پول و جهان تجارت، شما را نسبت به اطرافتان روشن‌تر می‌کند. اوضاع مساعد یک تجارت به ساماندهی و فرآیندهای حسابداری و همچنین سیاست‌ها و تصمیمات وابسته است. بدون یک سیستم حسابداری جامع، اداره‌ی شرکت شما پرریسک خواهد بود و ممکن است با کسری نقدینگی، جرایم مالیاتی و قصورات دیگر مواجه شوید.
می‌توانید کسب‌وکارتان را با اعمال یک سیستم حسابداری دقیق و مطمئن، سروسامان دهید و در واقع آن را با یک نرم افزار حسابداری قوی رشد دهید.
این 13 روش بهینه‌سازی فرآیندهای حسابداری رو به خاطر بسپارید:
وقتی فرآیندهای حسابداری مانند نرم‌افزار، سیاست‌ها، روندها و برنامه‌ریزی‌ها را در شرکت خود راه می‌اندازید؛ باید مطمئن شوید که 13 مورد زیر در تمامی واحدها پوشش داده شده است:
-
- حساب‌های تجاری اختصاصی
برای بررسی هزینه‌ها و درآمدها باید حساب بانکی و کارت‌های اعتباری شرکت از حساب‌های شخصی شما کاملاً مجزا باشد. اکثر شرکت‌ها، این کار را انجام می‌دهند؛ با این‌حال ارزش این را دارد که این موضوع را بار دیگر در این وبلاگ یادآور شویم.
-
- مدیریت هزینه‌ها
شما قطعاً باید یک نرم افزار حسابداری برای مدیریت هزینه‌های کارکنان و پرداختی‌هایشان داشته باشید. سیستم شما باید قابلیت ثبت هزینه‌ها را داشته باشد. هدف از این کار، ثبت خرج‌ها و پرداختی‌ها است. اگر کارمندانتان به کارت بانکی دسترسی ندارند، نیازمندید که روندی استاندارد برای گزارش هزینه‌ها و درخواست پرداخت داشته باشید.
علاوه بر بررسی پرداختی کارکنان بر اساس هزینه‌ها، شما می‌بایست هزینه‌ها را دستهبندی کرده تا بتوانید گزارشات را مدیریت کنید و همچنین به ثبت موارد مالیاتی رسیدگی کنید. برای این کار باید دو جدول جدا برای حسابداری تهیه کنید: یکی برای مالیات‌ها و دیگری برای مدیریت حسابداری.
-
- مدیریت حساب‌های پرداختی
بدون داشتن یک سیستم حسابداری جامع برای مدیریت حساب‌های پرداختی، اعتبار تجارتتان را به‌خطر می‌اندازید و ممکن است با هزینه‌های غیرضروری دیرکرد یا بهره‌دهی مواجه شوید. تمام صورت حساب‌های‌تان را بهموقع یا زودتر از موعد برای پرداخت‌های زمان دار، پرداخت کنید.
-
- مدیریت حساب‌های دریافتی
مدیریت حساب‌های دریافتی نیازمند نرم افزاری است که سیاست‌ها و فرآیندهایی برای محاسبه هزینه‌های مشتری داشته باشد و روند و انتظارات پرداختی شما را برآورد کند. همچنین می‌توانید فاکتوری صادر کند که دقیق و قابل فهم برای مشتری باشد. سیستم شما باید قابلیت پیگیری پرداختی‌ها را داشته باشد و از حساب‌های قابل پرداخت استفاده کند.
-
- حسابداری را به کارمندان آموزش دهید
تمام کارمندان جدید باید فرآیندهای حسابداری را فرا بگیرند. حسابداران باید تمام مراحل کاری شرکت را بدانند؛ مسئولیت تمام کارهایی که انجام می‌دهند را برعهده گرفته و مانند یک پشتیبان عمل کنند. کارمندان خارج از این مجموعه نیز باید آموزش‌هایی را در این خصوص ببینند تا از انتظارات، براساس پیگیری هزینه‌ها مطلع باشند و زمان و صورت‌های پرداختی را نیز در نظر بگیرند.
-
- گزارشات درآمد (زیان یا سوددهی)، برگه‌های متعادل‌سازی و گزارشات مالی سالانه
هنگامی که واحد حسابداری هزینه‌ها و سهم‌ها را ثبت می‌کنند، این گزارشات مالی ضروری باید تهیه شوند. شما باید گزارشات درآمدتان را مرور کنید و برگه‌های متعادل‌سازی را به صورت ماهانه یا هر سه‌ماه یکبار بررسی کنید و همیشه گزارشات سالانه را در سال جاری در نظر داشته باشید.
سیستم‌هایی را بکار بگیرید که بتوانید گزارشات مالی را مرتباً جمع آوری کنید تا به شما امکان محاسبه و بررسی استانداردهای مالی را بدهد.
-
- پیش‌بینی میزان نقدینگی
شما باید هر چند وقت یکبار گزارشات گردش حساب را بدست آورید تا جریان نقدینگی را پیش بینی کنید. کسری‌های نقدینگی غیر منتظره می‌تواند تجارتتان را دچار دردسر کند و مالکین را مجبور کند که تصمیمات برنامه‌ریزی نشده، یا وام‌هایی با سود بالا بگیرند و یا فروش سربه‌سر داشته باشند تا بتوانند کسب‌و‌کار را سرپا نگه دارند.
پیش‌بینی میزان نقدینگی به شما کمک می‌کند که بتوانید کسری‌هایی که ممکن است پیش آید را پیش بینی کرده و خودتان را آماده کنید تا جلوی ایجاد مشکل را بگیرید.
-
- برنامه‌ریزی مالیاتی و تامین مالیات
چنانچه برای مالیات‌دهی آماده هستید؛ فصل مالیات‌دهی نباید برای شما استرس‌زا باشد. اگر همه چیز را ثبت شده، نگه داشته‌اید؛ جای نگرانی نیست.
-
- مدیریت مالیات فروش
صحبت از مالیات تنها به واحد حسابداری بخاطر مالیات پایان سال یا سه ماهه ختم نمی شود؛ بلکه مالیات فروش نیز باید حساب شود. تجارت‌هایی که با مالیات فروش سروکار دارند باید حواسشان به تغییر نرخ مالیات، تعطیلات، معافیت‌ها و قوانین حقوقی مالیاتی باشد.
یک برنامه‌ی پویا و سیستم حسابداری مناسب برای محاسبه و اعمال مالیات فروش آماده کنید.
-
- کاهش احتمال زیان داخلی
فرآیندهای حسابداری شما حتماً باید سیستمی برای کاهش زیان‌های داخلی داشته باشد. وظایف را تقسیم کنید و برای هر کاری یک سرپرست برگزینید؛ از هر سرپرست درخواست بررسی و کنترل کنید. بدین ترتیب می‌توانید دسترسی اشخاص را به حساب‌ها و اطلاعات همواره چک نمایید.
-
- اصلاحات حساب بانکی
حسابرسی حساب‌های بانکی امری مهم در طول زمان است و به شما قابلیت تشخیص سریع خطاها و امکان اصلاح آن‌ها را در نرم افزار حسابداری می‌دهد و بدین ترتیب می‌توانید خطاهای موجود را به بهترین شکل ممکن تصحیح کنید.
-
- 12- پشتیبانی اطلاعات
اطلاعاتتان را پشتیبانی کنید و از هر فایل مهمی بک‌آپ تهیه کنید. حسابداری به شما امکان حفاظت اطلاعات را می‌دهد. همچنین باید اسناد را اسکن کرده و در صورت ایجاد موقعیت اورژانسی در دفتر کار از اطلاعاتتان بک‌آپ تهیه کنید.
-
- 13-اتوماسیون اداری پشتیبان
با توسعه تکنولوژی، راه‌حل‌های زیادی برای غلبه بر چالش‌های مجموعه حسابداری وجود دارد. مطمئن باشید که قبل از انتخاب یک محصول تحقیقات لازم را می‌کنید. به دنبال ویژگی‌های مقیاسی و پشتیبانی مستمر باشید؛ اما از استفاده از ابزار مدرن حسابداری به‌هیچ عنوان نترسید. در جریان پشتیبانی هوشمند کارتان با استفاده از تکنولوژی باشید و آن را به حالت خودکار و کامل درآورید.
مسئولیت‌ها، درخواست‌ها و فرآیندها لازم است که در بخش کوچکی از واحد حسابداری‌تان جای گیرند و چنانچه تجارت شما توسعه می‌یابد این کار برایتان طاقت فرسا نباشد.
استفاده از تکنولوژی برای بهینه‌سازی، اتوماسیون اداری ، به جریان انداختن و کامل کردن فرآیندهای حسابداری ضروری است؛ حجم کاری شما را کاهش می‌دهد و اطلاعات مالی‌تان را توسعه می‌بخشد. با داشتن اطلاعات مالی، می‌توانید به صورت شفاف‌تر عملکرد شرکت را بررسی کرده و برنامه‌ها و عملکردتان را زیر نظر بگیرید.
وقتی یک سیستم حسابداری مانند سپیدار را بکار می‌گیرید و زمانبندی و برآورد هزینه‌ها، پرداختی‌ها و صورتحساب‌ها را پیگیری می‌کنید؛ مدیریت مالی حساب‌های‌تان را به راحتی می‌توانید به سرانجام برسانید.
تجهیز شرکت به یک نرم افزار حسابداری مطمئن، کمک می‌کند که تصمیمات مالی هوشمندانه‌تری بگیرید؛ هزینه‌ها را کاهش دهید؛ بیش‌ترین بازدهی را داشته باشید و سوددهی و توسعه تجارتتان را بهبود ببخشید.