در هر شرکتی به دلایل مختلفی ممکن است واحد حسابداری شروع به کار نکرده باشد و فرایندهای مالی و حسابداری در آن شرکت آغاز نشده باشد. برای مثال واحد مالی شرکتی که تازه تأسیس شده است طبیعتاً مدتی طول می‌کشد تا شروع به کار کند. در برخی از شرکت‌ها هم به دلایل مختلفی مانند تعطیلی شرکت، برای مدتی واحد مالی تعطیل میشود و پس از آن یک تیم جدید باید مسئولیت مدیریت امور مالی شرکت را به عهده بگیرد. در همه این موارد حسابدار و مدیر مالی جدیدی که به مجموعه اضافه میشود باید بداند که چگونه فرایند حسابداری را در آن شرکت آغاز کند و چه نکاتی باید رعایت شوند.
حسابداری شرکتی چیست؟
حسابداری شرکتی بر روی امور مالی مربوط به شرکت‌ها متمرکز است. در حقیقت فردی که حسابداری شرکتی را انجام میدهد مسئول محاسبه و ثبت دارایی‌ها و بدهی‌های مربوط به آن شرکت است. از مهمترین وظایف فردی که حسابداری شرکتی انجام میدهد میتوان به ثبت حقوق و دستمزد، خزانه، خریدوفروش، ایجاد صورت گزارش وجوه نقد، ترازنامه و تفسیر نتایج مالی اشاره کرد. البته باید توجه کنید که شروع حسابداری در هر یک از شرکت‌های بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و خدماتی تفاوت‌هایی با یکدیگر می‌توانند دشته باشند.
مهمترین کارهایی که حسابدار شرکت باید انجام دهد
حسابدار شرکت وظایف مشخصی دارد که این موارد باید در طی یک ماه، یک فصل و یا یک سال مالی به صورت منظم انجام شوند. اولین موضوعی که باید توسط حسابدار شرکتی انجام شود، بررسی اطلاعات مالی شرکتی است که کار حسابداری آن را آغاز کرده است. علاوه بر این، حسابدار باید نیازمندی‌های شرکت را جهت بودجه‌بندی درک کند و پیش‌بینی درستی از بودجه مورد نیاز برای فعالیت‌های یک سال شرکت داشته باشد. یکی دیگر از کارهایی که حسابدار شرکت باید به صورت ماهانه انجام دهد تهیه لیست حقوق و دستمزد و ارسال لیست مالیات بر درآمد برای سازمان امور مالیاتی است.
در شرکت‌های کوچک و متوسط که تعداد نیروی انسانی واحد مالی آنها محدود است، حسابدار شرکت باید توانایی عارضه‌یابی در مورد فعالیت‌های شرکت را هم داشته باشد. عارضه‌یابی یعنی شناسایی ایراداتی که در فرایندهای مالی و حتی عملیاتی شرکت وجود دارند.
مهمترین کارهایی که حسابدار شرکت باید برای آغاز کار حسابداری انجام دهد شامل موارد زیر می‌شوند:
استخدام حسابدار و مدیر مالی
در کسب‌وکارهایی که هنوز نیروی حسابداری ندارند و یا هنوز حسابدار به تعداد کافی استخدام نکرده‌اند، اولویت اصلی جذب حسابدار و مدیر مالی است. البته ممکن است که برای بسیاری از شرکت‌های متوسط و کوچک مقدور نباشد که در ابتدای کار یک مدیر مالی با تجربه استخدام کنند. در این‌گونه موارد باید با حداقل تعداد حسابدارها شروع به فعالیت کرد.
تهیه دفاتر قانونی
شما ممکن است به عنوان حسابدار در شرکتی استخدام شوید که تازه شروع به فعالیت کرده است. در این مورد باید دفاتر قانونی را تهیه و پلمپ کنید تا بتوانید عملیات ثبت اسناد در این دفاتر را شروع کنید. دفاتر قانونی جایی هستند که تمامی عملیات‌های شرکت که شامل هزینه‌ها و درآمدها می‌شوند در آنها ثبت خواهند شد. این دفاتر شامل دفتر کل، روزنامه و معین می‌شوند.
خرید نرمافزار حسابداری
با توجه به حجم زیاد اسنادی که حسابدار باید ثبت کند و نیاز به تهیه گزارش‌های قانونی به صورت دوره‌ای، برای اینکه از هر گونه اشتباه جلوگیری کنید بهتر است که از سیستم‌های حسابداری استفاده کنید. برای خرید نرم افزار حسابداری باید ابتدا نیازهای خودتان را مشخص کنید. برای مثال شرکت‌هایی که حجم کالای ورودی و خروجی انبار آنها زیاد است بهتر است که از نرم افزار انبارداری هم استفاده کنند و شرکت‌های که کار پخش کالا را انجام می‌دهند نیز حتماً با استفاده از نرمافزار سفارش‌گیری و پخش می‌توانند فرایند پخش را ساده‌تر و بهینه‌تر انجام دهند.
شرایط حسابداری برای شرکت‌های تازه تأسیس و پیش‌نیازهای آن
یکی از وظایف مهم مدیران در شرک‌هایی که تازه تأسیس شده‌اند این است که برای شرکت یک فرایند مالی تعریف کنند و نیروهای متخصص در این حوزه را استخدام کنند. حسابداری برای شرکت تازه تأسیس هم در نظارت بر روی شرکت کمک میکند و هم در برنامه‌ریزی برای آینده کسب‌وکار کمک خواهد کرد. در صورتی که شرکتی نسبت به این موضوع بی‌توجه باشد بدون شک با دردسرهای بزرگی روبرو خواهد شد.
نحوه ثبت حسابداری هزینه‌های تأسیس شرکت
وقتی که یک شرکت تأسیس میشود، اولین کارهایی که حسابدارها باید انجام دهند این است که هزینه‌های مربوط به تأسیس را ثبت کنند. طبیعی است که اولین رویدادهای مالی هر شرکتی مربوط به هزینه‌هایی باشد که برای شروع روند درآمدزایی انجام می‌شوند. در این قسمت سه مورد از مهمترین ثبت‌هایی که باید توسط حسابدار در زمان تأسیس شرکت انجام شوند را نام می‌بریم و نحوه ثبت آنها در دفاتر حسابداری را به شما نشان می‌دهیم.
در گام اول راهاندازی یک کسب‌وکار معمولاً صاحبان آن شرکت، سرمایه اولیه‌ای را برای تأسیس شرکت اختصاص می‌دهند. این سرمایه در حساب بانکی شرکت واریز میشود. برای ثبت سرمایه اولیه در دفاتر حسابداری باید به صورت زیر عمل کنید:
همان‌طور که در عکس بالا می‌بینید، حساب بانکی شرکت به میزان سرمایه اولیه که 250 میلیون تومان است بدهکار شده و سرمایه فردی که سرمایه‌گذاری کرده است به همان میزان بستانکار شده است.
احتمالاً به دلیل اینکه منابع سرمایه‌گذاران کافی نیست، شرکت تصمیم به گرفتن وام از بانک خواهد گرفت. برای ثبت وام دریافت شده از بانک باید حساب بانکی شرکت را بدهکار و حساب وام پرداختنی به بانک X را بستانکار کنید. در مثال زیر فرض شده است که یک شرکت تازه تأسیس، 500 میلیون تومان از بانک وام دریافت کرده است. در جدول زیر می‌توانید ثبت‌هایی که بابت عملیات موردنظر در دفتر روزنامه انجام شده است را ببینید:
علاوه بر این موارد، هر شرکتی برای شروع به کار نیاز به اقلام و اثاثیه خاصی دارد. در مثال زیر فرض کردیم که شرکت موردنظر مبلغ 25 میلیون تومان را به خرید لوازم اداری اختصاص داده است. برای ثبت این اقلام در دفاتر حسابداری طبق الگوی زیر باید عمل کنید:
اثاثیه شرکت به مبلغ 25 میلیون تومان بدهکار شده و حساب بانکی شرکت به همان میزان بستانکار میشود.
بررسی سیستم حسابداری یک شرکت
حسابداری که در یک شرکت تازه تأسیس شروع به کار میکند باید به دلیل نبود سیستم حسابداری، یک نرمافزار حسابداری تهیه کند و یا در صورتی که سیستم مالی و حسابداری قبلاً خریداری شده است باید توانایی این سیستم و نحوه کار با بخش‌های مختلف آن را یاد بگیرد.
چند ویژگی مهم وجود دارد که هر سیستم حسابداری باید آنها را داشته باشد تا به عنوان یک نرم افزار حسابداری پایدار و قابل اعتماد مورد استفاده قرار گیرد. مهمترین ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری مناسب شامل موارد زیر می‌شوند:
امنیت داده‌های شرکت
قبل از اینکه برای شروع حسابداری در یک شرکت موارد مربوط به کاربرد نرمافزار حسابداری را بررسی کنید باید با تیم پشتیبانی آن نرم افزار صحبت کنید تا اطلاعات دقیقی در مورد امنیت داده‌هایی که وارد نرمافزار می‌کنید به دست آورید. اهمیت این موضوع وقتی بیشتر میشود که بدانیم مقدار زیادی از اطلاعاتی که در سیستم حسابداری شما وارد میشود، اطلاعاتی است که مربوط به شرکت‌های طرف حساب شما هست و در صورت افشای این اطلاعات، شرکت‌های موردنظر می‌توانند از شما شکایت کنند.
به‌روزرسانی با توجه به تغییرات قوانین
برای حسابداری که در یک شرکت کار میکند بسیار مهم است که کار حسابداری شرکت را با نرمافزاری آغاز کنند که با توجه به تغییرات مستمر استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی و راهاندازی سامانههای جدید مانند سامانه مؤدیان، تغییرات مورد نیاز در نرمافزار مالی اعمال شود. این تغییرات به صورت آپدیت یا همان به روز رسانی سیستم حسابداری در اختیار واحد مالی قرار میگیرند.
امکان اتصال و یکپارچگی سیستم‌های مالی
اینکه یک سیستم حقوق و دستمزد با دقت بسیار بالایی می‌تواند محاسبات و ثبت هزینه مربوط به حقوق و دستمزد را انجام دهد اتفاق بسیار خوبی است اما کافی نیست. برای مثال این سیستم باید امکان یکپارچه‌سازی با سیستم پیمانکاری و دارایی ثابت را داشته باشد تا بتواند هزینه‌های حقوق و دستمزد و دارایی‌ها را در محاسبات مربوط به بهای تمام شده پیمان وارد کند.
سؤالات متداول
مهمترین وظایف حسابدار شرکتی چیست؟
از مهمترین وظایف فردی که حسابداری شرکتی انجام میدهد میتوان به ثبت حقوق و دستمزد، بازرگانی، خزانه، خریدوفروش، ایجاد صورت گزارش وجوه نقد، ترازنامه و تفسیر نتایج مالی م اشاره کرد.
ثبت خرید اثاثیه در دفاتر حسابداری چطور انجام میشود؟
در زمانی که شرکت وسایلی را خرید میکند باید حساب اثاثیه شرکت بدهکار شود و حساب بانکی شرکت بستانکار شود.
به روز رسانی نرمافزار حسابداری چه اهمیتی دارد؟
برای حسابداری که در یک شرکت کار میکند بسیار مهم است که کار حسابداری شرکت را با نرمافزاری آغاز کنند که با توجه به تغییرات مستمر استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی و راهاندازی سامانههای جدید مانند سامانه مؤدیان، تغییرات مورد نیاز در نرمافزار مالی اعمال شود. این تغییرات به صورت آپدیت یا همان به روز رسانی سیستم حسابداری در اختیار واحد مالی قرار میگیرند.