حساب معین، یکی از مهمترین مفاهیم در حسابداری است که در طبقه بندی اطلاعات مورد استفاده قرار میگیرد. طبق اصول حسابداری طبقه‌بندی اطلاعات در سه گروه کلی با عناوین حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفضیلی از الزامات است. در این مقاله قصد داریم شما را با حساب‌های معین آشنا کنیم، ویژگی‌ها و انواع آن را بیان کنیم و درباره تفاوت حساب‌های معین، حساب‌های کل و حساب‌های تفضیلی صحبت کنیم.
حساب معین چیست؟
حساب معین (Subsidiary Account) به معنای گزارش ریز حساب‌ها جهت گزارش‌دهی درون‌سازمانی است.
ولی در ابتدا باید بدانیم گزارش درون‌سازمانی چیست؟
در حسابداری دو نوع گزارش وجود دارد: گزارش برون‌سازمانی که همان‌طور که از نامش پیداست به افراد خارج از سازمان مانند اداره مالیات، بیمه، سهامداران و… ارائه می‌شود و گزارش درون‌سازمانی که به مدیران سازمان و افراد داخل سازمان ارائه می‌شود. افراد درون سازمان به جزئیات بیشتری در گزارشات نیاز دارند. بنابراین حسابدار برای آن‌ها گزارشی با جزئیات بسیار در سطح حساب معین تهیه می‌کند.
ویژگی‌های حساب معین
حساب معین ویژگی‌های منحصر به خود را دارد. در ادامه چهار ویژگی مهم حساب‌های معین را به اختصار شرح می‌دهیم:
- تفصیل‌پذیری: هنگام ثبت سند حسابداری جزئیات بیشتری از برخی حساب‌های معین باید ثبت شود. برای مثال برای حساب‌های پرداختنی اگر جزئیات طلبکاران نیاز باشد از این ویژگی حساب معین استفاده می‌شود.
- تسعیرپذیری: طبق استانداردهای حسابداری برای نمایش مانده صحیحی از حساب‌های ارزی که مانده ریالی دارند در گزارشات و صورت های مالی، باید این حساب‌های ارزی را مجدداً با نرخ روز ارز محاسبه و مانده ریالی را به‌روز کرد. این کار تسعیر نام دارد و تفاوت ریالی تسعیر ارز را به سود و زیان ناشی از تسعیر ارز منتقل می‌کند. این ویژگی پیش از گردش‌دار شدن حساب معین باید فعال شود و پس از گردش‌دار شدن حساب معین امکان تغییر این ویژگی وجود ندارد.
- کنترل ماهیت حساب‌ها طی دوره: این ویژگی از اهمیت بالایی در بین حسابداران برخوردار است، چرا که با کنترل ماهیت مانده‌حساب می‌توانند متوجه اشتباهات ثبت‌های حسابداری شده و نسبت به اصلاح آن‌ها اقدام کنند.
- حسابداری ارزی: در بعضی شرکت‌ها بخشی از عملیات مالی به‌صورت ارزی انجام می‌شود و در سند حسابداری به اطلاعات ارزی نیز نیاز است. برای ثبت این عملیات ارزی در حسابداری باید در نرم افزار حسابداری پیش از گردش‌دار شدن حساب این ویژگی فعال شود.
دفتر معین و نحوه تحریر آن
در بعضی از سازمان‌ها جریان کار به ترتیبی است که به جزئیات بعضی از فعالیت‌های مالی نیاز است. چنین اطلاعاتی را نمی‌توان به سادگی از دفتر کل استخراج کرد و درنتیجه از دفاتری استفاده می‌شود که جنبه کمکی و فرعی دارند و به نام دفتر معین خوانده می‌شوند. درواقع برای نگهداری حساب‌های جزء یک حساب کل از دفتر معین استفاده می‌شود. دفتر معین معمولاً از روی سند حسابداری نوشته می‌شود. به همین دلیل در سند حسابداری ستونی برای نوشتن مبلغ معین و ستونی برای عطف معین در نظر گرفته می‌شود. عطف معین به صفحه‌ای از دفتر معین که رویداد مالی به آن منتقل می‌شود مرتبط است.
ورودی‌های دفتر معین می‌تواند حساب‌هایی مانند پول نقد، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، سرمایه‌گذاری‌ها، موجودی کالا، هزینه‌های تعهدی و سپرده‌های مشتری باشد. دفتر معین منبعی متمرکز را برای جمع‌آوری تمام داده‌های حساب جمع‌شده از زیرمجموعه‌های مختلف فراهم می‌کند. بعضی از حساب‌های دفتر معین سوابق خلاصه‌ای هستند که از آن‌ها با عنوان حساب‌های کنترل یاد می‌شود. در این حالت تمام جزئیات خلاصه مبالغ پشتیبانی‌شده توسط حساب‌های کنترل، در یک دفتر فرعی در دسترس است.
شــمای کلی و نحوۀ تحریر دفتر معین تقریباً مشابه دفتر کل است. در دفتر کل تاریخ و مقدار هر معامله تجاری براساس نوع آن نوشته می‌شود، درحالی‌که دفتر معین این اطلاعات را به حساب‌های خاصی تقسیم می‌کند و این امکان را می‌دهد که تمام معاملات با جزئیات مشاهده شوند.
برای تحریر دفتر معین ابتدا برای هر حساب یک صفحه در دفتر معین ایجاد می‌شود. سپس در هر صفحه ستون‌هایی برای تاریخ، شماره و توضیحات ایجاد می‌شود و در پایان سه ستون بدهکار، بستانکار و مانده نیز اضافه می‌شوند. در دفتر معین بدهکار به پولی گفته می‌شود که دریافت می‌شود، بستانکار به پولی که پرداخت‌شده اشاره دارد و مانده تفاوت بدهکار و بستانکار است.
انواع حساب معین در حسابداری
حساب معین انواع گوناگونی دارد. در ادامه انواع حساب‌های معین را معرفی می‌کنیم:
- حساب معین دارایی جاری: حساب معین دارایی جاری خود به دو دسته وجه نقد و اموال با قابلیت نقدشوندگی تقسیم می‌شود. این حساب در سطوح مختلفی دسته‌بندی می‌شود:
- صندوق: وجه نقدی که در شرکت موجود است.
- بانک: بانک‌هایی که شرکت در آن‌ها حساب دارد.
- تنخواه گردان: هزینه‌ای که در اختیار فرد برای پرداخت هزینه‌های خرد شرکت داده می‌شود.
- اسناد دریافتی: چک‌هایی که از افراد دیگر گرفته می‌شود.
- حساب‌های دریافتی: طلب شرکت که در ازای آن چک دریافت نشده‌است.
- موجودی کالا: کالاهایی که با قصد فروش در انبارها نگهداری می‌شوند.
- پیش‌پرداخت‌ها: وجهی که به ازای دریافت کالا یا خدمات در آینده پرداخت می‌شود.
- حساب معین دارایی ثابت: حساب معین دارایی ثابت شامل موارد زیر است:
- زمین: زمینی که سند آن به نام مالک شرکت است و به شرکت تعلق دارد.
- ساختمان: انواع ساختمان‌هایی که به شرکت تعلق دارند.
- ماشین‌آلات: ماشین‌هایی که در خط تولید شرکت و برای فراهم کردن اهداف شرکت استفاده می‌شوند.
- وسایل نقلیه: خودروهایی که در اختیار شرکت قرار دارند.
- حساب معین دارایی نامشهود: علاوه بر دارایی‌های قابل دیدن و اثبات کردن، دارایی‌هایی وجود دارد که امکان دیدن آن‌ها وجود ندارد و ناملموس هستند. این دارایی‌ها که نامشهود نامیده می‌شوند به شرح زیر هستند:
- حق‌الاختراع
- نرم‌افزارها
- حق‌الاکتشاف
- برندها
- سرقفلی
- حق‌الامتیازها
- حساب معین بدهی‌ها: حساب معین بدهی به دو دسته بدهی جاری و بدهی بلندمدت تقسیم می‌شود. بدهی زمانی جاری محسوب می‌شود که در طول یک سال پرداخت شود و اگر پرداخت بدهی بیش از یک سال طول بکشد بلند مدت محسوب می‌شود. بدهی‌های جاری خود دارای زیرمجموعه‌ای به شرح زیر هستند:
- حساب‌های پرداختی (بستانکاران): بدهی شرکت به دیگران است.
- اسناد پرداختی: چک‌هایی که شرکت نزد دیگران دارد.
- پیش‌دریافت‌ها: وجهی که برای دادن کالا یا خدماتی در آینده گرفته شده است.
- جاری شرکا: هرگونه واریز یا برداشتی که توسط شرکا انجام میگیرد.
- ذخائر: بدهی‌هایی که شرکت مبلغ آن‌ها را فراهم می‌کند.
تعریف حساب کل و حساب تفصیلی و تفاوت آن‌ها با حساب معین
حساب کل کلی‌ترین طبقه‌بندی حساب‌ها است و به دو نوع حساب‌های دائم و موقت دسته‌بندی می‌شود. در سطح بعدی حساب معین قرار دارد که تعریف آن در ابتدای مقاله ارائه شد. برای تمام حساب‌های کل حساب معین وجود دارد و درواقع حساب معین به واضح کردن حساب کل می‌پردازد. حساب‌های معین نیز می‌توانند جزئی‌تر گزارش شوند و با نام حساب تفضیلی شناخته شوند.
در حسابداری دستی تا سطح حساب معین نیاز است، اما در حسابداری با نرم‌افزار سطح تفصیلی نیز موردنیاز است. حساب‌هایی مانند موجودی کالا با توجه به تنوع اقلام ممکن است تا ده سطح دیگر نیز ریز شود که به آن تفصیلی نوع ۱، تفصیلی نوع ۲، تفصیلی نوع ۳ و… گفته می‌شود.
نکته قابل توجه این است که همه حساب‌های کل دارای معین هستند. حتی اگر یک حساب کل به خودی خود واضح بود، خود آن حساب معین خودش می‌شود.
سخن پایانی
تمام مدیران به ابزاری قدرتمند نیاز دارند تا تا بتوانند سازمان را به بهترین شکل مدیریت کنند. استفاده از حساب معین در کنار استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب می‌تواند برای مدیریت بهتر راهگشا باشد. در این مقاله تلاش کردیم حساب معین، ویژگی‌ها و انواع آن را به‌طور مبسوط توضیح دهیم تا بتوان از این حساب متناسب با شرایط سازمان در جهت بهبود کارایی حسابداری سازمان استفاده کرد.
سؤالات متداول
- گزارش درون‌سازمانی و گزارش برون‌سازمانی چیست؟
در حسابداری دو نوع گزارش وجود دارد: گزارش برون‌سازمانی که همان‌طور که از نامش پیداست به افراد خارج از سازمان مانند اداره مالیات، بیمه، سهامداران و… ارائه می‌شود و گزارش درون‌سازمانیکه به مدیران سازمان و افراد داخل سازمان ارائه می‌شود.
- ورودی دفتر معین چیست؟
ورودی‌های دفتر معین می‌تواند حساب‌هایی مانند پول نقد، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، سرمایه‌گذاری‌ها، موجودی کالا، هزینه‌های تعهدی و سپرده‌های مشتری باشد.
- در دفتر معین بدهکار، بستانکار و مانده به چه چیز اشاره دارند؟
در دفتر معین بدهکار به پولی گفته می‌شود که دریافت می‌شود، بستانکار به پولی که پرداخت‌شده اشاره دارد و مانده تفاوت بدهکار و بستانکار است.
- بدهی جاری و بلندمدت چیست؟
بدهی زمانی جاری محسوب می‌شود که در طول یک سال پرداخت شود و اگر پرداخت بدهی بیش از یک سال طول بکشد بلند مدت محسوب می‌شود.
- آیا ممکن است یک حساب کل حساب معین نداشته‌باشد؟
همه حساب‌های کل دارای معین هستند. حتی اگر یک حساب کل به خودی خود واضح بود، خود آن حساب معین خودش می‌شود.