انبارها به عنوان یکی از بخش‌های اصلی هر سازمان نقش مهمی را در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی ایفا می‌کند. همچنین به دلیل اینکه اقلام و موجودی‌های انبارها قسمت عظیمی از دارایی‌های یک مجموعه را شامل می‌شوند حسابداری انبار از اهمیت بسیار ویژه ای برخوردار شده است. همین دلایل کافی است تا اهمیت انبارداری و حسابداری انبار درک کنیم. اما حسابداری انبار دقیقا به چه معناست؟
حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار که در زبان انگلیسی با نام Store accounting شناخته می‌شود به مجموعه ای از عملیات‌ها و فرآیندهای حسابداری گفته می‌شود که موجودی انبار را مشخص می‌کند. در واقع در حسابداری انبار آنچه که در نهایت مشخص می‌شود مبلغی از موجودی انبار است و منظور از موجودی انبار، تعداد و مقدار محصولات و مواد اولیه موجود در انبار نیست.
در طی این فرآیند عملیات انبارگردانی هم انجام می‌شود. به طور معمول فرآیند حسابداری انبار و انبارگردانی در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود. با اینکه در بیشتر مجموعه‌ها پایان یک دوره مالی یک ساله است اما در بسیاری از سازمان‌ها نیز دوره‌های مالی 3 ماهه و 6 ماهه هستند. نکته مهم این است که براساس استانداردهای حسابداری حداقل هر یک سال باید فرآیندهای حسابداری انبار و انبارگردانی انجام شود.
مدیریت انبارتان را به سپیدار بسپارید
امکان قیمت‌گذاری موجودی کالای انبار
یکپارچه‌سازی اطلاعات بین انبار و فروش
امکان تعیین نقطه سفارش کالا
نگهداری تصویر کالا
کنترل موجودی منفی کالاها در سطح انبار
هدف از حسابداری انبار چیست؟ چرا اهمیت دارد؟
موجودی انبار دارایی تجاری هر سازمان محسوب می‌شود و ارزیابی آن برای کسب و کارها در اندازه‌های مختلف بسیار مهم است. موجودی انبار از مواردی است که مستقیما با سود و مالیات شرکت‌ها در ارتباط است و می‌تواند در آن‌ها تاثیر بگذارد. مدیران سازمان‌های تجاری با استفاده از اطلاعات موجودی انبار در مورد کنترل هزینه‌های نگهداری موجودی، سفارش، تامین کالا در زمان مناسب و جلوگیری از کمبود مواد اولیه تصمیم می‌گیرند و اینجاست بیشتر از هر زمان دیگر اهمیت حسابداری انبار مشخص می‌شود.
هدف از انبارگردانی و حسابداری انبار دستیابی به موجودی کمی و وضعیت کیفی کالاها و کنترل دارایی موجود در انبار است. اگر بخواهیم کاملا در این مورد توضیح دهیم می‌توانیم کاربرد حسابداری انبار را در موارد زیر تعریف کنیم:
- دریافت و نگهداری و توزیع صحیح و سریع مواد، کالا و وسایل مورد نظر
- جلوگیری از ضرر و زیان گسترده واحدهای اقتصادی با کنترل دقیق موجودی انبار و جلوگیری از ازدیاد بیش از حد موجودی
- کنترل تعداد موجودی انبار و جلوگیری از صرف هزینه بیش از حد و هدر رفت سرمایه در گردش
- کاهش و تسهیل عملیات حسابداری در پی صدور قبض انبار و تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده
- محاسبه مبلغ موجودی‌های در انبار به قیمت تمام شده انجام می‌شود و در صورت خسارت ناشی از حوادث محاسبه خسارات با این قیمت‌ها انجام می‌شود
انواع موجودی انبار در نهادهای اقتصادی تولیدی و غیرتولیدی
به طور کلی در تمام واحدهای اقتصادی اعم از تولیدی یا غیر تولیدی موجودی انبار به چند دسته کلی تقسیم می‌شود. همه دسته بندی‌های دیگر زیر مجموعه این دسته‌ها قرار می‌گیرند. در حسابداری انبار همه این موارد باید مورد بررسی و اندازه گیری قرار بگیرند.
- مواد خام (مواد اولیه): در مجموعه‌های تولیدی از مواد خام برای تهیه و تولید کالا استفاده می‌شود.
- مواد و ملزومات مصرفی: مواد و ملزومات مصرفی موادی هستند که به طور مستقیم در فرآیند تولید دخالت ندارند، اما به صورت غیر مستقیم مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ملزومات معمولا در امور جانبی بهره برداری می‌شوند. برای مثال لوازم تحریر مورد نیاز در یک سازمان تولیدی نوعی از ملزومات مصرفی است.
- مواد در جریان تولید: به موادی که در فرآیند ساخت و تغییر قرار دارند اما هنوز تبدیل به محصول یا بخشی از یک محصول کامل نشده‌اند.
- کالای ساخته شده: کالایی که فرآیند ساخت آن کامل شده و برای فروش و عرضه آماده است.
- اجناس خریداری شده: برخی اجناس هم هستند که تنها برای فروش خریداری شده‌اند. در این محصولات نه تغییری ایجاد می‌شود، نه از آن‌ها در فرآیند تولید یک محصول جدید استفاده می‌شود.
مهمترین وظیفه در حسابداری انبار، بررسی اسناد قابل بررسی
اولین و مهمترین کاری که باید در زمینه حسابداری انبار انجام شود، شناسایی و بررسی اسناد است. اسناد مرتبط با انبار به طور کلی به 4 دسته تقسیم می‌شوند.
- اسناد خرید در حسابداری انبار
- اسناد انتقالی بین انبار
- بهای تمام شده سند تولید شده
- بهای تمام شده کالای صادره
اما چرا باید این اسناد بررسی شوند؟ چون این اسناد مرتبط با این 4 عنوان همگی با مواد اولیه، کارهای در حال انجام و کالاهای باقیمانده در انبار مرتبط هستند و می‌توانند اطلاعات دقیقی در مورد موجودی انبار بدهند.
1 – اسناد خرید در حسابداری از اهمیت زیادی برخوردارند
هزینه‌هایی که انجام می‌شوند باید بر اساس فاکتورهای موجود سند زده شوند. همچنین باید به اسناد تخفیفات، ارزش افزوده هزینه‌های انجام شده و مشخصات طرف دیگر معامله نیز توجه شود و این موارد نیز لحاظ شوند. این نکته را هم باید در نظر گرفت که ممکن است هزینه‌های دیگر مثل هزینه‌های گمرک، هزینه‌های انبارداری، حمل و نقل و غیره نیز مشخص نباشند. در این شرایط تا زمانی که قیمت نهایی مشخص نشود امکان تعیین قیمت حواله فروش نیز میسر نیست.
2 – اسناد مرتبط با انتقال بین انبار
برای انتقال کالا و مواد اولیه بین بخش‌های مختلف یک مجموعه لازم است که اسنادی ثبت شود. بررسی این اسناد نیز می‌تواند در حسابداری انبار و بررسی موجودی مورد استفاده قرار گیرد. برای انتقال کالا به بخش‌های مختلف یک واحد تولیدی اولین قدم تعیین قیمت سند حواله انتقالی انبار مبدا است. مبلغ این سند باید برابر با بهای سند ورود مواد به انبار مقصد باشد.
3 – اسناد بهای تمام شده کالای تولید شده
این مرحله سخت ترین مرحله در بخش حسابداری انبار است، چرا که علاوه بر هزینه مواد مصرفی برای هر محصول باید هزینه‌های جانبی، هزینه حمل و نقل و سایر هزینه‌ها برای کالای تولید شده را با توجه به محصول تهیه شده محاسبه و لحاظ کنیم.
4 – بهای تمام شده کالای صادره از انبار
در فرآیند حسابداری انبار باید برای هر کالا در زمان خروج آن از انبار قیمتی نهایی مشخص شود. اما محاسبه این قیمت چطور انجام می‌شود؟ قیمت خروج از انبار بر اساس روش‌های زیر مشخص می‌شود:
- سیستم ارزیابی ادواری موجودی
- سیستم ارزیابی دائمی موجودی
حسابداری موجودی چیست؟ چگونه کار می‌کند؟
حسابدرای موجودی عملیات مالی مرتبط با موجودی کسبوکار را پوشش داده و دارایی‌های شرکت را به شکل دقیق نشان می‌دهد. در واقع در حسابداری موجودی انبار، باید هم محصولات فروخته شده و هم محصولاتی که هنوز به فروش نرسیده‌اند را هنگام ورود و خروج از انبار، لحاظ و بررسی کرد. متغیرهای زیادی در حسابداری موجودی انبار موثر است مثل جابجایی موجودی تا نوسانات روزانه در کمیت و تعداد موجودی‌ها، عمر آن‌ها، موجودی‌های از دست رفته و غیره.
اما برای کسب اطلاعات مورد نیاز در این زمینه شما نیاز به یک سیستم حسابداری موجودی کالا دارید که به دستورالعمل‌های ان پایبند باشید. دو سیستم اصلی حسابداری موجودی انبار وجود دارد که کسبوکار شما می‌تواند برای ردیابی و ثبت امور مالی موجودی از آن‌ها استفاده کند:
- سیستم‌های حسابداری موجودی دائمی که دائما در حال بروزرسانی و ثبت موجودی کالاها است.
- سیستم‌های حسابداری موجودی دوره‌ای که با بررسی دوره‌ای و شمارش فیزیکی، میزان موجودی و بهای تمام شده کالاهای فروش رفته را محاسبه میکنند.
سیستم ارزیابی ادواری موجودی چیست؟
نام این سیستم که با عنوان Periodic Inventory system هم شناخته می‌شود گویای نحوه کار آن است. با استفاده از این سیستم مبلغ کالای موجود تنها در پایان دوره مالی تعیین می‌شود. با استفاده از این سیستم موجودی‌های پایان دوره شمرده می‌شوند و ارزش مالی آن‌ها بر اساس روش‌های پذیرفته شده گردش بهای تمام شده که از استانداردهای حسابداری محسوب می‌شوند تعیین می‌شود و سپس حسابدار بهای تمام شده کالای خروجی پایان دوره مالی را با کسر کرد ارزش آن از بهای تمام شده کالای در دست محاسبه میکنند. این سیستم به طور معمول در شرکت‌هایی مناسب است که تنوع آیتم‌های موجود در آن زیاد و بهای تمام شده آن کم باشد.
در ادامه به روش‌های پذیرفته شده گردش بهای تمام شده نیز اشاره می‌کنیم.
سیستم ارزیابی دائمی موجودی
در صورتی که از این سیستم ارزیابی موجودی استفاده کنید گزارش مستمر و لحظه به لحظه ای از تغییرات میزان موجودی کالا به دست می‌آورید.
نکته مثبت سیستم ارزیابی دائمی موجودی، عدم نیاز به شمارش موجودی کالا در پایان دوره‌های مالی است. البته این مورد برای مجموعه‌هایی که دوره‌های مالی کوتاه مدت (3 ماهه یا 6 ماهه) دارند نکته مثبتی محسوب می‌شود، چرا که در تمام مجموعه‌ها برای تایید مانده موجودی کالا، موجودی کالای پایان دوره باید حتما حداقل یکبار در سال شمارش شود.
لازم به ذکر است که در سیستم ارزیابی دائمی موجودی تمام مبادلات خروج و ورود موجودی کالا باید در حساب موجودی‌ها ثبت شود. در صورتی که بهای تمام شده نیز با گذشت زمان دچار تغییراتی شود، باید یکی از روش‌های ارزیابی پذیرفته شده در حسابداری گردش بهای تمام شده انتخاب شود و از آن برای ارزشیابی استفاده شود.
روش‌های مختلف ریالی کردن اسناد در ارزیابی موجودی
مهمترین روش‌های ریالی نمون اسناد در ارزیابی موجودی به 4 دسته اصلی تقسیم می‌شود:
- روش اولین صادره از اولین وارده – First in First out (FIFO)
- روش اولین صادره از آخرین وارده – Last in First out (LIFO)
- روش میانگین موزون و میانگین متحرک – Weighzed average
- روش شناسایی ویژه – Specific identification
در پایان باید خاطرنشان کنیم که شما برای انجام صحیح حسابداری انبار، نیازمند نرم افزار حسابداری هستید. با کمک نرم افزار انبار سپیدار می‌توانید با خیال راحت تمامی عملیات مربوط به انبارداری را انجام دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت دموی رایگان با شماره 02181022222 تماس بگیرید. کارشناسان ما پاسخ‌گوی سئوالات و درخواست‌های شما خواهند بود.
سئوالات متداول
مهمترین وظیفه در حسابداری انبار چیست؟
اولین و مهمترین کاری که باید در زمینه حسابداری انبار انجام شود، شناسایی و بررسی اسناد است. در مورد اسناد در مقاله صحبت‌های لازم انجام شده است.
حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار که در زبان انگلیسی با نام Store accounting شناخته می‌شود به مجموعه ای از عملیات‌ها و فرآیندهای حسابداری گفته می‌شود که موجودی انبار را مشخص می‌کند. در واقع در حسابداری انبار آنچه که در نهایت مشخص می‌شود مبلغی از موجودی انبار است و منظور از موجودی انبار، تعداد و مقدار محصولات و مواد اولیه موجود در انبار نیست.