اصول ثبت و بررسی تنخواه گردان حسابداری در سپیدار سیستم
در مجموعه‌های بزرگ برای جلوگیری از افزایش تعداد فاکتورهای مالی، بودجه تنخواه در نظر گرفته می‌شود. این بودجه به افراد تحصیلدار اختصاص داده می‌شود تا برای خریدهای کوچک استفاده شوند. با استفاده از بودجه تنخواه، تحصیلدار شرکت بدون نیاز به تایید مالی می‌تواند خریدهای مجموعه را انجام دهد. مقدار تنخواه براساس برآوردی که حسابدار و تنخواه‌دار نیاز دارند مشخص می‌شود و برای هر شرکت متفاوت خواهد بود.
در ادامه این مقاله به سوال تنخواه گردان حسابداری چیست پاسخ می‌دهیم و کلیه شرایط تنخواه گردان را بررسی می‌کنیم.
تنخواه چیست؟ وجه نقدی از طرف تیم مالی به تحصیلداران شرکت
تنخواه، وجه نقدی است که توسط واحد مالی شرکت به سایر کارکنان یا فرد تحصیلدار سپرده می‌شود. در حقیقت تنخواه به مبالغی گفته می‌شود که طی یک دوره مشخص در اختیار مدیرها، تحصیلداران و افراد تیم مالی قرار می‌گیرد تا مخارج کوچک شرکت را پرداخت کند.
فرد تنخواه‌دار موظف است کلیه فاکتورها را ثبت کرده و پس از پایان دوره مالی به شرکت تحویل دهد. تیم حسابداری این فاکتورها را بررسی می‌کند تا مغایرتی بین حساب تنخواه و مبالغ خرج شده وجود نداشته باشد. هم‌چنین فاکتورهای مالی تنخواه در برنامه حسابداری ثبت و ذخیره می‌شوند تا کلیه مخارج شرکت به‌صورت دقیق و بدون کسری محاسبه شوند. توجه داشته باشید تنخواه باید در حسابی قرار گیرد که از طرف شرکت تایید شده است.
بررسی مهم‌ترین اهداف تنخواه حسابداری؛ از پرداخت آسان تا کنترل وجوه نقد
مهم‌ترین مزیت بودجه تنخواه، ساده‌سازی حساب‌ها در فرایندهای مالی است. البته تنخواه حسابداری مزایای دیگری نیز دارد که به شرح زیر هستند:
- پرداخت آسان و سریع هزینه‌ها: با استفاده از تنخواه هزینه‌های جاری و جزئی شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود، اما فقط همین نیست، در برخی شرایط می‌توان از تنخواه برای پرداخت هزینه‌های مهم و ضروری استفاده کرد که در آن لحظه امکان دسترسی به بانک نیست.
- کاهش حجم عملیات‌های حسابداری: استفاده از تنخواه باعث کاهش حجم عملیات‌های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می‌شود. هر چه پرداخت‌های یک شرکت به سمت پرداخت‌های بانکی یا صندوق شرکت پیش برود سرعت در پرداخت کاهش پیدا می‌کند. این فرایند مساوی است با پیچیده‌تر شدن عملیات حسابداری در شرکت که می‌توان با استفاده از بودجه تنخواه، حساب‌ها را کمتر کرد.
- کنترل وجوه نقد مجموعه: کنترل وجود نقد برای هزینه‌های جزئی و نقدی شرکت، خود امری مهم است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می‌شود. باتوجه‌به این اهداف، باید گفت که تنخواه حسابداری به شفاف‌تر شدن فرایندهای مالی کمک شایانی می‌کند. کلیه فاکتورهای تنخواه نیز باید در فرایند انجام ثبت های حسابداری در نظر گرفته شوند تا هزینه‌های مجموععه به‌صورت شفاف قابل‌بررسی باشد.
سیستم حسابداری شرکتی سپیدار همکاران سیستم
سیستم حسابداری سپیدار به شما کمک می کند تا با بستن خودکار حساب های سود و زیان و صدور سند اختتامیه و افتتاحیه، عملیات پایان سال مالی را به راحتی و به سادگی انجام دهید.
این سیستم به شما کمک می‌کند که
- درج انواع کدینگ پیش فرض بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری
- ثبت دفاتر قانونی به ساده ترین روش ممکن
- عملیات پر حجم پایان سال مالی به شکل خودکار
- گزارش گردش حساب و مانده حساب در تمامی سطوح، به تفکیک دلخواه
- پیوست ضمائم به اسناد حسابداری
- تبدیل ارزهای مختلف به ارز پایه در عملیات تجاری و صدور سند تسعیر ارز
- اطلاع از ویرایش یا حذف اسناد حسابداری از طریق پیامک
انواع تنخواه گردان را می‌شناسید؟ بررسی تنخواه گردان ثابت و متغیر
تنخواه‌دار فردی است که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را بر عهده دارد. وظایف تنخواه‌دار در هر شرکت نسبت به سیاست‌های آن متفاوت است و به چندین مدل تقسیم می‌شود که از آن‌ها می‌توان به تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی اشاره کرد. در ادامه به بررسی انواع تنخواه‌گردان می‌پردازیم.
تنخواه گردان ثابت؛ فردی که هر ماه مبلغی به‌عنوان تنخواه دریافت می‌کند
تنخواه گردان ثابت، فردی است که هر ماه مبلغ مشخصی را از طرف شرکت دریافت می‌کند. این فرد خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را نسبت به بودجه انجام می‌دهد و در زمان‌های مشخص، به حسابداری تحویل می‌دهد.
البته در پایان هر ماه یا دوره مالی مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت‌های ماه قبل را ارائه دهد. نکته مهم این است که وقتی تنخواه گردان ثابت به کارکنان شرکت اختصاص می‌یابد، از این حساب تنخواه نباید هیچ هزینه‌ای شخصی برداشت شود. هم‌چنین این مبالغ همراه با فاکتورهای خرید در دفاتر قانونی حسابداری ثبت و ذخیره می‌شوند.
تنخواه گردان متغیر؛ با سقف بودجه برای هزینه‌های شرکت
در روش تنخواه گردان متغیر سقف مبلغی مشخص می‌شود که برای هزینه‌های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه‌ها را با مبلغ باقی‌مانده تنخواه به‌طور‌برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.
مدیریت انبارتان را به سپیدار بسپارید
امکان قیمت‌گذاری موجودی کالای انبار
یکپارچه‌سازی اطلاعات بین انبار و فروش
امکان تعیین نقطه سفارش کالا
نگهداری تصویر کالا
کنترل موجودی منفی کالاها در سطح انبار
ثبت تنخواه گردان
برای اینکه نظارت کافی بر روی فرایند اختصاص تنخواه و ثبت آن وجود داشته باشد باید طبق اصول ثبت تنخواه گردان عمل کنید. ثبت تنخواه گردان به صورت کلی به دو روش موقت و دائم ثبت می‌شود.
ثبت حسابداری تنخواه گردان در روش متغیر یا موقت
در روش موقت، تنخواه به صورت موقت که کمتر از 1 ماه است در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد. در زمان دریافت وجه توسط تنخواه دار باید حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب صندوق بستانکار شود؛ برای مثال اگر دو میلیون تومان تنخواه به تنخواه‌دار پرداخت شود، در آن صورت برای این رویداد ثبت زیر باید انجام شود:
در مراحل بعدی چند حالت ممکن است که اتفاق بیفتد. حالت اول این است که کُل مبلغ تنخوا گردان توسط دریافت کننده آن خرج شده باشد. این رویداد به صورت زیر ثبت می‌شود:
البته به این نکته توجه داشته باشید که همه این ثبت‌ها باید بر اساس اسناد و ضمائمی صورت گیرد که تنخواه دار برای واحد مالی ارسال می‌کند. حتی اگر این مبلغ صرف خرید نرم افزار حسابداری یا تمدید سایر نرم‌افزارهای مجموعه شده است، باید با فاکتور یا رسید خرید اینترنتی ثبت شود.
بررسی ثبت و ماهیت حساب تنخواه گردان ثابت
تنخواه ثابت مبلغی است که به‌صورت منظم و در دوره‌های زمانی 30 روزه در اختیار فرد تنخواه گردان قرار می‌گیرد. این مبلغ هر ماه به میزان مشخصی به حساب تنخواه گردان واریز می‌شود. برای ثبت تنخواه گردان در روش دائمی باید هزینه‌ها را بدهکار و بانک را بستانکار کنید.
در روش متغیر یا همان موقت ثبت تنخواه گردان باید حساب تنخواه گردان را بستانکار کنید. در روش ثابت یا همان روش دائمی نیز، حساب موجودی نقد یا بانک بستانکار می‌شود.
همان‌طور که توجه کردید، در روش متغیر یا همان موقت ثبت تنخواه گردان باید حساب تنخواه گردان را بستانکار کنید و در روش ثابت یا همان روش دائمی، حساب موجودی نقد یا بانک بستانکار می‌شود.
ترمیم تنخواه گردان به چه معناست؟
فرایند ثبت در تنخواه گردان در چهار مرحله انجام می‌شود که یکی از مراحل آن ترمیم تنخواه گردان است:
۱- فرایند افتتاح حساب تنخواه گردان
۲- فرایند ثبت هزینه تنخواه گردان
۳- فرایند ترمیم حساب تنخواه گردان
۴- فرایند بستن حساب تنخواه گردان
نکته: در روش ثبت تنخواه گردان به روش ثابت این دو مرحله با هم ادغام می‌شود.
برای سند ترمیم تنخواه گردان این مورد در اسناد حسابداری ثبت می‌شود:
ماهیت حساب تنخواه گردان چیست؟
در پاسخ به سوال «حساب تنخواه گردان جز کدام حساب است» باید گفت که ماهیت حساب تنخواه، بدهکار است. این حساب از نظر ماهیت دقیقا شبیه صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار شود، مبلغ آن افزایش پیدا می‌کند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کمتر خواهد شد.برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه نیز باید از یکی از روش‌های تنخواه گردان ثابت یا متغیر نسبت به نوع حساب استفاده کرد؛ البته اکنون با استفاده از زیر سیستم تنخواه گردان سپیدار حرفه‌ای می‌توانید به‌راحتی عملیات مالی و ثبت‌های حسابداری تنخواه گردان را بدون هیچ مشکلی و در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید. مجموعه سپیدار علاوه‌بر نرم‌افزار تنخواه‌گردان، بهترین نرم افزار فروشگاهی را نیز ارائه می‌کند که همراه با خدمات پشتیبانی و پس از فروش هستند.
نکات مهم برای افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت‌ها را بدانید
ماهیت حساب تنخواه گردان بدهکار است و مبلغ تنخواه هر ماه به حساب فرد تنخواه‌گردان واریز می‌شود. قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به چند نکته توجه شود که اهمیت بسیاری برای حفظ امنیت سندهای مالی شرکت دارند:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می‌گیرد توسط هیئت مدیره تعیین شود و پرداخت در یک مرحله انجام شود.
- در قبال پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.
- تنخواه دار باید در قبال هزینه‌های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند.
- اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می‌شود باید به خوبی نگهداری و بایگانی شوند.
هم‌چنین مجموعه می‌تواند در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت کند که در صورت مشاهده مغایرت یا تخلفات غیر قانونی، از این ضمانت نامه‌ها استفاده شود.
نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری؛ برای بستن حساب تنخواه گردان
در تصاویر زیر نمونه‌هایی از فرم تنخواه گردان حسابداری بررسی شده است تا درک بهتری نسبت به ثبت تنخواه گردان داشته باشید. لازم به ذکر است که نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم به‌راحتی این فرم‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهند تا عملیات حسابداری تنخواه انجام شود.
دلیل بستن حساب تنخواه گردان چیست؟ صفر کردن حساب‌ها
حساب تنخواه جزو حسابهای دائمی است که باید مانده آن به سال مالی جدید منتقل شود. بنابراین، مانده این حساب را در پایان سال مالی طی سند اختتامیه با حساب «تراز افتتاحیه و اختتامیه» صفر می‌کنیم، تا همان مبلغ مانده طی سند افتتاحیه به سال بعدی منتقل شود.
برخی از شرکت‌ها مانده تنخواه را در پایان سال مالی صفر می‌کنند و کل مبلغ موجودی تنخواه را به حساب بانکی شرکت واریز می‌کنند. سپس با شروع سال بعدی، مبلغی را از حساب بانکی به تنخواه دار پرداخت می‌کنند.
رسید تنخواه و اسناد تنخواه گردان؛ برای ثبت‌های حسابداری
رسید تنخواه به رسیدی گفته می‌شود که توسط تنخواه دار به حسابداری ارائه می‌شود. این رسید اطلاعاتی کامل از مبلغ خرج شده دارد که نشان می‌دهد در چه تاریخی، چه مبلغی از فرد کسر شده است. مبلغ این رسید باید به صورت دقیق در فرمت عدد و حروف ذکر شود. تاریخ هزینه و طرف هزینه‌ای که در قبال دریافت کالا یا خدمت به آن هزینه پرداخت شده نیز باید در این رسید قید شود. در نهایت این رسید باید توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری مجموعه امضا شود.
البته در مواردی که رسید جنبه رسمی دارد، شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز روی رسید ذکر می‌شود. درصورتی‌که موارد بالا موجود نباشد یا رسید مخدوش یا پاره باشد، اعتبار رسمی ندارد و به‌عنوان مدرکی دال بر هزینه خرج شده بایگانی نخواهد شد. در مجموع رسیدگی به اسناد تنخواه گردان نیز در سه مرحله قبل از پرداخت و بعد از پرداخت انجام می‌گیرد.
مدیریت تنخواه گردان؛ در سیستم حسابداری سپیدار
با زیرسیستم مدیریت تنخواه گردان سپیدار، به‌راحتی می‌توانید تنخواه‌دار خود را تعریف و کلیه صورت هزینه‌های تنخواه گردان را ثبت و تایید کنید. هم‌چنین امکان صدور سند حسابداری متناسب با هزینه‌های ثبت شده به‌صورت خودکار در این نرم افزار وجود دارد. با اتصال این زیرسیستم به سیستم دریافت و پرداخت امکان ثبت اعلامیه پرداخت به تنخواه گردان برای شارژ تنخواه گردان نیز با شفافیت بیشتری انجام می‌شود. شما چه نکته دیگری در مورد حسابهای تنخواه گردان می‌دانید؟
شما می‌توانید نظرات و تجربیات خود را از طریق کامنت‌های همین مقاله با ما و سایر خوانندگان مجله سپیدار به اشتراک بگذارید.
با مشاهده ویدئوی پایین می‌توانید با زیر سیستم تنخواه گردان سپیدار و امکانات آن آشنا شوید:
سوالات متداول
حساب تنخواه گردان جز کدام حساب است؟
ماهیت حساب تنخواه بدهکار است که این حساب از نظر ماهیت درست شبیه صندوق است. زمانی که این صندوق بدهکار شود، مبلغ آن افزایش می‌یابد و با بستانکار شدن، مبلغ حساب تنخواه کمتر می‌شود.
ثبت تنخواه چطور انجام می‌شود؟
ثبت تنخواه به دو روش موقت و ثابت انجام می‌شود. در روش موقت، تنخواه به صورت موقت مبلغی در اختیار تنخواه دار قرار می‌گیرد. در زمان دریافت وجه توسط تنخواه دار باید حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب صندوق بستانکار شود.
انواع تنخواه گردان چه کاربردی دارند؟
استفاده از تنخواه باعث کاهش حجم عملیات‌های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می‌شود. علاوه‌بر این، کنترل وجوه نقد برای هزینه‌های جزئی و نقدی شرکتی، با حساب تنخواه به شکل شفاف‌تری انجام می‌شود.