در بسیاری از کسب و کارها، زمانی که کارکنان سازمان انجام می‌دهند، صرف کارهایی می‌شود که بازدهی مناسبی ندارند. در واقع ممکن است به این نتیجه برسید که در روزهای هفته برای کارهای تکراری و با ارزش افزوده کم، هزینه می کنید. طبق گفته سایت Sage این هزینه ممکن است معادل هزار پوند در سال شود. پولی که از دست شما برای انجام وظایف سرپرستی خارج می‌شود و در نتیجه سرمایه‌ای را از دست می‌دهید.
علاوه بر این، زمانی را که صرف انجام دستی این وظایف روتین و تکراری می‌کنید باعث می‌شود که نتوانید تمرکز مناسبی بر فروش به مشتریان بالقوه جدید و یا ارئه خدمات به آنها کنید. اخیراً Sage با همکاری (International Data Group) IDG، از مدیرانی در سراسر جهان سؤال کرد که چه فرآیندهای مالی دستی را تمایل دارند تا اتوماتیک شود. اکثر کسانی که با آنها صحبت کردند در حوزه امور مالی کار می‌کردند.
در صدر این لیست تهیه گزارش های مالی و پس از آن وارد کردن اطلاعات مدیریتی و خدمات به مشتری قرار دارد.
همه‌ی این وظایف می توانند زمان و نیروی کار قابل توجهی را ذخیره کند، و مشاغل متوجه شده‌اند که اتوماسیون راهی است برای دستیابی به یک مزیت رقابتی که باعث حرکت به سمت جلو می شود.
با این حال، براساس دفتر آمار ملی، تقریباً یک چهارم از شرکتهای کوچک (حدود 24٪) اعتراف می کنند که از ابزارهای الکترونیکی برای مدیریت فرآیندهای کم ارزش و تکراری در تیم‌های مالی خود استفاده نمی کنند. اما با خودکار کردن این فرایندها، می توان کارآمدتر بود.
اتوماسیون چیست؟
جن استیرپپ، بنیانگذار Data Relish ، تحلیل‌گر داده و مشاوره اطلاعاتی تجاری می گوید:
اتوماسیون؛ درک استفاده بیشتر از توانمندی های انسانی ما است. این کار را با کاهش دادن و ساده کردن کارهایی انجام می دهد که ما در آن خیلی خوب نیستیم در صورتی که این رایانه ها کاملاً برای این امر طراحی شده اند.
در یک دفتر امور مالی، ممکن است امکانی فراهم باشد که به طور خودکار پرداخت ها را با یک حساب بانکی مرتبط نماید، یا به شکل خودکار ثبت داده ها از رسیدها و فاکتورها را انجام دهد. هرکدام از این‌ها سبب می شود تا افراد برای انجام سایر وظایف رها و آزاد باشند؛ اما استیرپپ توضیح می دهد که این کار سبب حذف افراد از انجام این مسئولیت نیست.
او می گوید:
ما به دنبال این هستیم سناریوها را تغییر دهیم تا بتوانیم فرایندها را سریعتر انجام دهیم. ما همچنین تصمیم داریم ترمز را در آنجا قرار دهیم، تا اگر چیزی درست نباشد، انسان بتواند وارد شود و تصمیمی را که هوش مصنوعی گرفته است بررسی کند و یا تغییر دهد.
سارا گاردنر سرپرست امور خارجی در شاو گیبز است، شرکتی که جزو 100 شرکت برتر حسابداری و برنامه ریزی مالی است و دارای دفاتری در آکسفورد و لندن است. او به مشاغل بزرگتر و پر رشد و تیم های مالی آنها کمک می کند تا فناوری های جدید و برنامه های اتوماسیون را پیاده سازی کنند. او می گوید اکنون موانع کمتری وجود دارد تا شرکت های کوچک و متوسط (SME) بتوانند همان تفکر هوشمندانه را در فعالیت های خود به کار گیرند.
گاردنر می گوید:
اجرای راه حل های IT می تواند یک موضوع پیچیده باشد و یک بار مشاوره شخص ثالث مستقل با تجربه تخصصی می تواند بسیار ارزشمند باشد. همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که حتی پس از اجرای اتوماسیون، هنوز هم برای مدیریت استفاده و ادغام سیستم های جدید به کسی احتیاج خواهید داشت.
استفاده از برنامه ها یک چیز است اما برای افزودن ارزش ، شما همچنین باید داده هایی را که از آنها بیرون می آید تفسیر کنید. این بینش در زمان درست به برنامه ریزی تجارت کمک می کند ، که یک ارزش افزوده واقعی است.
حسابداری را به سپیدار بسپارید
کدینگ حسابداری استاندارد
ثبت ساده دفاتر قانونی
خودکارسازی عملیات پایان سال
گزارش‌های تحلیلی و قانونی
افزایش نظم مالی
چگونه تیم مالی من شروع به استفاده از اتوماسیون کرد؟
شاز نواز صاحب و مدیر مجموعه حسابداران توضیح می دهد که چگونه او اتوماسیون را در کار خود در امور مالی معرفی کرد.
نواز می گوید:
این کار یک دهه پیش آغاز شده است. ما در مورد کارهای روزمره، منظم و تکراری فکر می کردیم و – صادقانه بگوییم – هیچ کس دوست نداشت آن را انجام دهد. بخش بزرگی از این کارها برای ما گرفتن داده های مالی از مردم بود.
“تیم من اصلا از انجام این موضوع هیجان زده نبود.”
بنابراین، ما لیستی از مواردی را که در روال کارها پر تکرار بودند را تهیه کردیم و این موارد آ‌‌نقدر منظم بود که ما بتوانیم برای پیشرفت بهتر، سرمایه گذاری کنیم.
“این فرآیند، بازی و روال کاری را تغییر داده است.”
ما فهمیدیم که تنها یک نرم افزار نمی تواند همه این کارها را انجام دهد، بنابراین یک پشتوانه فناوری برای بهبود بخش های مختلف کسب و کار ساخته ایم.
به عنوان مثال، از یک مدیر ارتباط با مشتری برای مدیریت مشاغل جدید آینده استفاده می کنیم. با کمک آنها پرسشنامه ای را پر می کنیم و سپس آنها زمانی برای رزرو جلسه می گیرند. آنها “پس از رزرو، یادآوری و ایمیل جلسه مربوطه را در شرکت خود دریافت می کنند. کل این فرایند خودکار است. “هنگامی که با موضوع آشنا شدند، ما از نرم افزار تمرین مدیریت برای گردش کار خود استفاده می کنیم – از جمله ارسال اطلاعات مانند یادآوری برای آنها ، و سایر ارتباطات. وی افزود: “مشتریان می توانند دوباره جلساتی را رزرو کنند بدون این‌که یکی از ما بخواهد آن را به دفتر یادداشت های روزمره خود اضافه کند.”
وی افزود: “ما از نرم افزار برای بارگذاری خودکار هرگونه اسناد مالی که در نرم افزار حسابداری دریافت می کنیم استفاده می کنیم و اکنون در حال کار با مشتریان هستیم تا فقط به خواندن حساب بانکی خود دسترسی داشته باشیم. “کسانی که در امور مالی کار می کنند، باید بدانند که شما نمی توانید با اتوماسیون از هر ارتباطی دوری کنید. باید میزان مشخصی از تعامل وجود داشته باشد. “به عنوان مثال، رزرو جلسات را به صورت خودکار انجام می دهیم – اما هنوز هم آن جلسات را برگزار می کنیم ، و مشتریان هنوز هم می خواهند این تعامل را داشته باشند.” این برای آنها مهم است – و همچنین برای ما.
اما اتوماسیون بدان معنی است که می توانیم مشاور قابل اعتماد باشیم و سبب می شود زمان برای این اتفاق آزاد شود. “
6 وظیفه مهم برای تیم مالی شما
اکنون شش وظیفه وجود دارد که تیم مالی شما می تواند به شکل خودکار انجام دهد. کارهایی وجود دارد که هم اکنون با استفاده از نرم افزار مناسب می توانید در تیم مالی خود بصورت خودکار انجام دهید. شما باید جریان پول را به داخل و از طریق یک تجارت دنبال کنید.
1. ارزش گذاری شغلی
اولین مرحله فروش محصول یا خدمات، تعیین سهمیه یا تخمین است. این شامل حسابداری برای موجودی کالا، سربار و کار دستی است. این موضوع می تواند یک روند پیچیده باشد، به ویژه هنگامی که چندین تیم درگیر کار هستند.
قبل از دانستن این موضوع، افراد شما با نوشتن دستی داده ها و سپس وارد کردن آن به یک سیستم، کپی را تکرار می کنند و تیم های مالی نمی توانند به راحتی گزارش های مفیدی تهیه کنند. در نرم افزار حسابداری، لیست های قیمت نه تنها به راحتی ایجاد می شوند و سپس بصورت خودکار برای مشتری ارسال می شوند، بلکه شما و دیگران می توانید مواردی که مورد تایید بودند، گم و یا منقضی شده‌اند را ردیابی کنید.
2. جمع آوری داده ها
تیم ارائه دهنده کالاها یا خدمات بدون شک هزینه هایی را برای شما ایجاد می کند و رسیدهای آن به دست شما می رسد و ممکن است شما با دریافت مدارکی مانند “سفارش خرید” مواجه شوید. وارد کردن این داده ها می تواند زمان زیادی را بگیرد، اما استفاده از نرم افزارهایی مانند AutoEntry می تواند کمک کند. همچنین این امکان را به شما می دهد تا مواردی مانند رسید یا فاکتور را اسکن کرده و سپس داده ها را به صورت خودکار به سیستم حسابداری خود منتقل کنید. گزارش شده است که این کار بسیار مؤثر است و می تواند کارهایی که چند روز طول می کشید تا انجام شود را در عرض چند ساعت تمام کند.
علاوه بر این، برخی از نرم افزارهای حسابداری به کارمندان شما که خارج از خانه هستند و شاید با مشتری دیدار کنند، این امکان را می دهد با استفاده از تلفن خود، تصویری از رسید را در محل خرید تهیه کنند. پس از انجام این کار، داده ها به صورت خودکار به قسمت تسویه حسابداری منتقل می شوند.
3. صورتحساب
پس از ارائه کالاها یا خدمات، باید فاکتور ارسال شود.
اگر لیست قیمت را در نرم افزار حسابداری خود ایجاد کرده اید، همانطور که در ابتدا گفته شد، می تواند به طور خودکار به فاکتور تبدیل شود که با تمام جزئیات پر شده است. و از آنجا که الگوهای صحیح فاکتور موجود در نرم افزار حسابداری است، ارسال یک فاکتور با کیفیت بالا و کامل می تواند در چند ثانیه انجام شود – بدون نیاز به جمع آوری جزئیات از هر کسی که علاقه مند باشد. جزئیاتی از قبیل شماره فاکتور بطور خودکار درون نرم افزار تولید و ردیابی می شود.
4. وصول وجه
اگر کالاها یا خدمات شما در محل تحویل داده می شوند، می توانید یک راه حل پرداخت مانند کارت خوان را با نرم افزار حسابداری خود ادغام کنید. این بدان معناست تیمی که بیرون هستند، می تواند مبلغ پرداختی را در آنجا جمع کنند و پس از آن، نیاز به تعقیب پرداخت کند – و باعث افزایش چشمگیر گردش پول شرکت شما می شود.
از طرف دیگر، نرم افزار حسابداری به شما امکان می دهد روش های پرداخت جایگزین را تنظیم کنید، در حالی که می توانید سفارشات ثابت یا بدهی مستقیم ایجاد کنید تا پرداخت های منظم بدون مشکل انجام شود. این نه تنها برای تیم مالی بلکه برای تجارت وسیع نیز مفید است؛ زیرا این تیم مجبور نیستند پرداختهای جداگانه را ایجاد و اجازه دهند یا حتی نگران ردیابی فاکتورهای دریافتی خود نباشند.
5. کنترل اعتبار
قطعا بعضی اوقات از صدور فاکتور بی نیاز نیستید و منتظر پرداخت خواهید بود. اما استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب می تواند کمک کند؛ زیرا می تواند یادآورهای خودکار را برای مشتری ارسال کند – هم کمی قبل از موعد فاکتور و هم پس از اتمام شرایط. این امر به طور قابل ملاحظه ای کار تیم مالی را کاهش می دهد و استرس تأمین جریان نقدی را کم می کند.
6. اصلاح حساب
پس از انجام دریافت و پرداخت ، لازم است که ورودی ها به حساب بانکی با فاکتور مربوطه در سیستم شما مطابقت داشته باشد. اصلاح حساب و نداشتن مغایرت می تواند یک منبع عظیم منابع برای هر دفتر مالی باشد.
بنابراین، چرا این فرآیند خودکار نیست؟ با بسیاری از بسته های حسابداری، امکان ایجاد قوانینی هست. این بدان معنی است که پرداخت های منظم بطور خودکار با فاکتورهای آنها مطابقت دارند .علاوه بر این، معرفی هوش مصنوعی به معنای این است که نرم افزار حسابداری می تواند با پرداخت های یک طرفه یا در غیر این صورت با هم تفاوت داشته باشد. البته، کسی از تیم شما همچنان باید این اصلاحیه ها را بررسی کند – اما برای همسان سازی دو لیست و تطبیق امور و بررسی ساده و صحیح یک مغایرت موجود، زمان و کار بسیار زیادی صرف می شود.
سخن آخر در مورد اتوماسیون
اتوماسیون فرصتی هیجان انگیز برای پیشبرد است اما مطمئن شوید که آن را به خوبی مدیریت می کنید. همانطور که گاردنر می افزاید: “فناوری فقط یک ابزار توانمند است. مردم همیشه با مردم تجارت خواهند کرد.”
منبع: Sage