حسابداری استارتاپ ها به زبان ساده

اگر فعالیت استارتاپی داشته باشید یا ایده‌ای دارید که قصد اجرایی کردن آن را دارید، پیش از هر چیز باید به مسائل مالی آن توجه داشته باشید. بدون برنامه‌ریزی مناسب برای فرآیندهای حسابداری، شناخت هزینه‌ها و درآمدها نمی‌توانید استارتاپ خود را سرپا نگه‌دارید.

اما حسابداری استارتاپ ها چگونه صورت می گیرد؟

حسابداری استارتاپ ها تا چه حد در سرپا نگه داشتن، پیشرفت و در نهایت دست یافتن آن‌ها به موفقیت موثر است؟

آیا انجام امور حسابداری استارتاپ ها از همان ابتدای راه‌اندازی نیازمند یک حسابدار خبره است؟

استفاده از نرم افزارهای حسابداری تا چه اندازه می تواند در حسابداری کاربردی استارتاپ ها نقش داشته باشد؟

برای یافتن پاسخ این پرسش ها تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

استارتاپ چیست؟

بعید است که تا به حال در مورد استارتاپ ها و فعالیت های آنها چیزی نشنیده باشید! بیشتر خرید و فروش‌ها و داد و ستدهای دنیای امروز از طریق همین استارتاپ‌ها انجام می‌گیرد و به جرات می توان گفت با این روند رشد، اقتصاد آینده نه چندان دور جهان، به دست همین استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا اداره خواهد شد، هرچند که یکی دو دهه بیشتر نیست که نام استارتاپ و فعالیت شرکت‌های استارتاپ در جهان مطرح شده است.

اگر بخواهیم با بیانی ساده، مفهومی از استارتاپ یا به عبارت صحیح تر استارت آپ ارائه دهیم باید بگوییم که هرگاه تعدادی نیروی انسانی عموماً جوان و خلاق با داشتن طرح و ایده‌ای نو و متناسب با نیازهای روز، گروهی تشکیل داده و در راستای تولید و عرضه یک محصول و یا ارائه خدمتی فعالیت و در جهت گسترش روز افزون آن تلاش می‌نمایند یک استارتاپ راه‌اندازی کرده‌اند. راه‌اندازی یک استارتاپ نوعی کارآفرینی محسوب شده و گستره پیشرفت و دستیابی به موفقیت آن در حد استارتاپ‌هایی چون گوگل و اپل می تواند عظیم باشد.

استارتاپ نوعی کسب و کار مدرن است که تفاوت آن با کسب و کارهای سنتی را می توان اینگونه شرح داد که در کسب و کار سنتی همچون فروش برنج، صاحب یک فروشگاه برنج را خریده یا وارد کرده و آن را در فروشگاه خود قرار داده و مشتریان به فروشگاه مراجعه و آن را خریداری ( اعم از عمده یا خرده) می‌نمایند؛ اما در مورد استارتاپ این‌گونه نیست؛ کسب و کار در استارتاپ‌ها به گونه‌ای است که  مشتری به خودی خود سراغ شما نخواهد آمد و باید تبلیغ و بازاریابی کنید تا محصول یا خدماتی را که ارائه می دهید دیده شوند و مشتریان خود را گسترش و به کسب و کارتان رونق ببخشید و در یک کلام مرحله به مرحله رشد کنید و به پیشرفت برسید.

همچنین استارتاپ‌ها برخلاف کسب و کارهای سنتی که در آن ها پدر به پسر و یا استاد به شاگرد نحوه و فوت و فن کسب و کار را آموزش داده و به طور تجربی مهارت کسب کرده و وارد بازار کار می‌شوند، مبنای علمی داشته و تسلط به علمی جدید در دنیا لازمه راه اندازی، گسترش و پیشرفت آن است.

جهت راه اندازی استارتاپ باید مراحلی را طی کنید، این مراحل می تواند شامل ایده پردازی، ساخت نمونه اولیه، ارائه نمونه اولیه به جامعه هدفی کوچک، ثبت ایده، یافتن سرمایه گذار، ارائه محصول، جذب کاربران بیشتر، رفع نقایص، رشد و دستیابی به موفقیت باشد که هر یک از این مراحل در بسیاری از سایت ها و منابع اینترنتی به تفصیل شرح داده شده‌اند.

اما حسابداری استارتاپ ها چگونه صورت می گیرد؟

در اینجا فرض ما این است که شما استارتاپی راه‌اندازی کرده‌اید. استارتاپ شما مثل سایر واحدهای کسب و کار نیازمند حسابداری است؛ اما حسابداری استارتاپ ها شرایط متفاوت و خاص خود را خواهد داشت. به هنگام تاسیس و راه‌اندازی واحد کسب و کاری مثل یک واحد تجاری، تولیدی یا خدماتی موسسان و مدیران آن واحد در ابتدای تاسیس، استخدام و جذب نیروهای کاری چون حسابدار، وکیل، دفتردار، منشی و … را جهت تکمیل کادر واحد خود الزامی می دانند.

اما در مورد استارتاپ ها به نظر می‌رسد استخدام حسابدار از ابتدای آغاز به کار استارتاپ ضروری نبوده و در اوایل کار شما باید بیشتر متمرکز روی تبلیغات، بازاریابی و شناخته شدن باشید و استفاده از نرم افزارهای حسابداری جهت حسابداری استارتاپ های نو بنیاد کافی خواهد بود. به مرور و با گسترش کسب و کارتان در برخورد با مسائل مالی چون دریافت تسهیلات، برنامه‌ریزی برای دارایی ها و … می توانید از یک حسابدار یا یک کارشناس امور مالی مشاوره و راهنمایی بخواهید.

انواع نرم افزار و سیستم حسابداری هوشمند فراوانی وجود دارند که در جهت انجام امور حسابداری استارتاپ ها می توانند کمک کننده باشند و از همان ابتدای شروع به کار استارتاپ حساب‌هایی چون حساب درآمد و هزینه را تحت کنترل قرار دهند. این نرم افزارهای حسابداری می توانند به صورت ساده و کاملا کاربردی صورت های مالی استارتاپ‌ها را به صورت گزارشاتی تحلیلی در اختیار مسئولین و مدیران استارتاپ قرار دهند.

لزوم استفاده از نرم افزار حسابداری برای استارتاپ ها

از طرفی به کار بستن نرم افزارهای حسابداری برای حسابداری استارتاپ ها این مزیت را خواهد داشت که درصد خطای انسانی در آن در حد قابل توجهی کاهش خواهد یافت و از لحاظ حساب هزینه ها نیز هزینه‌هایی چون پرداخت حقوق به کارشناسان حسابداری و امور مالی استارتاپ در لیست حساب های هزینه شرکت وجود نخواهد داشت.

حساب های مالی استارتاپ ساماندهی و به طور منظم ارائه خواهند شد. در اکثر موارد بنیان گذاران و مدیران استارتاپ ها در مسائل و امور مالی خود تبحر بالایی دارند. فرآیند و آمار فروش را به طور دقیق تحت نظر دارند و با هوشمندی هرچه تمام رویدادهای مالی استارتاپ را پیگیر هستند. این امر، کار مشکلی نیست به‌خصوص اگر امور مالی استارتاپ محدود به امور ساده ای چون فرآیندها و آمار فروش باشد؛

در واقع این امر باعث می شود خود مدیران و موسسین استارتاپ در حسابداری استارتاپ‌شان نقش داشته باشند مگر در مواردی که در امور مالی کسب و کار پیچیدگی های خاصی چون اعطای امتیازاتی ویژه به مشتریان و امور حسابداری پروژه محور پیشامد کند. نظارت و اشراف کامل بر آمار درآمدها و هزینه‌های استارتاپ اعم از هزینه های مستقیمی که جهت تامین منابع و مواد صرف می شوند و هزینه های غیر مستقیمی که به تبلیغات و بازاریابی و سایر امور اختصاص می‌یابند، مدیران و مسئولان استارتاپ را در ارزیابی احتمال سود و زیان یاری می‌کند.

در حالت کلی آشنایی مدیران و مسئولان و حتی سایر عوامل استارتاپ با امور حسابداری و حسابداری استارتاپ‌ها در کنار بهره‌مندی از نرم افزارهای کاربردی حسابداری، حسابداری استارتاپ ها را تسهیل و به طور غیر مستقیم به پیشرفت آن‌ها کمک خواهد کرد.

حال با توجه به مطالبی که در مورد مزیت‌های آشنایی عوامل استارتاپ با حسابداری استارتاپ‌ها ارائه شد، جای دارد که به دو فاکتور کلیدی در حسابداری استارتاپ ها اشاره کنیم:

• حاشیه سود ناخالص استارتاپ: میزان درآمد کل استارتاپ پس از کسر هزینه تولید محصول یا خدمات بدون لحاظ سایر هزینه های استارتاپ را حاشیه سود ناخالص گویند. در حسابداری استارتاپ ها حاشیه سود ناخالص مقیاس مهمی برای تحلیل بهره وری در استارتاپ به شمار می رود. هرگاه که به اعمال تغییرات در قیمت یا حجم تولید نیاز داشتید و خواستار بدست آوردن سود بیشتر از فروش بودید می توانید به حاشیه سود ناخالص استناد کنید چرا که مقدار عددی آن، اطلاعات بسیار سودمندی را در اختیار شما قرار خواهد داد.
• حاشیه سود خالص: حاشیه سود خالص عبارت از سودی است که بر حسب میزان فروش و لحاظ تمام هزینه‌های استارتاپ (اعم از هزینه های تولید، اقساط بانکی و سایر هزینه ها) بدست می آید. در حسابداری استارتاپ ها حاشیه سود ناخالص نشان می دهد که چه میزان از درآمد حاصل از فروش پس از پرداخت کل هزینه ها عاید استارتاپ خواهد شد.

البته فاکتورهای زیادی در حسابداری استارتاپ ها وجود دارند که به شما در درک و ملاحظه روال سود دهی استارتاپ در طی دوره های مالی مختلف کمک می کنند؛ اما مجددا باید تاکید کرد که تمرکز روی این فاکتورها بسته به نوع کسب و کار و میزان مسیر طی کرده آن است و در مراحل ابتدایی آغاز به کار استارتاپ مهم‌ترین مسئله‌ای باید روی آن متمرکز شد و آن را تحت کنترل قرارداد بحث فروش است. بیان این موضوع هرگز بدین معنی نیست که حسابداری استارتاپ بدون نیاز به حسابدار صورت می‌گیرد و نیازی به حسابدار وجود ندارد؛ بلکه باید اولویت بندی صورت بگیرد و در ابتدای کار تمام وقت و انرژی گروه صرف جذب مشتری و معرفی استارتاپ به همگان باشد. با پیشرفت کار و رسیدن به مرحله درآمدزایی، استخدام یک حسابدار نیز کمک شایانی به حسابداری خواهد کرد.

مشکلاتی در حسابداری استارتاپ ها که ممکن است باعث شکست استارتاپ نوپای شما شود

بسیاری از مدیران استارتاپ ها در ابتدای شروع به کار استارتاپ چون شور و اشتیاق راه اندازی و گسترش سریع کسب و کار خود را دارند ممکن است از کنترل برخی امور مالی شرکت غافل شوند و این سوء مدیریت گزارشات مالی به مشکلات مالی استارتاپ ها منجر و اگر سریعا در جهت رفع این مشکلات برنیامده شود باعث از بین رفتن کسب و کار شما شود.

1. کمبود وقت در ثبت رویدادهای مالی:

اگر وقت این را ندارید که دفاتر رویدادهای مالی استارتاپ را به روز نگه دارید، ابزاری برای بررسی عملکرد واقعی استارتاپ تان نخواهید داشت. در همه حال باید میزان سطح موجودی، هزینه های تولید محصول، میزان فروش و درآمد، هزینه تسهیلات و سایر هزینه های استارتاپ تحت کنترل شما باشد، اگر این چنین نبود علاوه بر نابه‌سامانی دفاتر مالی خود شما نیز دچار سردرگمی خواهید شد.

1. نقدینگی بالا نشانه سوددهی نیست:

داشتن نقدینگی بالا در بانک همیشه نشان از ثبات مالی استارتاپ شما ندارد. بسیاری از مدیران استارتاپ ها به دلیل ناواردی در امور حسابداری استارتاپ ها حساب بدهی‌ها را در نظر نمی‌گیرند و شاید وقتی میزان بدهی‌ها لحاظ شود مشاهده گردد که حتی در صورت حساب‌ها با کسر از نقدینگی بدهکار هم می‌شوید. بدین ترتیب ضرورتا لازم است که در محاسبات خود برای بررسی سلامت کسب و کارتان میزان هر سه مولفه سرمایه، دارایی و بدهی را مشخص نمایید. درک واقع گرایانه از وضعیت استارتاپ راهنمایی برای تصمیم گیری های آتی شما در پیشروی رو به جلوی استارتاپ تان خواهد بود.

1. اعتماد کامل به نرم افزار حسابداری:

درست است که یک نرم افزار حسابداری در امور مالی استارتاپ ها می تواند نقش بسیار مهم و اساسی داشته باشد اما این نرم افزار قابلیت حل تمام مشکلات حسابداری استارتاپ شما را نخواهد داشت. برخی از مشکلات و مسائل حسابداری به حدی پیچیده هستند که بهترین و بروزترین نرم افزارهای حسابداری نیز قادر به حل آنها نیستند و نیاز به دانش بنیادی حسابداری در حل آنها ضروری است، به خصوص اگر خارج نشدن از مقررات قانونی کسب و کار جزو اولویت های کاری شما باشد. در هنگام چنین مشکلی اگر خود در مدیریت و حسابداری کسب‌وکار دانش لازم را ندارید سعی کنید اطلاعات‌تان را در این زمینه افزایش و دانش پایه حسابداری لازم را فرا بگیرید. اما اگر فکر می کنید دانش و اطلاعات تان در این زمینه خوب است اما باز نمی توانید مشکل و مسئله مالی پیش آمده را حل کنید با یک متخصص که قادر است شما را در این زمینه راهنمایی کند مشورت نمایید.

1. تحلیل نکردن امور مالی قبل از اتخاذ تصمیمات:

اگر قبل از اینکه امور مالی استارتاپ را تحلیل کنید تصمیماتی بگیرید باید خودتان را برای روبرو شدن با مشکلاتی در امور حسابداری آماده کنید. در مدیریت کسب و کار تصمیم گیری مناسب باید طی سه مرحله صورت پذیرد: تفسیر، تحلیل و مشورت. در حسابداری استارتاپ داشتن گزارشات مالی هرچند به روز و ساماندهی شده کافی نیست؛ شما باید قبل از اخذ هر تصمیمی این داده ها را تجزیه و تحلیل کنید تا بدانید این تصمیم که می خواهید بگیرید تا چه اندازه تامین کننده منافع استارتاپ شما خواهد بود.

1. کمک گرفتن اشتباه:

برخی از متخصصان و مشاورین حسابداری چون از کسب و کار شما آگاهی کافی را ندارند ممکن است با راهنمایی های اشتباه بدتر شما را دچار سردرگمی کنند. اگر در امور حسابداری مشکلی پیش آمد، راهنمایی گرفتن و مشاوره باید یا از طریق مشاوران استارتاپ هایی فعال در زمینه هایی مشابه به زمینه فعالیت استارتاپ شما صورت بگیرد و یا کسانی که در این حوزه مجرب بوده و شناخت کامل از وضعیت کسب و کار و ماهیت استارتاپ شما داشته باشند.