6 بخش تعریف می­‌شود:

1. ثبت اطلاعات
2. نگهداری و کنترل اطلاعات و اسناد
3. تهیه لیست حقوق و دستمزد و کسورات
4. محاسبه حقوق و دستمزد
5. ثبت‌اسناد و صدور آن­ها
6. ارائه گزارش و پاسخگویی

در ادامه شرح وظایف حسابدار که به طور اختصاصی در زمینه حقوق و دستمزد فعالیت می‌کند را در هر بخش به اطلاع شما می‌رسانیم:

بخش 1: ثبت اطلاعات پرسنلی، قراردادها، احکام، عوامل حقوقی و کارکردی

اطلاعات کامل از قراردادهای پرسنل:

حسابدار حقوق و دستمزد لازم است از جزئیات قراردادهای کارکنان اطلاع داشته باشد. باید از هرگونه تغییر در مفاد قرارداد اطلاع یابد.

ثبت اطلاعات شخصی پرسنل شرکت

در شرکت­هایی که از نرم افزار حسابداری و مالی استفاده می‌­کنند، ثبت اطلاعات مهم‌ترین وظیفه حسابداری است. از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد این است که اطلاعات کارکنان را در سیستم یا نرم‌افزار حسابداری ثبت کند. ثبت این موارد، پایه اصلی محاسبات حقوق و دستمزد و مالیات در مراحل بعدی کار است. تهیه و مستندسازی موارد زیر در بخش حقوق و دستمزد نرم‌افزار حسابداری، وظیفه این حسابدار است:

• اطلاعات شناسنامه‌ای پرسنل: نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، نام پدر، کد ملی، وضعیت تأهل، مشخصات همسر و فرزندان، افراد تحت تکفل
• اطلاعات تحصیلی
• اطلاعات شغلی: شماره بیمه، شماره‌حساب، محل پرداخت دستمزد
• اطلاعات پایه محاسبه حقوق و دستمزد: شعبه تأمین اجتماعی، شعبه دارایی، شعبه بانک برای پرداخت دستمزد

ثبت احکام پرسنلی

به‌طورکلی،5 نوع حکم پرسنلی داریم که ثبت آن­ها از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است:

حکم شروع کار؛ حکم کارگزینی؛ حکم تغییر شعبه بیمه؛ حکم بین ماهی؛ حکم پایان خدمت.

 علاوه بر اطلاعات پایه و اصلی کارمند، موارد زیر هم باید برای صدور احکام پرسنلی ثبت شود:

• سمت پرسنل
• تاریخ شروع به کار: جهت اعلام تاریخ شروع کار فرد به بیمه تأمین اجتماعی در حکم شروع به کار
• تاریخ پایان کار یا ترک کار: برای ثبت در حکم خاتمه خدمت و حکم بین ماهی (مواردی که کارمند کمتر از یک ماه کار کرده است)
• میزان دستمزد و مزایا: برای ثبت تغییرات حقوق و مزایا یا مشخصات حکمی در حکم کارگزینی

ثبت عوامل حقوقی دستمزد پرسنل

عوامل حقوقی شامل مزایا و کسورات است که برخی از آنها را در ادامه آورده‌ایم. اینها باید در سیستم ثبت شوند:

• حقوق پایه
• حق بن
• حق مسکن
• مزایای مشمول و غیر مشمول بیمه
• بیمه سهم فرد
• بیمه کارمند
• مالیات هر ماه
• مالیات سال

ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات و عملکرد پرسنل

یکی از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد، ثبت کارکرد ماهیانه پرسنل در سیستم است. عملکرد پرسنل یعنی مقدار ساعت کار، مرخصی، پاداش، احکام و غیره. این­‌ها در محاسبه حقوق ماهیانه پرسنل اهمیت دارد. معمولاً ساعت کاری و ورود و خروج را از سیستم کارت‌زنی دریافت می­‌کنند و به نرم‌افزار حسابداری وارد می­‌کنند. به این کار، مقداردهی عوامل حقوق و کارکرد هم گفته می­‌شود.

عیدی، سنوات، اضافه‌کاری، بازنشستگی، جابه‌جایی محل خدمت و مأموریت هم جزو مواردی است که نیاز به به‌روزرسانی دارد. این­‌ها اطلاعاتی است که از واحد امور اداری اعلام می­‌شود.

بخش 2: وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در نگهداری و کنترل اطلاعات، اسناد و مدارک

نگهداری حساب حقوق و دستمزد: تمام حساب­‌های حقوق و دستمزد، اسناد و مدارک آن را در دفاتر و سیستم‌­های مرتبط نگهداری می­‌کند.

جمع‌آوری، نگهداری اسناد، مدارک، قراردادها: بیشتر شرکت­‌ها اسناد و قراردادهای پرسنل را در حسابداری بایگانی و نگهداری می­‌کنند. اما در برخی شرکت­‌ها، واحد کارگزینی، اطلاعات پرسنل و حکم کارگزینی را در اختیار دارد. حسابداری برای محاسبه دستمزد اطلاعات حقوق و مزایا را از کارگزینی دریافت می­‌کند.

کنترل کارکرد ماهیانه: لازم است فرم­های مربوط به کارکرد ماهیانه از جهت تکمیل بودن مجوزها و ثبت در سیستم بررسی شود.

بخش 3: شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد در تهیه لیست حقوق و کسورات قانونی و اختیاری

تهیه لیست یا دیسکت کسورات قانونی و اختیاری:

منظور دریافت لیست کسوراتی است که در محاسبات دستمزد کارکنان اعمال می­‌شود.  لیست کسورات بیمه به تفکیک شعبه­‌های بیمه تهیه می­‌شود. کسورات مالیات را هم به تفکیک حوزه مالیاتی آماده کنید. بعد از آماده کردن اینها لازم است صحت این اطلاعات، چک شود و به واحد مربوطه ارائه شود. لیست کسورات وام هم از جمله مواردی است که در صورت نیاز تهیه می­شود.

دیگر کسورات حقوق و دستمزد

• مساعده
• بیمه عمر
• بیمه حقوق
• بازنشستگی جاری سرانه تعهدی
• حسن انجام کار
• وام صندوق
• صندوق پس‌انداز

گزارش‌های قانونی مربوط به بیمه و مالیات حقوق نیز توسط حسابدار حقوق و دستمزد آماده می­‌شود. ضروری است حسابدار این گزارش­ها را در موعد مقرر به مراجع مربوطه ارسال کند. نحوه ارسال به‌صورت بارگذاری فایل لیست در سایت بیمه یا سایت مالیات حقوق است.

آماده‌کردن جدول لیست حقوق و دستمزد

حسابدار در هر ماه، لازم است طبق اطلاعات و مقدار زمان کار پرسنل، جدول دستمزد تهیه کند. اطلاعات حقوق قابل پرداخت را بر اساس شعبه­ های بانکی تفکیک شده، در یک فایل لیست کنید. این فایل باید برای پرداخت به واحد حسابداری مالی ارسال شود. یک گزارش و لیست حقوق هم باید تهیه کند و به اداره دارایی تحویل دهد.

بخش 4: محاسبه حقوق و دستمزد و کسورات

به‌طورکلی، انجام محاسبات زیر جزو وظایف حسابدار حقوق و دستمزد شمرده می­شود:

محاسبه کسورات بیمه، مالیات، وام، مساعده:

محاسبه بیمه حقوق: بعد از تهیه لیست بیمه، طبق قانون تأمین اجتماعی، ارسال اینترنتی لیست بیمه با حسابدار حقوق و دستمزد است.

محاسبه مالیات حقوق: طبق قانون ضروری است بخشی از درآمد هر حقوق‌بگیر بیمه شده در تأمین اجتماعی به وزارت دارایی پرداخت شود. محاسبه مالیات حقوق بر اساس دستمزد دریافتی، وظیفه حسابدار حقوق و دستمزد است.

محاسبه حقوق و دستمزد و نظارت بر آن

با توجه به حکم کارگزینی، قرارداد پرسنل و مقدار کارکرد ماه و کسورات، حقوق و دستمزد هر فرد محاسبه می­‌شود. با جمع و تفریق پایه حقوق، عملکرد پرسنل، کسورات و مزایا، مبلغ قابل پرداخت تعیین می­‌شود. مقادیر ذکر شده را در مراحل قبل در سیستم ثبت کرده­ اید. لیست حقوق و دستمزد هر واحد را از سیستم بگیرید و محاسبات آن را کنترل و تأیید کنید.

محاسبه معوقات، مزایای پایان خدمت و بازخرید مرخصی

محاسبه معوقات پرسنل، طبق مدارک اثباتی و ارسال آنها برای پرداخت، در شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.

محاسبه تسویه‌حساب کارکنان و صدور سند

حسابدار حقوق و دستمزد به امور حسابداری تسویه‌حساب کارکنان رسیدگی می­‌کند. بعد از انجام محاسبات، لازم است اطلاعات مربوط به تسویه‌حساب در سیستم ثبت شود. صدور اسناد تسویه‌حساب کارکنان نیز در لیست وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.

بخش 5: ثبت اسناد حسابداری و صدور آن­ها

ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد: این یکی از مهم‌­ترین وظایف حسابدار حقوق و دستمزد، با توجه به قانون وزارت کار است. ضروری است اسناد دستمزد، بازخرید خدمت و مرخصی در سیستم ثبت شوند. برای این کار، لازم است به روش زیر شابلون اسناد بچینید:

1. نوع سند حقوق و دستمزد را مشخص کنید.
2. بدهکار و بستانکار سند را انتخاب کنید.
3. معین بدهکار و گروه مرکز 4 را معین کنید.
4. در انتها می­‌توانید سند انتخاب شده را ثبت بزنید.

صدور فیش حقوقی و چاپ آن

فیش­‌های حقوق هر یک از پرسنل را به تفکیک محل خدمت یا بخش، از سیستم حقوق و دستمزد دریافت می­‌کند. پس از چک صحت اطلاعات، نسخه چاپی آن را در اختیار کارکنان مربوطه قرار می­‌دهد. کارکنان این فیش را به‌عنوان رسید دریافت وجه امضاء می­‌کنند. پیگیری اعتراضات و پاسخگویی به کارکنان در مورد مزایا، دستمزد و محاسبات آن نیز از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد است.

صدور سند حسابداری حقوق و دستمزد

پس از طی مراحل محاسبه حقوق و دستمزد، سند حسابداری آن را صادر می­‌کند. این سند در اختیار مسئول رسیدگی قرار می­‌گیرد تا مبلغ حقوق و کسورات چک شود. مسئول مربوطه در صورت نبود اشکال یا ایراد برای پرداخت تأیید می­‌کند.

ثبت هزینه حقوق و دستمزد:

کارفرما در آخر هر ماه هزینه حقوق و دستمزد کسب‌وکار خود را از حسابدار می­‌گیرد. در این سند، موارد زیر را در دو بخش بدهکار و بستانکار محاسبه کرده و ارائه دهید:

• هزینه حقوق پایه
• هزینه حق مسکن
• %20 بیمه سهم کارفرما
• %3 بیمه بیکاری
• دستمزد پرداختی
• مالیات بر حقوق پرداختی
• %30 حق بیمه پرداختی (تأمین اجتماعی)

بخش 6: تهیه و ارائه گزارش حسابداری حقوق و دستمزد

ارائه گزارش حسابداری از وضعیت پرداخت حقوق: مدیران، پس از پرداخت حقوق، گزارشی از وضعیت پرداخت حقوق و دستمزد یک کارمند از آنها می­‌خواهند. یکی از وظایف حسابدار حقوق و دستمزد تهیه این گزارش و ارائه آن به مقام مربوطه است.

علاوه بر این، برای واریز هر یک از کسورات به هر یک از سازمان­ها تأییدیه وصول وجه می­‌گیرد و ضمیمه سند حقوق می­‌کند.

بخش 7: پاسخگویی به مدیران، حسابرس‌ها و کارکنان

همکاری با حسابرس‌ها و ممیزها: حسابرس داخلی، ممیز و حسابرس مالیاتی و بیمه افرادی هستند که حسابدار حقوق و دستمزد باید همکاری لازم را با آن­ها داشته باشد.

پاسخگویی به سؤالات پرسنل: حسابدار دستمزد وظیفه دارد درباره وام، مساعده و دیگر مزایا، توضیحات و راهنمایی لازم را ارائه دهد.

شرح وظایف حسابدار در ادارات دولتی

تفاوت زیادی در شرح شغلی حسابدار اداره‌های دولتی و خصوصی وجود ندارد. حسابدار حقوق و دستمزد در ادارات دولتی، پروسه‌ مدیریت مالی و حسابرسی را پیش‌ می‌برد. لیست وظایف حسابدار شرکت‌های دولتی:

• برنامه‌ریزی مالی
• ثبت و انتقال داده‌های مالی
• حفاظت از منابع مالی
• تهیه گزارش‌های مالی
• مراقبت از مسائل مالی مربوط به پرسنل
• تطابق با قوانین و مقررات
• به‌روزرسانی با تغییرات قوانین مالی و مالیاتی کشور
• مشارکت در تصمیم‌گیری‌های مالی
• مدیریت ریسک مالی
• محاسبه و پرداخت لیست مالیات و حقوق پرسنل

وظایف دایره حقوق و دستمزد

دایره حقوق و دستمزد یکی از اجزا و عناصر حقوق دستمزد است. مواردی از جمله محاسبه حقوق و دستمزد، کسورات بیمه و مالیات، میزان خالص حقوق پرسنل برعهده دایره حقوق و دستمزد است.

اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هرکدام از کارمندان در این دایره نگهداری می‌شود. از دیگر وظایف دایره حقوق و دستمزد می‌توان به طبقه‌بندی هزینه حقوق و دستمزد با استفاده از کارت اوقات کار اشاره کرد. این مسئله برای زمان محاسبه حقوق و دستمزد نوبت کاری، اضافه‎‌کاری و دیگر موارد مربوط به تعیین کسورات و پاداش کاربرد دارد.

استخدام کارشناس حقوق و دستمزد

شرکت‌های بزرگ و کوچک در واحد مالی و حسابداری خود به یک فرد کارشناس حقوق و دستمزد نیاز دارند. برای همین اگر به دنبال فرصت‌ استخدام کارشناس حقوق و دستمزد هستید، معمولا موارد زیر در رابطه با شرح شغل و وظایف او وجود دارد:

• انجام محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد
• جمع‌آوری اطلاعات کارکرد ماهیانه پرسنل به تفکیک هر واحد
• تهیه و ارسال لیست مالیات و لیست بیمه
• تهیه دیسکت دارایی
• محاسبه مانده مرخصی پرسنل در پایان سال
• انجام محاسبات مربوط به تسویه حساب کارکنان
• آشنایی با نرم‌افزارهای مالی حقوق و دستمزد
• مسلط به محاسبات جبران خدمات، حق ماموریت، شیفت شب، نوبت کاری، پایه سنوات، معوقات، عیدی، پاداش، تسویه حساب
• تعامل و همراهی با واحد منابع انسانی
• تحصیل در یکی از رشته­ های: حسابداری، حسابرسی، مدیریت مالی
• آشنایی با رایانه و اکسل
• آشنایی با قوانین حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات
• آشنایی با نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد

انجام محاسبات و تهیه لیست حقوق و دستمزد با اکسل کاری راحت و دقیق نیست. حسابدار حقوق و دستمزد لازم است به کار با نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد تسلط داشته باشد. سرعت عمل و دقت محاسبات در نرم افزار حسابداری بیشتر است. ضمن این که امروزه بیشتر شرکت‌­ها در حسابداری از نرم افزار استفاده می­‌کنند. دانش شما در این زمینه، یک امتیاز برای استخدام در شرکت­‌ها خواهد بود.

• توانایی مدیریت زمان، برنامه‌­ریزی و سازماندهی امور

جمع بندی

در این مقاله به طور کامل به شرح وظایف حسابدار حقوق و دستمزد پرداختیم. دقت در محاسبات، مدیریت زمان و سرعت عمل در کار، ویژگی مهم یک حسابدار حرفه‌­ای است. در نهایت این نکته مهم را نیز در نظر داشته باشید که حسابدار حقوق و دستمزد باید به یکی از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر تسلط داشته باشد.

سیستم حقوق و دستمزد سپیدار به یک حسابدار این امکان را داده که به‌صورت حرفه‌ای و دقیق به پیشبرد فرایند محاسبه حقوق پرسنل و دیگر وظایف حسابداری‌اش بپردازد.