امروزه کنترل داخلی از مهم‌ترین موضوعات در شرکت‌ها به جهت کاهش هزینه‌ها و بالا بردن بهره‌وری است. یکی از مهم‌ترین موضوعات کنترلی در هر شرکت، کنترل ونظارت بر تردد و حضور پرسنل است،. چون محاسبه حقوق که یکی از عمده هزینه‌های هر کسب‌وکاری است بر مبنای زمان حضور پرسنل در شرکت انجام خواهد شد.
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و وجود ابزارهای خاص این نیاز، این امکان به راحتی در اختیار مدیران قرار گرفته است و این نیاز با صرف کم‌ترین هزینه و فقط یک‌بار برای همیشه در شرکت قابل کنترل است.
برای این منظور کافیست دستگاه‌های کنترل تردد یا حضور غیاب در شرکت نصب شود و کارمند ورود و خروج خود را با استفاده از این دستگاه و به‌وسیله کارت یا اثر انگشت ثبت کنند.
با وجود این دستگاه‌ها، امکان هر گونه تقلب از بین می رود، همچنین با ثبت دقیق زمان‌های حضور، حقوق پرسنل محفوظ می‌ماند.
سپیدار سیستم نیز برای حفظ یکپارچگی و کمک در مدیریت بهتر فرآیندهای کنترلی در شرکت‌ها، اقدام به تهیه نرم افزار و سخت افزار تردد نموده است. همچنین برای تکمیل این فرآیند، امکان ارتباط آنلاین نرم افزار تردد و سیستم حقوق و دستمزد سپیدار را فراهم شده است.
در برخی شرکت‌ها بر اساس ماهیت کار هر بخش، ساعت ورود و خروج یا ساعات شروع اضافه کار متفاوت است یا به اصطلاح شیفت‌های کاری متفاوتی وجود دارد. همچنین برخی پرسنل به ماموریت می‌روند و برخی فقط در شرکت حضور دارند.
همچنین کنترل حضور به موقع پرسنل در محل کار یا عدم خروج زودتر از زمان تعیین شده از موضوعات مهم در شرکتهاست، کنترل مانده مرخصی یا جمع مرخصی ساعتی از موارد مشکل ساز در شرکتهاست
تمامی مواردی که به عنوان موضوعات مهم در تردد یا حضور پرسنل در شرکت بیان شد با راهکار کنترل تردد سپیدار قابل کنترل و مدیریت است، برای این منظور پس از ثبت قرارداد حقوق در سیستم حقوق و دستمزد سپیدار کافیست اطلاعات پرسنل را با یک کلید به نرم افزار تردد پایوفای منتقل کنید. در این نرم افزار با توجه به گیت‌های ورود و خروج تعریف شده می توانید به پرسنل خود دسترسی ورود یا خروج را بدهید و پس از آن، اطلاعات پرسنل همراه دسترسی‌های آنها به صورت آنلاین و خودکار به دستگاه حضور و غیاب منتقل می شود.
پس از انتقال اطلاعات پرسنل به دستگاه حضور و غیاب امکان تعریف کارت یا اثر انگشت یا تشخیص چهره برای پرسنل بر روی دستگاه فراهم است، حتی شما می توانید تا 5 اثر انگشت برای هر نفر بر روی دستگاه پایوفای تعریف کنید. پس از تعریف اطلاعات بایومتریک، این اطلاعات به صورت آنلاین بر روی نرم افزار پایوفای ذخیره می شود و اگر بنا به هر دلیلی اطلاعات دستگاه پاک شد امکان بازیابی اطلاعات بر روی دستگاه وجود دارد.
پرسنل بر اساس دسترسی‌های مشخص شده برای آنها و مدل دسترسی شان، زمان ورود و خروج خود را در طول ماه در دستگاه ثبت می‌کنند؛ این اطلاعات به صورت آنلاین یا آفلاین به نرم افزار تردد منتقل می‌شود.
در پایان دوره ماهانه یا هر زمانی که نیاز باشد امکان مشاهده و گزارش‌گیری از وضعیت حضور پرسنل در سازمان برای مدیران مجموعه فراهم است.
همچنین امکان اصلاح اطلاعات تردد پرسنل به صورت فردی یا گروهی در نرم‌افزار تردد و جود دارد. اما این نکته قابل توجه است که با وجود امکان اصلاح اطلاعات تردد، زمان‌های واقعی حضور پرسنل که با دستگاه حضور و غیاب ثبت شده است همیشه در نرم افزار باقی می‌ماند و اطلاعات ویرایش شده به صورت جداگانه ثبت و نمایش داده می‌شود.
همچنین در نرم‌افزار تردد پایوفای، امکان ثبت درخواست مرخصی یا ماموریت و تایید آن توسط مدیر مربوطه وجود دارد، همچنین بر روی دستگاه امکانی وجود دارد تا پرسنل در زمان خروج برای مرخصی ساعتی می‌توانند مشخص کنند که علت خروج‌شان مرخصی است و پس از ورود مجدد به شرکت بر روی دستگاه زمان پایان مرخصی ساعتی را مشخص کنند.
برای مشاهده امکانات و لیست قیمت سیستم مدیریت تردد سپیدار کلیک کنید.
در نهایت پس از نهایی شدن کارکردهای مربوط به ماه، با یک کلید محاسبه کارکرد ماهانه پرسنل با توجه به شیفت‌های کاری مشخص شده برای آنها انجام می گیرد و با یک کلید اطلاعات محاسبه شده، به نرم افزار حقوق و دستمزد سپیدار منتقل می‌شود.
اکنون بدون صرف وقت اضافه برای محاسبه کارکرد پرسنل و ثبت دستی در نرم‌افزار حقوق و دستمزد می‌توانید محاسبه حقوق پرسنل را انجام دهید. سپس خروجی‌های قانونی مالیات و بیمه را از نرم‌افزار حقوق و دستمزد سپیدار تهیه کنید. همچنین امکان پرداخت گروهی حقوق پرسنل با فرمت تمامی بانک‌ها در نرم افزار سپیدار برای شما فراهم است.
لازم به ذکر است با مجموعه راهکارهای سپیدار می توانید تا حد زیادی فرآیندهای خود را مکانیزه کنید و کنترل بهتری بر روی هزینه ها و بهره وری شرکت خود داشته باشد.