هر کسب و کار در ابتدای شروع فعالیت‌های خود نیاز به ثبت سند افتتاحیه دارد. این سند در تاریخ اولین روز سال مالی یک سازمان ثبت شده و اقلام دارایی، بدهی و سرمایه با عنوان سند افتتاحیه در آن ثبت می‌شوند.
برای شرکت‌هایی که بیش از یک سال سابقه فعالیت دارند، سند افتتاحیه آنها از مانده حسابهای دائمی، انتظامی و رابط سال مالی گذشته آنها تشکیل میشود که این مانده حسابها خود از دارایی‌های جاری و غیر جاری، بدهی‌های جاری و غیر جاری و سرمایه سازمان تشکیل می‌شوند.
البته ابتدا باید این حسابها که مربوط به سال‌های گذشته هستند را بست و سپس دوباره آنها را مانند شرکتی که تازه شروع به فعالیت کرده ثبت کرد. به عبارتی دیگر دوره مالی جدید را باید با استفاده از سند اختتامیه سال مالی قبل افتتاح کرد.
طبق فرمول اصلی حسابداری مجموع بدهیها و حقوق صاحبان سهام باید با دارایی‌ها برابر باشد که در این صورت مانده حساب افتتاحیه مساوی صفر است. سند افتتاحیه تنها سندی است که پیوست نداشته و پیوست آن اظهارنامه مالیاتی دوره مالی قبل است.
سند افتتاحیه چیست؟
از مهم‌ترین اسناد حسابداری در شرکت‌ها وسازمان‌ها، سند افتتاحیه است که مانده‌حساب‌های دائمی در سال قبل را نشان می‌دهد. یعنی سند افتتاحیه همان ترازنامه پایان سال قبل یا ابتدای سال است. در ترازنامه باید معادله حسابداری برقرار باشد برای همین در سند افتتاحیه، مجموع دارایی‌های شرمت باید با مجموع بدهیها و حقوق صاحبان سهام و سند افتتاحیه تراز باشد.
سند افتتاحیه چه مزایایی دارد؟
سند افتتاحیه یکی از اسناد مالی مهم در هر کسب و کاری به حساب میآید و به دلیل مزیت‌های فراوانی که دارد، جزو اقدامات واجب بسیاری از شرکتهای بزرگ است. در ادامه به معرفی مهم‌ترین مزیت‌های سند افتتاحیه می‌پردازیم.
- با استفاده از سند افتتاحیه مرتب سازی، کنترل و زمان بندی اسناد مالی به راحتی انجام میشود.
- معیاری برای سنجش میزان موفقیت یک کسب و کار به حساب میآید زیرا این امکان را فراهم می‌سازد تا شرکت میزان عملکرد مالی سال گذشته خود را محاسبه کند.
- با شفاف سازی نقاط ضعف و قوت سازمان، برنامه‌ریزی و تصمیمگیری برای آینده سازمان را سادهتر میکند.
- میزان و معیار دقیقی از مالیات پرداختی توسط سازمان را مشخص میکند.
- باعث سهولت در مدیریت و کنترل دفاتر کوچک تجاری مانند دفتر دارایی و دفتر روزنامه میشود.
انواع حالات ثبت سند افتتاحیه
بسته به اینکه شرکت در سال قبل به‌صورت دستی یا سیستمی کار می‌کرده، سند افتتاحیه به 3 حالت قابل انجام است:
حالت اول)
اگر شرکت در سال گذشته فعالیتی نداشته و امسال اولین سال فعالیت آن است، فقط حساب بانک و سرمایه شرکا در سند افتتاحیه آورده خواهد شد.
حالت دوم)
اگر شرکت در سال جدید سیستمی شده و پیش‌تر به صورت دستی کار کرده است باید در سند افتتاحیه مانده‌های تمام حسابهای دائمی سال قبل از جمله حقوق صاحبان سهام، دارایی و بدهی را به‌عنوان مانده ابتدای سال جدید ثبت شوند.
حالت سوم)
اگر شرکت در سال جدید و قدیم به‌صورت سیستمی کار می‌کرده باید مانده حسابهای دائمی در سال گذشته را به سال مالی جدید انتقال دهد.
مراحل ثبت سند افتتاحیه
به ترتیب:
- ثبت‌های اصلاحی و تعدیلی در سال مالی قبل را انجام دهید
- حسابهای موقت مانن هزینه، درآمد و سود و زیبا را ببندید
- حسابهای موقت که بسته شد، سند اختتامیه بزنید
آموزش ثبت سند افتتاحیه
سند افتتاحیه یکی از اسناد مالی مهم در هر حسابداری شرکت ها به حساب میآید. رسیدگی به اسناد مالی جزو فعالیت‌های مهم و حیاتی هر سازمان حساب میشود و در صورت سهل انگاری آسیب‌های بزرگ و جبران ناپذیری برای سازمان ایجاد میکند.
ثبت سند افتتاحیه در شرکت یا سازمان به عهده حسابدار یا کارشناس حسابداری است. برای ثبت سند افتتاحیه باید ابتدا حسابهای هزینه، حسابهای درآمد و حسابهای سود در سال گذشته بسته شود.
پس از بسته شدن این حسابها سند اختتامیه ثبت شده و سپس در سال مالی جدید سند افتتاحیه ثبت خواهد شد. در واقع مانده حسابهای موجود در سند اختتامیه سال قبل به عنوان موجودی در ابتدای دوره سند افتتاحیه سال جدید ثبت می‌شوند. آموزش ثبت سند افتتاحیه را می‌توان در سه مرحله زیر خلاصه کرد:
- بستن حسابهای درآمد، هزینه، سود و زیان
- ثبت سند اختتامیه
- ثبت سند افتتاحیه
آموزش ثبت سند افتتاحیه برای شرکتهای تازه تاسیس
سند افتتاحیه اولین سند واحد حسابداری است که باید برای شرکت‌هایی که در اولین سال فعالیت خود هستند ثبت شود. در این سند اقلام ترازنامه‌ای یعنی دارایی، بدهی و سرمایه وارد می‌شوند.
اقلام زیرمجموعه دارایی که شامل صندوق، بانک، تنخواه و … هستند با ماهیت بدهکار در سند افتتاحیه ثبت می‌شوند. اقلام زیر مجموعه بدهیها و حقوق صاحبان سهام شامل اسناد، حسابهای پرداختی، جاری شرکا، پیش دریافت‌ها، وام، سرمایه و … است که با ماهیت بستانکار در سند افتتاحیه ثبت می‌شوند. نمونه‌ای از سند افتتاحیه یک شرکت تازه تاسیس در ادامه مقاله آمده است.
نمونه کامل سند افتتاحیه حسابداری
سند افتتاحیه سطح‌های زیادی دارد، زیرا در آن ریزترین و آخرین سطح حساب دائمی هم آورده میشود. در تنظیم سند افتتاحیه باید دقت کنید که اقلام دارایی بدهکار بوده و اقلام مرتبط با سرمایه و بدهی بستانکار باشند.
تصویر زیر نمونه‌ای از سند افتتاحیه را نشان می‌دهد که بهتر است به توضیح چند ردیف از این سند بپردازیم.
- ردیف 1 : این ردیف نشان می‌دهد صندوق اصلی شرکت مبلغ 38800000 ریال وجه نقد در ابتدای سال مالی دارد.
- ردیف 3 : این ردیف نشان می‌دهد شرکت مایکروسافت (که به عنوان نمونه ذکر شده) مبلغ 875000 ریال به شرکت بدهکار است. این یک بدهکاری از سال‌های مالی قبل است که هنوز تسویه نشده.
- ردیف 6 : این ردیف نیز نشان می‌دهد که شرکت از سال قبل مبلغ 756000 ریال بابت عوارض ارزش افزوده بدهکار است.
نمونه‌ای دیگر از سند افتتاحیه که بیش از یک سال سابقه فعالیت دارد.
تصویر زیر نیز نمونه‌ای از سند افتتاحیه برای یک شرکت تازه تاسیس را نشان می‌دهد.
در ثبت سند افتتاحیه چه نکاتی باید رعایت کنیم؟
برای ثبت یک سند افتتاحیه، نکاتی وجود دارد که با رعایت آنها می‌توان یک سند اصولی تنظیم کرد. موارد و نکاتی که در ثبت یک سند اصولی باید رعایت شوند به شرح زیر است:
- هر سند حداقل باید از دو آرتیکل بدهکار و بستانکار تشکیل شده باشد. دیگر آرتیکل‌های موجود باید با توجه به نیازهای کسب و کار تعیین شود.
- برای اصولی بودن یک سند بهتر است تاریخ ثبت سند، اولین روز سال مالی سازمان ثبت شود.
- در صورت به وجود آمدن خطا در ثبت مبالغی که به عنوان مانده ابتدای سال محسوب می‌شوند، تمامی مانده‌ها در طول سال دچار اشتباه خواهند شد، پس بهتر است دقت بالایی در ثبت مانده حسابهای دائمی، بدهیها و همچنین سرمایه به خرج داده شود.
- گاهی ممکن است ثبت سند افتتاحیه برای برخی از سازمانها در چند مرحله انجام شود و تا تیر ماه طول بکشد. مانده حساب این سند تا نهایی شدن فرآیند ثبت، صحیح و قابل استناد نیست.
- سند افتتاحیه در بیشتر سازمانها با سند اختتامیه سال مالی قبل شروع میشود.
- استفاده از حسابهای بانکی، بدهکاران تجاری و بستانکاران تجاری که مربوط به یک دوره مالی هستند، در سند افتتاحیه ضروری است.
- معادله اصلی و معروف حسابداری (دارایی =بدهی+سرمایه) باید در این سند استفاده شود. در صورتی که حسابهای مانده مربوط به یک دوره مالی درست سند زده شوند، مانده حساب افتتاحیه باید صفر شود.
- در صورت عدم تغییر کدینگ حسابها، باید در سند افتتاحیه برعکس سند اختتامیه سند زده شود.
- معمولا در سندهای افتتاحیه باید آخرین و کوچکترین حسابهای دائمی وارد شوند.
عوامل تاثیرگذار در تنظیم سند افتتاحیه؛ ثبت سند افتتاحیه در دفتر روزنامه
ثبت یک سند افتتاحیه کاری بسیار ضروری و مهم است، زیرا نقش بسیار مهمی در پیشرفت یک سازمان دارد. در تهیه و تنظیم یک سند افتتاحیه باید دقت زیادی صرف شود تا مشکلی در محاسبات مالی آینده سازمان ایجاد نشود.
ایجاد یک سند افتتاحیه مناسب، نیاز به تخصص بیشتری دارد. با شناخت عوامل موثر بر تنظیم یک سند افتتاحیه می‌توان این سند را با دقت بیشتری تنظیم کرد. یکی از اولین و مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار در ایجاد یک سند افتتاحیه، به کار گرفتن یک حسابدار خبره است که با امورات مالی و حسابداری آشنایی کامل داشته باشد.
استفاده از دیگر ارکان موسسات تجاری مانند دفتر دارایی یا دفتر روزنامه نیز باعث بهبود تنظیم صورت‌های مالی شرکت میشود. استفاده از راهکارهای قانونی عرف تجاری نیز باعث میشود در موارد مربوط به دادگاه‌ها یا امور مالیاتی شرکتهای بیمه، موسسات تجاری بتوانند به سند افتتاحیه استناد کنند، زیرا سند افتتاحیه که بر اساس قانون ضمانت تنظیم شده باشد، اجرای محکم‌تری دارد.
از دیگر عوامل تاثیرگذار در تنظیم سند افتتاحیه می‌توان به نرم افزارهای حرفه‌ای حسابداری اشاره کرد. نرم افزارهایی که طراحی، امکانات و عملکرد سیستماتیکی سطح بالایی دارند، در ایجاد سند افتتاحیه نیز تاثیرگذار هستند. یک نرم افزار حسابداری خوب نرم افزاری است که تقسیم بندی زمانی مناسب و ضریب خطایی پایینی داشته باشد.
سند افتتاحیه در سپیدار
سند افتتاحیه یک سند بسیار مهم در هر نرم افزار حسابداری است که در ابتدای هر دوره مالی جدید تنظیم میشود. برای ثبت این سند برخی حسابها که مربوط به سال مالی قبل هستند باید بسته شوند.
این حسابها شامل حسابهای هزینه، حسابهای درآمد، حسابهای سود و زیان هستند. با بسته شدن این حسابها سند اختتامیه ثبت و در نتیجه در سال مالی جدید سند افتتاحیه تنظیم میشود.
حسابداری را به سپیدار بسپارید
کدینگ حسابداری استاندارد
ثبت ساده دفاتر قانونی
خودکارسازی عملیات پایان سال
گزارش‌های تحلیلی و قانونی
افزایش نظم مالی
ثبت سند افتتاحیه اقدامی حیاتی برای یک سازمان به حساب میآید به همین دلیل حسابدار باید با عوامل تاثیرگذار در تنظیم سند افتتاحیه و نکات مربوط به آن اطلاعات کافی داشته باشد.
شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم، به راحتی این سند را تهیه کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص سیستم حسابداری سپیدار، فرم زیر را تکمیل فرمایید.
سوالات متداول
چرا برای ثبت سند افتتاحیه لازم است حسابهای مربوط به سال قبل بسته شوند؟
این دوره مالی یک ساله فرض شده و با توجه به این مورد و همچنین قوانین مربوط به تحریر دفاتر قانون با رعایت استاندارد‌های حسابداری، بستن حسابها اجباری است.
مزایای ثبت سند افتتاحیه چیست؟
مرتب سازی، کنترل و زمان بندی اسناد مالی به راحتی انجام میشود. نقاط ضعف و قوت سازمان شفاف سازی شده و تصمیمگیری برای آینده آن سادهتر میشود. مدیریت و کنترل دفاتر کوچک سادهتر شده و همچنین معیاری برای موفقیت یک سازمان به حساب میآید زیرا شرکت میزان عملکرد مالی سال گذشته خود را با استفاده از آن محاسبه میکند.
آیا نحوه ثبت سند افتتاحیه برای همه سازمانها یکسان است؟
خیر. در شرکتهای تازه تاسیس کافیست حسابداران اقلام دارایی، بدهی و سرمایه سازمان را وارد سیستم کنند. در صورت فعالیت یک شرکت بیش از یک سال، مانده حسابهای دائمی، رابط و انتظامی سال مالی گذشته باید در سند افتتاحیه ثبت شوند.
برای ثبت سند افتتاحیه چه حسابهایی باید بسته شوند؟
حسابهای موقت مانند درآمد، هزینه، سود و زیان باید صفر شده و بسته شوند. مانده آنها باید به سال مالی بعدی انتقال پیدا کنند.
آیا درآمدها و هزینه‌ها در سند افتتاحیه آورده میشود؟
خیر، درآمد و هزینه مربوط به حساب موقت در پایان سال مالی است.
آیا امکان تغییر سند افتتاحیه حسابداری بعد از عملیات جاری در طی سال وجود دارد؟
بله، در هر زمان از سال که نیاز به اصلاح بود میتواند مانده اول دوره را تغییر دهید.