صنعت نرم افزار حسابداری در سال‌های اخیر، شاهد تغییرات بزرگ زیادی بوده است. برای نزدیک به سه دهه، نرم افزارهای حسابداری سنتی تنها گزینه پیش‌رو برای کسب‌و کار‌های بزرگ و کوچک بودند. در نرم افزار حسابداری سنتی، مدیران و حسابداران باید برای انتخاب بهترین نرمافزار عوامل زیادی چون امنیت، پشتیبانی، تعداد کاربران و قیمت را در نظر می‌گرفتند. اما با ورود تکنولوژی پردازش ابری در سال 2000، چشم‌انداز نرم افزار حسابداری نیز تغییر کرده و کاربران را به سمت حسابداری ابری برد. براساس آمار بین‌المللی تا سال 2020، حدود 68% از کسب‌وکارهای کوچک (کسب‌وکارهای زیر 50 نفر) نرمافزار حسابداری ابری را به سایر مدل‌های نرمافزار حسابداری ترجیح دادند. اگر برای شما نیز سؤال شده که نرم افزار حسابداری ابری چیست و چرا تا این حد جذابیت دارد، با ادامه این مقاله با ما همراه باشید.
منظور از سیستم پردازش ابری چیست؟
قبل از اینکه درباره نرم افزار حسابداری ابری توضیح دهیم، باید یک اشاره کلی به سیستم پردازش ابری داشته باشیم. برای درک بهتر این تکنولوژی به زمانی فکر کنید که با جیمیل خود در حال ارسال پیام هستید، یا باید با استفاده از اپلیکیشنی خاص مبلغی را به حسابی دیگر جابه‌جا کنید. در چنین شرایطی، شما کاربر سیستم پردازش ابری هستید. فضای ابری با استفاده از اینترنت، به شما امکان می‌دهد در هر زمان و هر مکانی و با هر دستگاهی به اطلاعات و نرم افزار مورد نظر دسترسی داشته باشید.
مثال حساب‌های کاربری جیمیل، برای سیستم پردازش ابری را در نظر بگیرید. شما می‌توانید از گوشی هوشمند گرفته تا لپ تاپ و تبلت، ایمیل‌های خود را با استفاده از اینترنت در هر نقطه از جهان که هستید، چک کنید. Google Drive و Dropbox مثال‌های دیگر کاربرد رایانش ابری هستند که احتمالا با آنها آشنا هستید. شما برای استفاده از آنها نیازمند خرید سخت‌افزار و سرور نیستید.
نرم افزار حسابداری ابری چیست؟ تعریف نرم افزار ابری حسابداری
در سیستم‌های حسابداری سنتی، نرم افزار به صورت دستی روی هارد دیسک کامپیوتر نصب خواهد شد. حسابدار برای استفاده از این نرم افزار سنتی، باید از یک کامپیوتر خاص استفاده کند.
اما در نرم افزار حسابداری ابری که در واقع به اسم حسابداری آنلاین (حسابداری تحت وب) نیز شناخته می‌شود، سیستم مانند فضای ابری عمل می‌کند. حسابداری ابری در نحوه ارائه خدمات و نوع کارکرد، هیچ تفاوتی با نرم افزار سنتی ندارد؛ به عبارتی شما می‌توانید خدماتی مثل محاسبه اضافه کاری و اظهارنامه مالیاتی و همه امور حسابداری را با نرم افزار آنلاین بدون هیچ محدودیتی اما با مزایای بیشتر انجام دهید. با نرم افزار حسابداری ابری یک حسابدار می‌تواند، حتی از خانه و بدون نیاز به نصب دوباره نرمافزار از طریق اینترنت و مرورگر وب، امور حسابداری را انجام دهد. از همین بابت حسابداری ابری را حسابداری آنلاین یا حسابداری تحت وب هم می‌گویند. اجازه دهید کمی درباره ابر (Cloud) دقیق‌تر شویم.
انواع ابر یا کلود
در حال حاضر، سه نوع ابر برای پیاده‌سازی وجود دارد:
- ابر عمومی (public cloud)
- ابر خصوصی (private cloud)
- ابر ترکیبی (hybrid cloud)
در ادامه به بررسی هرکدام می‌پردازیم:
ابر عمومی (public cloud)
یکی از انواع پرکاربرد فضای ابری، ابرهای عمومی هستند. معمولاً زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در فضای ابر عمومی به کاربر نهایی تعلق ندارند و این فضا در ازای پرداخت و از طریق اینترنت در اختیار افراد قرار می‌گیرد. زیرساخت‌های فضای ابری عمومی توسط شخص ثالث نگهداری می‌شوند و هزینهٔ اجرا و نگهداری زیرساخت از بودجهٔ کسب‌وکارها حذف می‌شود.
به‌طورکلی ابرهای عمومی به نسبت ابرهای خصوصی، فضای امنی را برای داده‌های حساس شما فراهم نمی‌کنند؛ اما مزایای متعددی همچون مقیاس‌پذیری، تسهیل مدیریت کاربران، قابل‌اعتماد و مقرون به‌صرفه‌بودن را به همراه دارند.
ابرهای خصوصی (Private clouds)
در فضای ابری خصوصی به دلیل اینکه کنترل بیشتری روی سرور اعمال می‌شود، امنیت اطلاعات حساس شما نیز بالاتر می‌رود.
این مدل ابری، یک زیرساخت سفارشی است که به یک کسبوکار مشخص تعلق دارد و فضای کنترل‌شده‌تری را در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. در واقع به زیرساخت فناوری اطلاعات با ایجاد دسترسی کاملاً شخصی و ایزوله برای یک کاربر، ابر خصوصی می‌گویند. نکته قابل‌توجه این است که مدیریت، پیکربندی و نگهداری زیرساخت‌های این مدل ابری توسط یک شخص ثالث انجام می‌شود.
ابرهای ترکیبی (Hybrid clouds)
ابرهای ترکیبی یا هیبریدی مناسب آن دسته از افرادی است که به هر دو مدل ابری عمومی و خصوصی نیاز دارند. مدل ابری ترکیبی از به هم پیوستن حداقل 1 ابر عمومی و حداقل 1 ابر خصوصی به وجود آمده است. این مدل به دلیل مقیاس‌پذیر، مقرون‌به‌صرفه و انعطاف‌پذیربودن راه‌حل مناسب‌تری برای برآورده‌کردن نیازهای کسب‌وکارها است. همچنین امنیت اطلاعات در این مدل ابری بیشتر از دو مدل قبلی ذکر شده است.
استفاده از نرم افزار حسابداری ابری چه مزایایی دارد؟
به این موضوع اشاره کردیم که نرمافزار حسابداری ابری با سیستم‌های حسابداری سنتی از نظر کارکرد تفاوت خاصی ندارد. شما می‌توانید محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل و سایر امور مهم و زمان‌بر حسابداری روی این سیستم حساب کنید.
نرم افزار حسابداری ابری مزایا و قابلیت‌های خاصی دارد که با استفاده از سیستم‌های سنتی قادر به استفاده از آنها نخواهید بود. در ادامه به برخی از مزایای نرم افزار آنلاین حسابداری اشاره کنیم:
1. دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات
نرم افزارهای آنلاین حسابداری، روی سرور‌های ابری قرار دارند؛ درنتیجه تمامی داده‌ها و دستورات در نرم افزار آنلاین، روی این سرور‌های ابری قرار دارند. به همین دلیل نباید نگران دردسر‌ها و هزینه‌های نگهداری از نرمافزار روی دسکتاپ باشید. با استفاده از همین سرور‌های ابری است که امکان دسترسی به نرمافزار در هر مکان و زمانی وجود دارد.
2. عدم نیاز به ایجاد زیر ساخت‌های جدید
با استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری ابری، نیازی به هزینه و سرمایه جدیدی برای ایجاد زیرساخت و تجهیزات نیست. زیرا حسابدار برای استفاده از نرم افزار آنلاین حسابداری، فقط به مودم و اینترنت نیاز خواهد داشت.
3. دارای نسخه یکپارچه و هماهنگ
دسترسی به نرم افزار حسابداری در هر زمان و هر مکان به معنای، دوباره کاری و ثبت اطلاعات از دو سیستم و دو مکان متفاوت نیست. با نرم افزار حسابداری آنلاین، تمامی کارکنان به اطلاعات یکپارچه و یک نسخه هماهنگ دسترسی خواهد داشت.
4. قیمتی مناسب و مقرون‌به‌صرفه
اگر یک کسبوکار کوچک هستید و با سرمایه‌ای اندک کار خود را آغاز کرده‌اید، خرید یک نرمافزار حسابداری سنتی برای شما مقرون‌به‌صرفه نخواهد بود. در چنین شرایطی به شما استفاده از نرمافزارهای حسابداری ابری توصیه می‌شود. با استفاده از این نرمافزار آنلاین شما می‌توانید، مدیریت مالی شرکت نوپای خود را با هزینه‌ای اندک آغاز کرده و به آرامی آن را گسترش دهید.
5. نگهداری امن و بدون ریسک از اطلاعات
نگهداری از دیتا و داده‌های مالی یک شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین دلیل در نرم افزار آنلاین، برای حفظ و تامین امنیت داده‌های مالی به طور روزانه از داده‌ها و دیتا‌ها نسخه پشتیبان و بک‌آپ گرفته خواهد شد.
6. کار با آخرین و جدیدترین نسخه نرمافزار
وقتی بهترین نرم افزار حسابداری ابری را انتخاب می‌کنید، همیشه از نسخه بروز و جدید نرم افزار آنلاین حسابداری استفاده خواهید کرد. برای استفاده و بروزرسانی این نرمافزار، نیازی به روش‌های وقت‌گیر و پرهزینه نیست. چرا که ارائه دهنده نرمافزار بدون دریافت هزینه‌ای، جدیدترین نسخه را دریافت خواهد کرد.
نرم افزار حسابداری آنلاین چه تفاوتی با سیستم سنتی دارد؟
با توجه به نکات گفته شده، تفاوت نرم افزار حسابداری آنلاین با سیستم سنتی تا حدود زیادی مشخص شده است. اما اگر بخواهیم به صورت دقیق‌تری این دو سیستم را با یکدیگر بررسی کنیم، باید بیشتر درباره نرم افزار سنتی توضیح دهیم.
در سیستم سنتی تمامی امور حسابداری از قبیل ارسال لیست مالیات حقوق و محاسبه اضافه‌کاری و انواع مرخصی و…فقط به یک دستگاه کامپیوتر که روی آن نرم افزار حسابداری نصب است محدود می‌شود. به عبارتی هر شخص باید برای انجام امور حسابداری از یک رایانه و نرم افزار قوی استفاده کند. اما استفاده از حسابداری ابری، فقط به یک سیستم مشخص خلاصه نمی‌شود.
هر حسابداری با هر سیستمی، با استفاده از یک خط اینترنت به نرم افزار آنلاین دسترسی خواهد داشت. این مزیت اهمیت خود را در شرایط دورکاری و همه‌گیری بیماری کرونا، نشان داده است.
کاربرد نرمافزار حسابداری ابری چیست؟
در طول چند سال اخیر، فناوری ابری تأثیر قابل‌توجهی بر زندگی هوشمند گذاشته است. این امر، کارایی و بهره‌وری بسیاری از صنایع را بالا برده و حتی به مدیریت امور مالی نیز کمک کرده است. برنامه حسابداری ابری نیز برای بهینه‌سازی امور حسابداری و ساده‌تر کردن معاملات تجاری شما روی کار آمده است و مهم‌ترین کاربردهای آن به شرح زیر است:
- سیستم حسابداری ابری دارای قابلیت گزارش‌دهی قوی است که می‌تواند نمودارها، گزارش‌های مالی، شاخص‌های کلیدی و رفتار کاربران را در یک داشبورد مالی به شما نشان دهد.
- هنگام استفاده از حسابداری رایانش ابری، از داده‌های حسابداری شما به طور خودکار نسخه پشتیبان تهیه می‌شود تا در شرایط اضطراری اعم از قطعی برق و اینترنت تا رویدادهای غیرقابل‌پیش‌بینی، داده‌ها به‌درستی بازیابی و حفظ شوند.
استفاده از نرمافزار حسابداری ابری در فروشگاه‌های اینترنتی، نگرانی حسابداران بابت حجم بالای فروش اینترنتی و ثبت فاکتورهای آن را کم کرده است. با کمک این نرمافزار نیازی به جابه‌جاکردن فاکتورها بین نرمافزار حسابداری و صندوق فروشگاهی و حتی استعلام موجودی کالاها در انبار نیست و تمامی این فعالیت‌ها به‌صورت خودکار و سرعت بالا در فضای آنلاین انجام می‌شوند.
تفاوت بین نرمافزار حسابداری ابری و غیر ابری چیست؟
شاید در ابتدا به نظر برسد که تفاوتی میان نرمافزار حسابداری ابری و غیر ابری وجود ندارد، اما واقعیت چیز دیگری است. در ادامه به مهم‌ترین تفاوت‌های نرمافزار حسابداری ابری و غیر ابری می‌پردازیم:
- نرمافزار حسابداری ابری از یک مرکز داده با چندین لایه امنیتی سطح بالا تهیه شده است. اطلاعات در فضای ابری کدگذاری می‌شوند و امنیت بالایی را فراهم می‌کنند. در صورتی که نرمافزار حسابداری غیر ابری، این امنیت را برای مشتریان فراهم نمی‌کنند.
- با ابزارهای حسابداری مبتنی بر ابر، تا زمانی که به اینترنت متصل هستید، می‌توانید در هر زمان به داده‌ها دسترسی داشته باشید. در صورتی که در سایر نرمافزارهای غیر ابری برای دسترسی به داده‌ها باید پشت سیستم بنشینید.
- با نرمافزار حسابداری ابری، فرقی نمی‌کند که از چه سیستم عاملی استفاده می‌کنید. پلتفرم‌های متعدد در نرمافزار حسابداری ابری پشتیبانی می‌شوند و شما می‌توانید در فضای آنلاین و با استفاده از مرورگر خود از آن استفاده کنید. این در شرایطی است که نرمافزار حسابداری غیر ابری روی هر سیستم عاملی اجرا نمی‌شود.
- نرمافزار حسابداری‌های غیر ابری نیاز به به‌روزرسانی‌های بی‌پایان و پشتیبان‌گیری منظم دارند، اما در نرمافزار حسابداری ابری، این به‌روزرسانی‌ها از قبل انجام می‌شوند و جدیدترین نسخه‌ها همیشه در حال استفاده هستند.
- شما برای استفاده از نرمافزار حسابداری ابری، اشتراک ماهانه خریداری می‌کنید و امکان تمدید اشتراک تا هر زمانی وجود دارد. اما برای استفاده از نرمافزار حسابداری غیر ابری، خرید قفل نرم‌افزاری و پرداخت هزینه کامل آن در هنگام خرید، اجباری است. اگر تمایل دارید می‌توانید درباره Saas بیشتر بخوانید.
اتصال شبکه‌های پرداخت به حسابداری ابری
شما می‌توانید کلیهٔ اپلیکیشن‌های پرداخت را به نرمافزار حسابداری ابری متصل کنید تا هرکدام از مشتریان شما با سرعت بیشتری پرداختی‌های خود را انجام دهند. با این کار علاوه بر صرفه‌جویی وقت، حجم کار حسابداران کم شده و راندمان کار آنها نیز بالاتر می‌رود. همچنین شما می‌توانید با استفاده از نرمافزار حسابداری ابری در هر زمان و مکانی برای مشتریان خود فاکتور صادر کنید و به شرایط نقدینگی بهبود ببخشید.
آیا نرم افزار حسابداری ابری امن است؟
پاسخ این سؤال هم مثبت است و هم منفی. بستگی دارد از چه شرکتی نرم افزار حسابداری ابری دریافت می‌کنید. در واقع امنیت نرم افزارهای ابری از مباحث بسیار مهم است که به عواملی همچون فناوری‌ها، سیاست‌ها، سرویس‌ها و کنترل‌ها وابسته است. در نرمافزارهای ابری کلیهٔ اطلاعات بر روی فضای ابری ذخیره می‌شوند و اگر ارائه‌دهنده حرفه‌ای باشد، امنیت بالایی را فراهم می‌کند. انتظار می‌رود اطلاعات در نرمافزار حسابداری ابری کدگذاری شود و روی هیچ سخت‌افزاری ذخیره نشود؛ همچنین داده‌ها و اطلاعات در بستر اینترنت و بر روی فضای ابری ذخیره شوند.
نرم افزار حسابداری ابری برای چه کسب‌و‌کاری مناسب است؟
نرم افزارهای حسابداری ابری می‌توانند برحسب نوع شرکت و فعالیت تجاری تنظیم شده و مورد استفاده قرار بگیرند. هزینه خرید این برنامه‌ها به موضوع کسبوکار شما بستگی دارد. اما چرا باید از نرمافزار حسابداری ابری استفاده کنیم؟ به شما دلیل می‌دهیم:
- اگر ترجیح می‌دهید هزینه‌های مازاد سرور، شبکه و سخت‌افزارها بپردازید؛
- اگر ترجیح می‌دهید هزینه‌های امنیت اطلاعات در سازمان را کاهش دهید؛
- اگر تمایل به استخدام حسابدار دورکار دارید.
- اگر می‌خواهید حسابداران و مدیران شرکت شما در هر زمان و مکانی و با هر دستگاهی می‌خواند به برنامه مالی دسترسی داشته باشند؛
- اگر می‌خواهید نگران نگهداری از قفل سخت‌افزاری نباشید؛
- اگر می‌خواهید دغدغه فرایند نصب نرمافزار نداشته باشید؛
- اگر تمایل دارید پشتیبان‌گیری نرمافزار اتوماتیک باشد.
اگر موارد بالای برای شما جذابیت دارد، نرمافزار حسابداری ابری مناسب کسبوکار شما است. همچنین اگر تمایل دارید از مزایای نرمافزار حسابداری ابری بیشتر بدانید پیشنهاد می‌کنیم مقاله مزایای نرمافزار حسابداری ابری را بخوانید.
نرمافزار حسابداری رایگان
ارائه نرمافزار حسابداری رایگان به دو شکل امکان‌پذیر است. برخی نرمافزارهای حسابداری ابری، رایگان به شما دسترسی مدت محدود ارائه می‌کنند تا دموی رایگان نرم افزار مبنای قضاوت خریدتان باشد. اما برخی دیگر از نرمافزارهای حسابداری ابری، تمامی ویژگی‌هایشان رایگان است یا قیمتی ناچیز دارند. ما این نرم‌افزارها را برای کسب‌وکارهایی که نگاه حرفه‌ای و جدی به واحد مالی دارند، توصیه نمی‌کنیم. در مقاله معایب نرم افزار حسابداری ابری رایگان بیشتر درباره این موضوع صحبت کردیم.
بهترین نرم افزار حسابداری ابری
در این بخش شاخص‌های انتخاب نرمافزار حسابداری ابری را به شما ارائه می‌کنیم تا بتوانید آگاهانه‌تر تصمیم بگیرید. به چه نکاتی در انتخاب نرمافزار حسابداری ابری دقت کنیم؟ لیست آنها را در ادامه تقدیمتان می‌کنیم:
- قابلیت‌های گزارش‌گیری نرمافزار؛
- توانایی تولیدکننده در به‌روزرسانی مستمر نرمافزار؛
- توانایی تولیدکننده در تطابق نرمافزار با استانداردهای حسابداری؛
- راحتی کار با نرمافزار؛
- توانایی نرمافزار با ویژگی‌ها و فرایندهای خاص کسبوکار شما؛
- پاسخگویی نرمافزار به نیازهای کسبوکار؛
- سرعت نرمافزار؛
- دقت نرمافزار؛
- راحتی و سهولت دریافت گزارش‌های قانونی؛
- اتصال به سامانه مودیان؛
- نبود خطا و باگ در سیستم؛
- محتوای آموزشی نرمافزار؛
- توانایی ارتقای نرمافزار؛
- توانایی محاسبه بهای تمام شده؛
- توانایی محاسبات امور مرتبط به بانک، حقوق‌ودستمزد، انبار و فروش؛
- یکپارچگی با سایر سیستم‌ها از جمله سامانه ارسال پیامک، فروشگاه آنلاین، CRM و… ؛
- داشتن رابط کاربری جذاب و زیبا؛
- تیم پشتیبانی همراه، متخصص و همدل؛
- نگهداشت امن و مطمئن اطلاعات نرمافزار؛
- دسترسی راحت از دستگاه‌های مختلف به نرمافزار و داده‌های آن.