واحد خزانه‌داری به‌عنوان یک رکن اساسی، مدیریت و ثبت‌اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری و ضبط وضعیت چکها را به عهده دارد. درصورتی‌که فرایند دریافت و پرداخت به‌صورت مدت‌دار و تعهد طرف‌های مقابل و شرکت به همدیگر باشد، از راه اسناد دریافتنی و پرداختنی مختلف صورت می‌گیرد. در واقع این اسناد همان اسناد مدت‌دار خزانه‌داری در حسابداری است.
همان‌طور که مشاهده کردید، موضوعی که در این مقاله می‌خواهیم به بررسی آن بپردازیم، ثبت‌اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری است. این عملیات مهم در حسابداری خزانه‌داری انجام میشود. جهت کسب آگاهی بیشتر درباره اسناد دریافتنی، اسناد پرداختنی و نحوه ثبت آنها در خزانه‌داری، در ادامه با ما همراه باشید.
تعریف اسناد دریافتنی
به چکها و اسنادی، اسناد دریافتنی می‌گویند که یک فرد حقوقی یا حقیقی در ازای طلب خود از دیگران و یا خدمات ارائه شده دریافت میکند. فرد دریافت‌کننده مبلغ بدهی یا خدمات می‌بایست مبلغ موردنظر را در تاریخ مشخصی به طرف مقابل پرداخت کند. در واقع اسناد دریافتنی همان چک‌هایی هستند که شما از اشخاص دیگر دریافت می‌کنید.
در هنگام سررسید، این اسناد باید از بانک برداشت و در صورت عدم وجود مبلغ در حساب صادرکننده چک، عودت شوند. پیش از سررسید اسناد دریافتنی می‌توان آن را به فرد دیگری واگذار نمود. به‌عبارت‌دیگر آن را خرج کرد.
در قالب یک بیان ساده‌تر مدارک رسمی که پیگرد قانونی برای وصول را تسهیل کرده و به‌صورت کتبی دال بر وجود مطالبات در اختیار می‌گذارند، اسناد دریافتنی تلقی میشوند. ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی اسناد دریافتنی را این‌گونه تعریف میکند:
هر نوشته‌ای که در مقام دفاع یا دعوی قابل استناد باشد.
ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی
اسناد دریافتنی در کشورهای توسعه‌یافته انواع گوناگونی دارد. چکها مهم‌ترین نوع اسناد دریافتنی هستند.
اسناد پرداختنی
از دیگر اسناد مدت‌دار خزانه‌داری در حسابداری می‌توان به اسناد پرداختنی اشاره کرد. منظور از اسناد پرداختنی اسنادی است که به‌واسطه دریافت خدمات و کالا برای تحویل، از طرف یک شرکت به افراد دیگر صادر میشود. در واقع به تعهدات ایجاد شده در ازای دریافت خدمات بدهی، کالا و یا اخذ وجه نقد، اسناد پرداختنی می‌گویند.
به‌طورکلی چکهای صادر شده از حساب بانکی شرکت‌ها و افراد در وجه دیگران، اسناد پرداختنی تلقی میشوند. پرداخت این دسته از اسناد در حسابداری می‌تواند به دلایل مختلفی مانند خرید کالا و مواد، پرداخت مالیات و پرداخت اجاره انجام شود.
در شرایطی که فرد بابت بدهی خود به طلبکار هیچ سندی ارائه نمی‌دهد، حساب پرداختنی می‌گویند. ازآنجایی‌که بدهی‌ها، ماهیت بستانکاری دارند، حساب اسناد دریافتنی نیز دارای ماهیت بستانکاری هستند. اسناد پرداختنی نمایانگر میزان تعهدات شرکت که ناشی از خرید خدمات و کالا، است.
تفاوت حساب‌های دریافتنی با اسناد دریافتنی
همان‌طور که در گفتار قبل اشاره کردیم در اسناد دریافتنی فردی که بدهی دارد، بابت آن به واحد تجاری اوراقی می‌دهد. درحالی‌که شخص بدهکار در حساب‌های دریافتنی به واحد تجاری هیچ‌گونه اوراقی تحویل نمی‌دهد. احتمال وصول مطالبات در حساب‌های دریافتنی کمتر از اسناد دریافتنی است. اسناد دریافتنی را می‌توان در دو دسته اسناد دریافتنی نزد صندوق و در جریان وصل نزد بانک طبقه‌بندی نمود.
ثبت‌اسناد دریافتنی و پرداختنی به چه شکلی است؟
در این قسمت به شکل مجزا نحوه ثبت این اسناد را توضیح می‌دهیم:
الف) ثبت‌اسناد دریافتنی
هنگام ثبت نمودن اسناد دریافتنی، پرداخت‌کننده، بستانکار و حساب اسناد دریافتنی (که در اینجا دریافت‌کننده محسوب می‌گردد) بدهکار خواهد شد. اسناد دریافتنی بعد از استعلام از بانک، یا واگذار میشوند و یا به پرداخت‌کننده باز می‌گردانند. واگذاری چک یا به شخص است و یا به بانک‌ها. به واگذاری چک به اشخاص، خرج چک می‌گویند. چک واگذار شده به بانک‌ها نیز، یا برگشت می‌خورد و یا وصول میشود.
نحوه ثبت چک خرج شده
اگر چک یا سند دریافتنی خرج شود، شخص حقوقی یا حقیقی گیرند چک، بدهکار و اسناد دریافتنی بستانکار، به شمار می‌رود. جهت ثبت سند واگذاری اسناد دریافتنی، عموماً یک حساب تحت عنوان «اسناد در جریان وصول» در حسابداری خزانه باز شود. هنگام برگشت‌خوردن و یا وصول چک از طرف بانک، بستانکار و در زمان تحویل چک به بانک باید بدهکار شود. وقت‌هایی که این حساب بستانکار میشود، حساب اسناد دریافتنی بستانکار خواهد شد و بر عکس.
ثبت حسابداری چک برگشت‌خورده
همان‌طور که از قبل اشاره کردیم، وقتی یک چک برگشت بخورد شخص حقوقی یا حقیقی ارائه‌دهنده چک، بدهکار و حساب «اسناد در جریان وصول» بستانکار میشود.
اسناد دریافتنی در جریان وصول
در این سندها، حساب «اسناد در جریان وصول» بستانکار و حساب بانکی دریافت‌کننده چک، به‌عنوان بدهکار ثبت خواهند شد.
ب) ثبت اسناد پرداختنی
برای ثبت سند چکی که از سوی یک شرکت صادر میشود، باید اشخاص حقوقی یا حقیقی، حساب صندوق یا تنخواه به‌عنوان دریافت‌کننده و بانک یا حساب اسناد پرداختنی، به‌عنوان پرداخت‌کننده لحاظ شوند.
ثبت سند وصول اسناد پرداختنی
هنگام وصول چکی که در وجه افراد دیگر کشیده شده، باید برای آن یک سند در خزانه‌داری ثبت شود. در این شرایط، حساب بانک پرداخت‌کننده، بستانکار و حساب اسناد پرداختنی، بدهکار خواهد شد.
سند ابطال پرداخت
سند ابطال پرداخت، از دیگر اسناد مدت‌دار خزانه‌داری در حسابداری به شمار می‌رود. درصورتی‌که یک چک برگشت بخورد، این اسناد مدت‌دار صادر میشوند. جهت صدور سند ابطال پرداخت، ابتدا باید نام بانک پرداخت‌کننده، دریافت‌کننده چک و از همه مهم‌تر صندوقی که قرار است ابطال چک در آن انجام شود، مشخص نماییم. به‌این‌ترتیب می‌توانیم هر زمان که بخواهیم به لاشه چک دسترسی پیدا کنیم و بدانیم کجا است. تحت این وضعیت، حساب اسناد پرداختنی، بدهکار و حساب دریافت‌کننده پول، بستانکار تلقی میشود.
تعریف و تغییر اسناد مدت‌دار
به دنبال رویدادهای مالی و اقتصادی که در هر شرکت اتفاق می‌افتد، اسناد دریافتنی و پرداختنی (همان اسناد مدت‌دار خزانه‌داری در حسابداری) به تغییراتی که باید در بخش حسابداری شرکت اعمال گردد، دچار میشود. با توجه به اصول حسابداری، نباید تغییری روی سند حسابداری اعمال شود. فقط می‌توان یک سند اصلاحی جدید ایجاد و تعریف نمود. در بسیاری از موارد هنوز اصلاح مستقیم بدون صادرکردن سند جدید، مشاهده میشود. این روش به‌هیچ‌عنوان پیشنهاد نمی‌شود.
تنها کاری که برای صدور سند اصلاحی باید انجام دهید، صدور سند قبلی برای تصحیح اعداد موردنظر است. کافی است در انتهای سند، تاریخ سند مربوطه و این که بابت اصلاح کدام سند صادر شده، قید شود. اصلاح راحت‌تر سند و این موضوع که هیچ اثری از اشتباه باقی نمی‌ماند، بارزترین مزایای روش اصلاح مستقیم است.
از معایب این روش می‌توان به فراهم‌شدن زمینه تغییر و سوءاستفاده حساب‌ها اشاره داشت. در این راستا باید گزارش‌های تهیه شده با فرض سند اشتباه گذشته، مجدداً اصلاح شوند. درصورتی‌که اشتباهات چند مرتبه تکرار شوند، پس از تهیه و تغییرات گزارش نهایی، تشخیص علت تغییر نتایج گزارش‌ها، کمی گیج‌کننده و سخت میشود و این مورد دیگری از معایب روش اصلاح مستقیم است.
روش اصلاح غیرمستقیم که با صدور سند اصلاحی جدید به همراه است و همچنین پایبندی بیشتری به اصول حسابداری وجود دارد. در نتیجه گزارش‌ها تهیه شده همواره به‌روز بوده و احتمال سوءاستفاده کمتر است.
نکات مرتبط با چک و نحوه ثبت آنها
در این قسمت به سؤالات پرتکراری که در زمینه چک پرسیده میشود، پاسخ دادیم. اگر سؤالی دیگری در این زمینه داشتید، در قسمت کامنت برای ما یادداشت کنید.
نحوه استفاده از چکها در معاملات امروزی به چه صورت است؟
در معاملات امروزی، بیشتر از پول نقد، از چکها استفاده میکنند. این نوع از معاملات در حسابداری، یک نوع بدهی محسوب میشود که فرد بدهکار موظف به پاسکردن، این چک بوده و بایستی در ازای آن مبلغی پرداخت کند.
آیا چکهای دریافتی از معاملات، در سیستم حسابداری شرکت‌ها به ثبت می‌رسند؟
کلیه چکهای دریافتی از مشتری‌ها، در نرم‌افزار چک و بانک که در سیستم حسابداری همه شرکت‌ها وجود دارد، ثبت میشوند.
چه مواردی را باید در چکها ثبت نمود؟
مبلغ، شماره و تاریخ چک، نام صادرکننده و نام شعبه مواردی هستند که ثبت آنها در چکها ضروری است.
نقدکردن چک، در سیستم حسابداری به چه صورت است؟
بعد از نقد نمودن چک، مبلغ آن باید وارد صندوق شده و به‌صورت موجودی اسناد دریافتنی، نقد و بانک و حساب‌ها در صندوق ثبت گردند.
آیا هنگامی که چک در یک حساب خوابانده میشود باید در سیستم حسابداری هم ثبت شود؟
پاسخ این سؤال، بله است. حتی زمانی که یک چک قار است به‌حساب خوابانده شود، باید در سیستم حسابداری به ثبت رسیده و طبق فرایند زیر در سیستم صادر شود:
حساب‌ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی نزد صندوق * اسناد دریافتنی در جریان وصول
عودت چک چگونه صورت می‌گیرد؟
بنا به هر دلیلی همچون فسخ معامله، عدم موجودی و غیره، اگر چک دریافتی به صادرکننده آن بازگردانده شود، بر عکس مراحل دریافت چک، در سیستم حسابداری ثبت میشود.
واگذاری چک به اشخاص دیگر (خرج چک) چگونه در سیستم حسابداری ثبت میشود؟
اگر شخص طلبکار، به فرد دیگری بدهکار باشد و چک دریافتی را به او تحویل دهد، می‌بایست در سیستم حسابداری ثبت شود. ثبت آن به‌این‌ترتیب است:
- اسناد پرداختنی و حساب‌های تجاری بستانکاران تجاری حساب‌ها
- اسناد دریافتنی نزد صندوق
چک دریافتی وصول شده، چگونه در سیستم به ثبت می‌رسد؟
هروقت بعد از به‌حساب خواباندن، یک چک پاس و به‌حساب ریخته شود، باید به ترتیب زیر در سیستم حسابداری ثبت شود:
- موجودی نقد و بانک حساب‌ها
- بانک‌ها و اسناد دریافتنی اسناد دریافتنی در جریان وصول
سؤالات متداول
اسناد دریافتنی چه اسنادی را شامل میشوند؟
چکهای که شرکت بهازای طلبکاربودن و یا انجام خدمات دریافت میکند، اسناد دریافتنی تلقی میشوند. در واقع این اسناد اوراقی هستند که تعهدات بلندمدت و کوتاهمدت، در قبال پرداخت آنها، داده میشود.
نحوه استفاده از چکها در معاملات امروزی به چه صورت است؟
در معاملات امروزی، بیشتر از پول نقد، از چکها استفاده میکنند. این نوع از معاملات در حسابداری، یک نوع بدهی محسوب میشود که فرد بدهکار موظف به پاسکردن، این چک بوده و بایستی در ازای آن مبلغی پرداخت کند.