EN

انبار و انبارداری

نویسنده: سپیدار سیستم
[تعداد: 31    میانگین: 2.9/5]

انبار و انبارداری از مهم ترین بخش های یک سازمان و یا شرکت هستند، زیرا بخش بزرگی از دارائی های سازمان ها در موجودی های انبار آنها انباشته شده است. موجودي كالاهاي انبار بايد در محل های امن و به صورت منظم نگهداري شود و به نحوی باشد که دسترسي به آن در مواقع لزوم به آساني امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مستمر باید مورد توجه انباردار قرار گیرد.

البته اداره انبار ها سخت و هزینه بر است و هر شرکت یا سازمانی به دنبال کاهش هزینه های انبارداری است تا بتواند کارایی و سود شرکت را بالا ببرد. برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از سازمان به توضیح برخی موارد مهم در انبارداری می پردازیم.

انبارداری و اصول انبارداری چیست؟

انبارداری عبارت است از دريافت کالا و اقلام از قسمت هاي مختلف شركت يا ديگران از خارج شركت و نگهداري آن ها با توجه به قوانين انبارداري. این امر باعث سهولت در تحويل دادن ( صدور ) و تحويل گرفتن ( ورود ) با كمترين وقت و نيروي مورد نياز می باشد. همچنین رسانيدن اجناس و كالاهاي مورد نياز بخش های مختلف و يا خريداران به آنها در کمترین زمان ممكن براساس مدارك و ضوابط قانوني از وظایف انباردار می باشد.

 

فرایندهای اصلی در انبارداری

فرآیندها در انبارداری مجموعه از عملیات هایی هستند که در کلیه انبارها رایج می باشند.

پذیرش کالا:

شرکت های حمل و نقل یا صاحبان کالا که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود می توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود کالا به انبار را صادر کنند. این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به آن کالا می باشد. با ورود کالا به انبار باید کنترل های نگهبانی و امنیتی صورت بپذیرد و پس از آن کالا وارد محوطه پذیرش شود. در محوطه پذیرش مسئولین انبار به بررسی کالاها می پردازند و آنها را از لحاظ شکل و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می نمایند. پس از بررسی در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد، باید صورت جلسه ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز ارائه شود. در این قسمت در صورتی که مغایرتی وجود نداشته باشد، با توجه به نوع و وضعیت کالا و امکانات انبار کالاها دسته بندی می شوند و به انباری که برای کالا مناسب باشد ارسال می شوند.

 

انبارداری

جاگذاری و جابجایی کالا:

پس از ورود کالا به انبار با توجه به استانداردهای موجود در خصوص نحوه ذخیره سازی کالا، لازم است مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل تعین شده جاگذاری شود.

محل نگهداری دقیق کالا در انبار باید در اسناد کاغذی و یا سامانه‌ مدیریت انبار ثبت شود. پس از تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی (که ممکن است شرکت حمل و نقل باشد) رسید یا قبض انبار را دریافت می کند. صاحب کالا از کالاهای تحویل داده شده به انبارهای عمومی می تواند به عنوان تضمین برای دریافت اعتبار و وام از بانک ها و موسسه مالی و اعتباری استفاده کند. البته برای این کار، انبارهای عمومی رسمی که اساسنامه آنها بر اساس تصویب نامه قانونی انبارهای عمومی مصوب ۱۳۴۰ به تایید هیئت نظارت بر انبارهای عمومی رسیده باشد، امکان صدور برگه وثیقه برای صاحب کالا را خواهند داشت.

انتخاب و گردآوری کالا برای خروج:

در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام تشریفات خروج کالا، کالا از انبار خارج شده و به نقطه تحویل حمل می شود. با توجه به موضوعی که در بالا ذکر شد، در صورتی که برای کالایی برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسه دیگر باشد اجازه خروج از انبار داده نخواهد شد.

بسته‌بندی و تحویل کالا:

پس از صدور مجوز خروج کالا، با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیله‌ی نقلیه، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا تخصیص داده می‌شود و در صورتیکه صاحب کالا درخواست بسته‌بندی داشته باشد، کالاهای مورد نظر بسته‌بندی و بارگیری می‌شوند. درصورت نیاز بایستی فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آن‌ها در قالب مستندات خاصی (مانیفست، فاکتور، بارنامه و…) تهیه و ارائه شود.

 

اهداف و وظایف انبارها:

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در بخش خصوصی و چه در سازمان های دولتی، نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است، اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه نشود و در دسترس واحد مصرف کننده قرار نگیرد، در فعالیت های موسسه مشکل ایجاد می شود.

از جمله مهم ترین وظایف انبار ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • حفظ مقدار موجودی کالاهای  مورد نیاز در حد مناسب و برنامه ریزی برای آن.
  • همکاری در خرید و تامین کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
  • نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان.
  • اجرای قوانین و دستوالعمل های سازمان در انبارداری که جنبه مالی دارد باید توسط مسئولین انبار رعایت شود.

اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری باعث سرعت بخشیدن در انجام امور سازمان می شود و درنهایت صرفه جویی حاصل شده باعث تقویت وضعیت مالی سازمان می شود.

نحوه محاسبه فضای انبار:

برای نحوه محاسبه فضای انبار باید موارد زیر بررسی گردد:

  • وظايف انبار مربوطه مشخص شود.
  • مشخصات اقلام شامل نوع، خصوصيات فيزيکي (وزن، حجم، شکل ظاهري و … )، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روي زمين و …) مشخص شوند.
  • روش حمل مشخص شود.
  • نحوه ورود و خروج مواد مشخص شود.

 

وظایف انباردار (Warehousing Management):

  • توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و همچنین اصلاح روش های موجود.
  • کاهش هزینه انبار و انبارداری
  • برنامه ریزی و کنترل موجودی های کالا در انبار.
  • نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
  • مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودیهای کالا در انبار و حفاظت انبارها.
  • ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها
  • اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
  • نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
  • سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی و همکاری با سایر واحدها.
  • سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
  • هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودیهای کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.

دلایل نگهداری موجودیها و انبار کردن آنها:

  • امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز.
  • تعیین بهترین الگوی سفارش دهی و بهترین مقدار موجودی.
  • استفاده از تخفیف های کلی در خرید عمده از تامین کننده کالا.
  • کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمتها در تامین مواد و کالا.
  • کاهش دفعات خرید و در نتیجه کم شدن هزینه
  • امکان برنامه ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی های انبار
  • مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه و طبقه بندی یا قفسه بندی صحیح اقلام
  • تعیین نقطه سفارش دهی

 

انواع انبار:

با توجه به مطالبی که تا کنون گفته شد بهتر است یک بار دیگر تعریف انبار را مرور کنیم:

به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ، صنعتی ، مواد اولیه و یا فراورده های مختلف که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد، انبار گفته می شود.

انبارهای شرکت های مختلف از لحاظ ساختمان به ۳ گروه تقسیم می‌کنند:

انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است ، نگهداری شوند.

انبار سرپوشیده:نوعی انبار که سقف دارد ولی چهارطرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می دهند ، در این انبارها نگهداری می شوند.

انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولا اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می شوند.

 

انواع موجودی های انبار:

اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولیدی یا غیرتولیدی (خدماتی) را می توان به پنج دسته تقسیم نمود:

مواد خام یا مواد اولیه

از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود.

مواد و لوازم مصرفی

مواد و لوازم مصرفی به موادی گفته می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمان های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمانهای تولیدی.

مواد و لوازم در جریان ساخت

به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است ، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.

کالای تمام شده:

به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.

اجناس خریداری شده جهت فروش:

این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد و به طور موقت در انبار نگاهداری می شود. مانند انبار فروشگاه ها و موسسات بازرگانی.

 

اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبار:

  • کاهش هزینه‌های انبار و نگهداری کالا، انجام فعایت های ضروری به صورت کارا.
  • ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش ها.
  • حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
  • کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
  • ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش‌ها و کارکنان.
  • کاهش میزان سرمایه‌گذاریها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه‌گذاریها در انبار.
  • سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
  • بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارتهای انبار.
  • ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت‌ها.
  • تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
  • خدمت دهی بالا به مشتری.

 

نکات مهم در طراحی انبار

  • برای کالاها و اقلامی که استفاده زیادی دارند و یا اقلام سنگین و حجیم بهتر است که این کالاها نزدیک به محل مصرف انبار شوند و یا نزدیک در ورودی باشند.
  • در قفسه بندی بهتر است اقلام حجيم و بزرگ در طبقات پايينتر چيده شوند.
  • استفاده بهینه از ارتفاع در انبارها از نکات بسیار مهم است.
  • قابليت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد.
  • خروج غير قانونی اقلام بايد توسط طراح به حداقل برسد.
  • يک سيستم اطلاعاتي مناسب بايستی براي انبار طراحی گردد و یا از نرم افزارهای مناسب مانند نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم استفاده شود تا بتوان با نظم بهتری از ورود و خروج اقلام مراقبت کرد.

این مطالب را نیز بخوانید

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

خبرنامه سپیدار

به خبرنامه سپیدار بپیوندید

شکیبا باشید

از شما متشکریم