در نسخه 5.9.2 دو تغییر مهم در بخش سامانه مودیان اتفاق افتاده است که در این مقاله به بررسی این دو تغییر می‌پردازیم:
1 – امکان کپی کردن شناسه منحصر به فرد مالیاتی در فهرست صورت حساب های سامانه مودیان
میتوانید در فهرست صورت حساب سامانه مودیان ، صورت حساب مورد نظر را انتخاب و کلیک راست کرده و با زدن گزینه کپی شماره مالیاتی ، شماره آن را کپی و در سامانه مودیان در بخش مدیریت صورت حساب گزینه اقدام سریع، صورت حساب مورد نظر را سرچ نمایید
2- امکان مشخص کردن وضعیت کارپوشه صورت حساب در فهرست صورت حساب سامانه مودیان سپیدار و ارسال صورت حساب اصلاحی و ابطالی در صورت رد شدن صورت حساب اصلی یا اصلاحی/ابطالی/ برگشتی
در نسخه جدید در فرست صورت حساب سامانه مودیان گزینه ای با عنوان “تعیین وضعیت در کارپوشه” اضافه شده است که به شما این امکان را میدهد به صورت دستی با انتخاب صورت حساب در فهرست و زدن آیکن آن در بالای فرم یا کلیک راست کردن و انتخاب گزینه آن مشخص کنین وضعیت این صورت حساب در کارپوشه کدام یک از گزینه های زیر است
- تایید
- رد
- عدم نیاز به واکنش
- در انتظار واکنش
همچنین در فهرست صورتحساب سامانه مودیان ستونی به نام “وضعیت در کارپوشه” نمایش داده می شود که این ستون به صورت پیش فرض خالی بوده و در صورت تعیین وضعیت توسط کاربر تغییر خواهد کرد.
نکات مهم
- برای دقت بیشتر و حساس بودن موضوع امکان انتخاب گروهی صورت وضعیت و تعیین وضعیت آن ها در کارپوشه وجود ندارد و باید به ازای هر صورتحساب تعیین شود.
- برای جلوگیری از خطا و مشکلات حتما اول باید صورت حساب در سامانه تعیین وضعیت شود و بعد از آن این تعیین در سپیدار صورت گیرد.
- وضعیت عدم نیاز به واکنش مانند تایید بوده و تمامی موضوعات این دو مورد مانند هم است.
- برای صورتحساب های از نوع دوم و صادراتی امکان تعیین وضعیت وجود ندارد.
- در این نسخه برای صورت حساب های پیمانکاری امکان تعیین وضعیت فعلا امکان پذیر نیست .
- فقط برای دو صورت حساب آخر یک فاکتور ،فرم تغییر وضعیت باز میشه. (مثلا اگر برای یک فاکتور 4 بار ارسال انجام شده باشد و فاکتور اصلی ، فاکتور اصلاحی 1؛ فاکتور اصلاحی 2 ، و فاکتور اصلاحی 3( در نظر میگیریم این فاکتور اصلاحی 3 خطا دار است ) فقط میتوان برای فاکتور اصلاحی 2 در این مثال تعیین وضعیت کرد که در صورت زدن رد برای این فاکتور اصلاحی 2 فاکتور اصلاحی 3 خطا در ارسال شده از فهرست صورت حساب حذف میشود.
- همچنین در نظر داشته باشید اگر ابتدا اصلی ارسال شد سپس اصلاحی /برگشتی/ابطالی برای آن فاکتور ارسال شد با اینکه اصلی فاکتور یکی به آخر است باز نمیگذارد برای آن تعیین وضعیت در کارپوشه زد.
- زمان ارسال صورتحساب اصلاحی به سامانه در سپیدار کنترل میکنیم مرجع ان صورتحساب اصلاحی است یا نه، اگر مرجع آن صورتحساب اصلاحی بود به کاربر پیامی نمایش داده می شود که باید اصلاحی ارسال شده را تعیین وضعیت (تایید یا رد) کند.
سناریو های ارسال صورت حساب در صورت رد شدن آن ها در کارپوشه
اگر صورت حساب اصلی رد شود
o اصلاح کردن
ارسال صورت حساب اصلاحی با مرجع “اصلی رد شده”
o ابطال کردن
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “اصلی رد شده”
o برگشت زدن
ارسال صورت حساب برگشتی با مرجع “اصلی رد شده”
اگر صورتحساب های اصلی به وضعیت رد شده تغییر پیدا کنند امکان صدور صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت فروش بعد از آنها وجود دارد، بنابراین همچنان به عنوان مرجع شناخته می شوند و رد شدن آنها در سیستم تاثیری ندارد.
اگر صورت حساب اصلاحی رد شود
O اصلاحی کردن
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “اصلاحی رد شده”
ارسال صورت حساب اصلاحی با مرجع “مرجح اصلاحی رد شده”
o ابطال کردن
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “اصلاحی رد شده”
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “مرجع اصلاحی رد شده”
o برگشت زدن
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “اصلاحی رد شده”
ارسال صورت حساب اصلاحی با مرجع “مرجع اصلاحی رد شده”
در صورت تایید ارسال صورت حساب برگشتی با مرجع “اصلاحی تایید شده”
وقتی اصلاحی رد میشود ابتدا سیستم به صورت خودکار یک ابطالی در فرم جمع آوری نشان میدهد که باید این ابطالی به سامانه ارسال شود تا صرفا آن فاکتور اصلاحی رد شده را در سامانه ابطال کند ، در نظر داشته باشید این ابطالی فقط اصلاحی را ابطال میکند و فاکتور اصلی یا اصلاحی تایید شده قبلی آن فاکتور همچنان در کارپوشه وجود دارد و صرفا تاثیر فاکتور اصلاحی رد شده، از کارپوشه برداشته میشود .
نکته : دقت نمایید در سناریو سوم این بخش اگر بعد از اصلاحی رد شده بخواهید اقدام به زدن فاکتور برگشتی نمایید بعد از ارسال فاکتور ابطالی اصلاحی رد شده حتما باید یک ویرایش روی فاکتور انجام شود و ارسال شود و در سامانه تایید شود و تایید شده این اصلاحی دوم در سیستم زده شود تا اجازه ارسال صورت حساب برگشتی را دهد ، دلیل آن هم این است که وقتی اصلاحی در سامانه رد میشود مرجع فاکتور در سامانه با فاکتوری که الان در سپیدار است متفاوت است (بخاطر ویرایشی که قبلن انجام شده و در کارپوشه رد شده ) پس اول باید مرجع فاکتور برگشتی در سپیدار و سامانه را باهم یکی کنیم به این منظور یک اصلاحی ریز انجام داده و به سامانه میفرستیم و تایید میکنیم هم در سامانه هم در سپیدار تا این اصلاحی جدید مبنای فاکتور برگشتی در هر دو باشد .
اگر صورت حساب ابطالی رد شود
نکته : وقتی فاکتور ابطالی در سپیدار وضعیت رد شده میخورد میتوان وضعیت فاکتور را به ثبت شده تغییر داد .
o اصلاح کردن
ارسال صورت حساب اصلاحی با مرجع “مرجع ابطالی رد شده”
o ابطال کردن
ارسال صورت حساب اصلاحی با مرجع “مرجع ابطالی رد شده”
( در این حالت حتمن باید فاکتور اصلی تایید شده باشد. و فاکتور ابطالی توسط خریدار رد شود)
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “اصلاحی”
نکته : وقتی فاکتور ابطالی رد میشه اصلاحی ارسال میشه و میخواهیم مجدد ابطالی برای آن بزنیم یا باید این اصلاحی تایید شود و یا اگر رد شد ،بعد از این اصلاحی ، اصلاحی تایید شده دیگری باید بفرستیم وگرنه خطای مرجع میدهد چون برای ابطال دوم میره مرجعشو به آخرین صورت حساب تایید شده میگیره و اگر اون صورت حساب صورت حساب قبل از این ابطالی نباشد خطای مرجع میدهد.
o برگشت زدن
ارسال صورت حساب برگشتی با مرجع “مرجع ابطالی رد شده”
اگر صورت حساب برگشتی رد شود
o اصلاحی کردن
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “برگشتی رد شده”
ارسال صورت حساب اصلاحی با مرجع “مرجع برگشتی رد شده”
o ابطال کردن
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “برگشتی در شده”
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “مرجع برگشتی رد شده”
o برگشت زدن
ارسال صورت حساب ابطالی با مرجع “اصلاحی رد شده”
ارسال صورت حساب برگشتی با مرجع “مرجع برگشتی رد شده”