حسابداری فروش چیست؟ آشنایی با وظایف حسابدار فروش

در حسابداری فروش، معامله‌های مربوط به فروش کالا یا خدمات، توسط حسابدار ثبت، تجزیه‌ و تحلیل می‌شوند؛ این فرایند به کسب‌وکارها در پیگیری دقیق درآمد و تحلیل روند سودآوری کمک می‌کند.

با استفاده از اطلاعات ثبت‌شده در فرایند حسابداری فروش، شرکت‌ها می‌توانند در زمینه قیمت‌گذاری، بازاریابی و سرمایه‌گذاری، تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرند.

اگر قصد استفاده از این روش حسابداری برای رشد کسب‌وکار خود را دارید، مطالعه این مقاله، شما را با نکته‌های کلیدی و ضروری آشنا می‌‌کند.

حسابداری فروش چیست؟

در فرایند حسابداری فروش، معامله‌های مربوط به فروش کالا یا خدمات، ثبت، تجزیه‌وتحلیل و گزارش می‌شوند؛ این سبک حسابداری، بخش مهمی از هر کسب‌وکاری است که کالا یا خدمات می‌فروشد. ملاحظه‌های اصلی فرایند حسابداری در فروش عبارت‌اند از:

• ثبت معامله‌های فروش: این بخش شامل صدور فاکتور، پیگیری پرداخت‌ها و به‌روزرسانی موجودی کالاها می‌‌شود.
• مدیریت حساب‌های دریافتی: این بخش شامل ارسال صورت‌حساب‌ها، پیگیری مطالبه‌ها معوقه و وصول وجه از مشتریان می‌شود.
• تهیه گزارش‌های مالی: این قسمت شامل گزارش‌های مربوط به درآمد، سودآوری و جریان‌های نقدی می‌شود.

داشتن اطلاعات دقیق درباره میزان فروش، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تصمیم‌های آگاهانه‌تری برای قیمت‌گذاری و بازاریابی بگیرند.

مراحل حسابداری فروش چیست؟

مراحل حسابداری فروش شامل درخواست فروش، تهیه پیش‌فاکتور، نوشتن قرارداد، صدور فاکتور اصلی و ثبت مرجوعی‌ها می‌شوند؛ در ادامه این مراحل را توضیح می‌دهیم:

پیگیری درخواست‌ فروش

در این مرحله، مشتری درخواست خود را برای خرید کالا یا خدمات به واحد فروش اعلام می‌کند، واحد فروش باید جزئیات درخواست فروش (نوع کالای درخواستی، مقدار و قیمت) را به‌دقت ثبت و آن را برای واحد برنامه‌ریزی تولید بفرستد.

واحد برنامه‌ریزی تولید باتوجه‌به ظرفیت تولید، برای تحویل کالا یا خدمات موردنیاز مشتری برنامه‌ریزی می‌کند.

ازآنجایی‌که در این مرحله هیچ تراکنش مالی صورت نمی‌گیرد، سند درخواست فروش به‌تنهایی جزو اسناد اصلی حسابداری فروش نیست؛ ولی باید به‌صورت دقیق در نرم‌افزارهای حسابداری ثبت شود.

کارمندان بخش فروش موظف به استفاده از برنامه‌های حسابداری برای ثبت دقیق میزان فروش‌ها هستند؛ علاوه‌بر این، سایر برنامه‌های حسابداری مانند نرم افزار محاسبه حقوق سپیدار سیستم به مدیران و حسابدارها به محاسبه دقیق حقوق کارمندان شرکت کمک می‌کند.

صدور پیش‌ فاکتور فروش

پیش‌فاکتور، سندی است که توسط فروشنده به مشتری ارائه می‌شود و جزئیات معامله را شرح می‌دهد. هنگامی‌که مشتری از خرید خود اطمینان ندارد، واحد فروش با صدور پیش‌فاکتور به مشتری جزئیات معامله را شرح می‌دهد.

تنظیم قرارداد فروش

قرارداد فروش، سندی رسمی بین خریدار و فروشنده است و شرایط مربوط به معامله را مشخص می‌کند. پس از تصمیم‌گیری نهایی برای خرید، واحد فروش باید قرارداد را تنظیم و تعهدهای خریدار و فروشنده را مشخص کند.

اگر محصول موردنظر شامل مالیات می‌شود، باید در قرارداد فروش برای جلوگیری از مشکلات بعدی، این موضوع ثبت شود؛ برای آشنایی کامل با انواع مالیات کلیک کنید.

صدور فاکتور فروش

مرحله صدور فاکتور نهایی، نقطه عطفی در فرایند حسابداری فروش به‌حساب می‌آید و به‌منزله ثبت نهایی یک معامله و انتقال مالکیت کالا یا خدمات از فروشنده به خریدار است.

درصورتی‌که کالای خریداری‌شده توسط مشتری از انبار خارج شده باشد، حسابدار باید فاکتور فروش را در برنامه حسابداری ثبت کند؛ ثبت همه اسناد شرکت در نرم‌افزارهای حسابداری از مهم‌ترین مراحل در انواع حسابداری محسوب می‌شود.

مرحله برگشت از فروش

مرحله برگشت از فروش در حسابداری به فرایندی گفته می‌شود که در آن مشتری کالای فروخته‌شده را به هر دلیلی به فروشنده مرجوع کند. در این شرایط، فروشنده باید کالا را پس گرفته و وجه آن را به مشتری عودت دهد.

پس از قبول درخواست مرجوعی، فاکتور برگشت از فروش صادر می‌شود. این فاکتور شامل اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، تاریخ، مبلغ و دلیل مرجوعی است و باید در برنامه حسابداری ثبت شود.

شرح وظایف حسابدار فروش در شرکت‌ ها

وظایف حسابدار فروش در شرکت‌ها شامل ثبت همه معامله‌های فروش نقدی و اقساطی، به‌روزرسانی قیمت‌ها و محصول‌ها، ثبت فاکتورهای فروش، مدیریت کوپن‌های تخفیف، معرفی محصول‌ها به مشتریان و ثبت اطلاعات آن‌ها می‌شوند.

مدیریت فروش نقدی و اقساطی

ثبت همه معامله‌های فروش نقدی و اقساطی در سیستم حسابداری، صدور فاکتور و پیگیری وصول مطالبه‌ها از مشتریان، از وظایف حسابدار فروش است. همچنین، حسابدار فروش باید گزارش‌های مالی مربوط به این معامله‌ها را به مدیر ارائه دهد.

علاوه‌بر این، مبلغ پیش‌پرداخت در فروش اقساطی باید توسط حسابدار فروش به‌طور دقیق ثبت شود؛ به‌منظور آشنایی با انواع پیش‎پرداخت، مطالعه مقاله «ماهیت پیش پرداخت» در سپیدار سیستم، راهنمای جامع برای شما است.

ثبت فاکتورهای فروش در سیستم‌ حسابداری

ثبت فاکتورهای فروش در سیستم حسابداری، شامل وارد کردن دقیق اطلاعات فروش، بررسی و تطابق با سفارش‌های مشتریان، نظارت بر صحت فاکتورها و تهیه گزارش‌های دوره‌ای، از وظایف مهم حسابدار فروش است. این فرایند به حفظ سلامت مالی شرکت کمک می‌کند.

مدیریت کوپن‌ های تخفیف مشتریان

مدیریت کوپن‌های تخفیف از وظایف مهم حسابدار فروش است؛ این کار شامل همکاری با تیم بازاریابی برای طراحی کمپین‌های تخفیف مبتنی‌بر کوپن، تعیین شرایط و ضوابط استفاده از کوپن‌ها و ساخت و توزیع کدهای کوپن می‌شود.

همچنین، حسابدار فروش، مسئول ثبت و ردیابی دقیق استفاده از کوپن‌ها در سیستم حسابداری، تطبیق کدها با تراکنش‌های فروش و به‌روزرسانی موجودی کوپن‌ها است.

معرفی محصول به مشتریان

حسابداران فروش نه‌تنها در زمینه ثبت و گزارش‌دهی تراکنش‌های فروش، بلکه در زمینه ارتباط با مشتریان نیز نقش مهمی ایفا می‌کنند؛ آن‌ها باید به‌طورکامل با محصول‌ها و خدمات شرکت خود آشنا باشند تا به سؤال‌های مشتریان دقیق و کامل پاسخ دهند.

آن‎ها باید بتوانند مزایا و ویژگی‌های هر محصول را به‌گونه‌ای بیان کنند که برای مشتری جذاب باشد و او را به خرید ترغیب کند.

ثبت اطلاعات مشتریان در سیستم حسابداری

حسابداران فروش باید اطلاعات مشتریان را در سیستم حسابداری ثبت و نگهداری کنند؛ وظیفه‌های کلیدی آن‌ها شامل ثبت اطلاعات اولیه مشتری (نام، آدرس و اطلاعات تماس) و سابقه تعامل او با شرکت (خریدها و پرداخت‌ها) است. همچنین، حسابداران بخش فروش مسئول به‌روزرسانی مداوم سوابق مشتری با اطلاعات جدید هستند.

به‌ روزرسانی قیمت‌ و محصول‌

حسابدار فروش باید به‌طور مرتب تغییر قیمت‌ها و محصول‌ها را در سیستم‌های حسابداری به‌روزرسانی کند؛ او باید این کار را با دقت انجام دهد تا از بروز هرگونه خطا یا مغایرت با شرایط واقعی بازار جلوگیری شود.

حسابدار فروش وظیفه دارد با بررسی عوامل مختلف مانند قیمت مواد اولیه، هزینه‌های تولید، نرخ ارز و تقاضای مشتریان، قیمت‌های مناسب هر محصول را مشخص کند.

حسابداری فروش برای افزایش کارایی شرکت‌

حسابداری فروش نقش حیاتی در مدیریت مالی بهتر شرکت‌ها دارد؛ از ثبت دقیق معامله‌های فروش تا تهیه گزارش‌های مالی جامع، همه این فعالیت‌ها به مدیران در گرفتن تصمیم‌های آگاهانه‌تر برای پیشرفت کسب‌وکارها کمک می‌کنند.

استفاده از سیستم‌های حسابداری پیشرفته برای آسان‌سازی روند حسابداری ضروری است؛ نرم‌افزارهای حسابداری شرکت سپیدار سیستم با ارائه ابزارهای دقیق و کارآمد، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا به‌راحتی همه مراحل حسابداری را مدیریت کنند.

با استفاده از نرم‌افزارهای سپیدار سیستم، می‌توانید با مدیریت مالی دقیق‌تر، کسب‌وکار خود را به‌سوی موفقیت هدایت کنید.

سوال‌های متداول